Was ist E-Mail-zu-Bestellautomatisierung und warum benötigen B2B-Unternehmen sie?

Die E-Mail-zu-Bestellung-Automatisierung nutzt Software, um Kunden-Bestell-E-Mails in digitale Bestellungen in Ihrem System umzuwandeln.

Wenn ein Kunde eine Bestellung per E-Mail, PDF, Foto, Excel-Tabelle oder getippte Nachricht sendet, liest das System das Dokument, extrahiert die Details und erstellt eine Bestellung ohne manuelle Eingabe.

Vereinfacht gesagt, wandelt es eingehende E-Mails automatisch in bearbeitungsbereite Bestellungen um.

Warum viele B2B-Unternehmen ihre Bestellungen immer noch per E-Mail erhalten

Viele B2B-Unternehmen nutzen für alltägliche Bestellungen weiterhin E-Mails, da diese sich nahtlos in die Arbeitsweise ihrer Kunden einfügen. Selbst bei modernen Online-Shops und ERP-Systemen bevorzugen Käufer oft den Versand per E-Mail.

• Regelmäßige E-Mail-Bestellungen
• Aus ihren internen Systemen exportierte PDFs
• Fotos von handgeschriebenen Listen
• Excel- oder CSV-Dateien
• Gescannte Bestellungen

Für Käufer sind diese Formate schnell, flexibel und erfordern keine Einarbeitungszeit. Sie können Bestellungen direkt aus ihrem Büro, ihrem Lager oder sogar von ihrem Smartphone aus aufgeben.

Ein weiterer Grund ist, dass viele Kunden bereits interne Arbeitsabläufe auf diese Formate abgestimmt haben. Einige nutzen ältere ERP-Systeme, die automatisch PDF-Bestellungen generieren. Andere folgen bewährten Vorgehensweisen: Sie schreiben eine E-Mail, leiten die Bestellung der Vorwoche weiter oder senden ein Foto aus dem Lager.

Diese Vielfalt an Formaten stellt Lieferanten vor Herausforderungen, da jede Bestellung anders eingeht. Hier erweist sich die E-Mail-zu-Bestellung-Automatisierung als wertvoll. Sie standardisiert alle eingehenden Formate und wandelt sie ohne manuelle Dateneingabe in präzise, strukturierte Bestellungen um.

So funktioniert die E-Mail-zu-Bestellung-Automatisierung

Die E-Mail-zu-Bestellung-Automatisierung folgt einem unkomplizierten Prozess. Anstatt E-Mails manuell zu lesen und Bestelldetails in Ihr System einzugeben, führt die Software diese Schritte automatisch aus:

1. Sammelt die eingehende Bestellung
   
   Das System verbindet sich mit Ihrem Posteingang und erfasst jede E-Mail, die eine Bestellung oder ein Kaufdokument enthält.
2. Liest die E-Mail und die Anhänge
   
   Es durchsucht den E-Mail-Text, PDFs, Excel-Tabellen, Fotos oder gescannte Dokumente, um den Bestellinhalt zu verstehen.
3. Extrahiert die Bestelldetails
   
   Produktnamen, Artikelnummern, Mengen, Preise, Lieferscheine und Kundeninformationen werden identifiziert mithilfe von KI und OCR die
4. Prüft und gleicht Artikel ab
   
   Die extrahierten Daten werden mit Ihrem Produktkatalog abgