Die 5 wichtigsten RPA-Anwendungsfälle für kleine und mittlere Unternehmen im Jahr 2025

RPA-Anwendungsfälle helfen kleinen Unternehmen, täglich Zeit und Geld zu sparen. Wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen führen, verbringen Sie wahrscheinlich zu viel Zeit mit langweiligen Aufgaben wie der Dateneingabe, der Rechnungsbearbeitung oder der Aktualisierung von Kundeninformationen.

Was wäre, wenn ein Computer diese Aufgaben für Sie erledigen könnte?

Genau das macht RPA. RPA steht für RoboticProzessautomatisierungEs handelt sich um Software, die wiederkehrende Computeraufgaben automatisch erledigt. Stellen Sie sich das wie einen digitalen Helfer vor, der nie müde wird, nie Fehler macht und rund um die Uhr arbeitet.

Folgendes kann RPA für Ihr Unternehmen leisten:

• Erledigen Sie Aufgaben 4-5 Mal schneller als Menschen
• Rund um die Uhr ohne Pausen arbeiten
• Reduzieren Sie Fehler auf nahezu Null
• Beginnen Sie in nur wenigen Wochen, Geld zu sparen

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen die fünf wichtigsten Möglichkeiten, wie Unternehmen Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe nutzen. Wir behandeln außerdem spezielle Anwendungsfälle der RPA für Onlineshops und RPA-Anwendungen im E-Commerce, die Ihrem Unternehmen helfen können.

Was macht RPA perfekt für KMUs?

Bevor wir uns mit konkreten Anwendungsfällen befassen, ist es wichtig zu verstehen, warum RPA besonders gut für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist:

Kosteneffizient

Softwareroboter sind bei derselben Aufgabe in der Regel vier- bis fünfmal schneller als Menschen und arbeiten ohne Pausen. Dies ermöglicht kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) die Skalierung ihres Betriebs ohne proportionale Erhöhung der Arbeitskosten.

Schnelle Implementierung

KMUs profitieren zudem von einer deutlich schnelleren Amortisierungszeit, da ihre Technologie-Stacks in der Regel weniger komplex sind. Standardisierte Systeme ermöglichen eine deutlich schnellere Implementierung von RPA-Bots in kleinen und mittleren Unternehmen, typischerweise innerhalb von 30 Tagen oder weniger.

Minimaler IT-Fußabdruck

RPA arbeitet auf der Benutzeroberflächenebene „auf“ vorhandenen Systemen, und der Zugriff auf anspruchsvolle IT-Entwickler zum Erstellen benutzerdefinierter Schnittstellenprogramme ist nicht erforderlich.

Kapitalrendite

Unternehmen erzielen im ersten Jahr einen RPA-ROI von 30–220 Prozent.

Die 5 wichtigsten RPA-Anwendungsfälle für KMU im Jahr 2025

Sehen Sie sich die Anwendungsfälle der robotergestützten Prozessautomatisierung für Unternehmen an.

1. Rechnungsverarbeitung und Kreditorenbuchhaltung

Die Rechnungsverarbeitung ist eine der zeitaufwendigsten und fehleranfälligsten Aufgaben fürkleine Unternehmen. Die manuelle Verarbeitung führt zu Verzögerungen, Fehlern und Cashflow-Problemen, die den Betrieb kleiner und mittlerer Unternehmen erheblich beeinträchtigen können.

Wie RPA diesen Prozess transformiert:

• Automatisierte Datenextraktion: RPA-Bots können so konfiguriert werden, dass sie Rechnungen automatisch verarbeiten, sobald sie eingehen. Auf diese Weise können Sie die Software nutzen, um die Daten zu extrahieren, Fehler zu beheben und logische Entscheidungen zu treffen, die während der gesamten Rechnungsverarbeitung erforderlich sind.
• Validierung und Genehmigung: Bots können Rechnungsdaten anhand von Bestellungen validieren und Genehmigungen automatisch weiterleiten.
• Fehlerreduzierung: Eliminiert Fehler bei der manuellen Dateneingabe und gewährleistet eine konsistente Verarbeitung
• Schnellere Zahlungszyklen: Beschleunigt den gesamten Kreditorenprozess

2. Kundendatenverwaltung und CRM-Updates

Kundendaten sind das Lebenselixier jedes KMU, doch die Aktualisierung der CRM-Systeme mit genauen und aktuellen Informationen wird aus Zeitgründen oft vernachlässigt.

Wie RPA diesen Prozess transformiert:

• Automatische Datensynchronisierung: RPA kann Daten aus E-Mails, Chats, Umfragen und anderen Kanälen extrahieren und in das CRM-Profil des Kunden hochladen
• Lead-Management: Automatische Erfassung und Kategorisierung von Leads aus verschiedenen Quellen
• Kundensegmentierung: Aktualisiert Kundenprofile basierend auf Interaktionsverlauf und Verhalten
• Datenbereinigung: Identifiziert und korrigiert doppelte oder veraltete Kundendatensätze

3. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Verwaltungsaufgaben im Personalwesen sind für KMUs sehr zeitaufwändig und werden oft von Nicht-Personalfachleuten erledigt, die mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen.

Wie RPA diesen Prozess transformiert:

• Automatisierung der Gehaltsabrechnung: Bots extrahieren Arbeitszeitnachweise und berechnen Gehälter, um eine genaue und zeitnahe Gehaltsabrechnung zu gewährleisten
• Mitarbeiter-Onboarding: Automatisiert die Kontoerstellung, Zugriffsbereitstellung und Dokumentation
• Leistungsverwaltung: Verarbeitet Registrierungsänderungen und -aktualisierungen über mehrere Systeme hinweg
• Compliance Reporting: Generiert automatisch erforderliche HR-Berichte

4. Bestandsverwaltung und Lieferkette

Die Bestandsverwaltung wirkt sich direkt auf den Cashflow und die Kundenzufriedenheit aus. Manuelles Nachverfolgen führt häufig zu Fehlbeständen, Überbeständen und ungenauen Aufzeichnungen.

Wie RPA diesen Prozess transformiert:

• Bestandsverfolgung in Echtzeit: Bots verfolgen Lagerbestände in Echtzeit und senden Warnmeldungen, um Engpässe oder Überbestände zu vermeiden
• Automatisierte Nachbestellung: Löst Bestellungen aus, wenn der Lagerbestand einen vorgegebenen Wert erreicht
• Multi-Channel-Synchronisierung: Aktualisiert den Bestand über mehrere Vertriebskanäle hinweg gleichzeitig
• Lieferantenkommunikation: Automatisiert die Auftragserteilung und die Sendungsverfolgung

RPA-Anwendungsfälle im E-Commerce: Für E-Commerce-Unternehmen bietet RPA einzigartige Vorteile:

• Produktdatenverwaltung: Automatische Synchronisierung von Produktinformationen, Preisen und Beschreibungen über mehrere Marktplätze hinweg (Amazon, eBay, Shopify)
• Auftragsabwicklung: Optimieren Sie die Auftragsabwicklung von der Auftragserteilung bis zur Versandbenachrichtigung
• Preisüberwachung: Verfolgen Sie die Preise Ihrer Wettbewerber und passen Sie Ihre Preise automatisch anhand vordefinierter Regeln an
• Retourenabwicklung: Automatisieren Sie Rücksendegenehmigungen, Rückerstattungsabwicklungen und Bestandsaktualisierungen
• Kundenbewertungsmanagement: Überwachen und beantworten Sie Kundenbewertungen plattformübergreifend

5. Kundenservice und Support

Ein hervorragender Kundenservice ist für den Erfolg kleiner und mittlerer Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Aufgrund begrenzter Ressourcen sind Reaktionszeiten und Servicequalität jedoch häufig begrenzt.

Wie RPA diesen Prozess transformiert:

• Automatisierte Antwortsysteme: RPA-Bots liefern sofortige Antworten auf häufig gestellte Kundenanfragen und verbessern so die Reaktionszeiten und die allgemeine Kundenzufriedenheit.
• Ticket-Routing: Automatische Kategorisierung und Weiterleitung von Supportanfragen an die entsprechenden Teammitglieder
• Aktualisierungen des Bestellstatus: Bietet Echtzeit-Updates zum Bestell- und Versandstatus
• Wissensdatenbankverwaltung: Hält FAQ und Supportdokumentation aktuell

Weitere wirkungsvolle RPA-Anwendungsfälle für KMUs

Über die Top 5 hinaus gibt es hier weitere Anwendungsfälle für die robotergestützte Prozessautomatisierung, die KMU in Betracht ziehen sollten:

Finanzmanagement und Berichterstattung

• Bankabgleich: Automatischer Abgleich von Transaktionen und Kennzeichnung von Abweichungen
• Spesenmanagement: Spesenabrechnungen und Belege automatisch verarbeiten
• Finanzberichterstattung: Erstellen Sie Monats-, Quartals- und Jahresberichte mit Echtzeitdaten

Marketing und Lead-Generierung

• Social Media Management: Planen Sie Beiträge, überwachen Sie das Engagement und beantworten Sie häufige Fragen
• E-Mail-Marketing: Zielgruppen segmentieren, Kampagnen personalisieren und die Leistung verfolgen
• Lead-Scoring: Automatisches Bewerten und Weiterleiten von Leads anhand vordefinierter Kriterien

Compliance und Audit

• Regulatory Reporting: Compliance-Berichte automatisch erstellen
• Audit Trail Management: Führen Sie detaillierte Protokolle aller automatisierten Prozesse
• Datenvalidierung: Sicherstellung der Datenintegrität über alle Systeme hinweg

E-Commerce-spezifische Anwendungen

Aufbauend auf unserer früheren Diskussion über RPA-Anwendungsfälle im E-Commerce sind hier weitere Anwendungen:

• Marktplatzverwaltung: Automatische Aktualisierung von Produktlisten auf mehreren Plattformen
• Versandoptimierung: Versandkosten vergleichen und die besten Optionen auswählen
• Kundensegmentierung: Analysieren Sie die Kaufhistorie und erstellen Sie gezielte Marketingkampagnen
• Betrugserkennung: Überwachen Sie Transaktionen auf verdächtige Muster und markieren Sie sie zur Überprüfung

Wichtige Auswahlkriterien für die RPA-Implementierung in KMU

Bei der Entscheidung, welche Prozesse zuerst automatisiert werden sollen, sollten KMUs Folgendes berücksichtigen:

Regelbasierte Prozesse

Ideale RPA-Kandidaten sind Aufgaben, die klaren, logischen Regeln folgen, ohne dass menschliches Urteilsvermögen oder menschliche Entscheidungsfindung erforderlich ist.

Umfangreiche, sich wiederholende Aufgaben

Wiederkehrende Prozesse werden häufig durchgeführt, beispielsweise täglich, wöchentlich oder monatlich, und sie bieten den besten ROI.

Fehleranfällige Aktivitäten

Manuelle Aufgaben sind oft anfällig fürmenschliche Fehler, insbesondere wenn es um das Kopieren von Daten, wiederholtes Klicken oder komplexe Formulare geht.

Zeitaufwändige Prozesse

Wenn eine Aktivität einen erheblichen Teil der Arbeitszeit eines Mitarbeiters beansprucht und nur einen minimalen strategischen Wert bietet, ist sie der Hauptkandidat für RPA.

Abschluss

RPA ist nicht länger nur ein Schlagwort; es ist ein bewährtes Werkzeug zur Steigerung von Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit in allen Branchen. Für KMU bieten die oben beschriebenen Anwendungsfälle der robotergestützten Prozessautomatisierung das größte Potenzial für unmittelbare Auswirkungen und langfristigen Mehrwert.

Überlassen Sie Ihren Konkurrenten nicht den Automatisierungsvorteil. Starten Sie Ihre RPA-Reise mitKI-Experten heuteWir identifizieren Ihre zeitaufwändigsten und repetitivsten Prozesse und bewerten sie anhand der in diesem Leitfaden beschriebenen Kriterien. Die Zukunft des KMU-Betriebs liegt in der Automatisierung, und diese Zukunft beginnt jetzt.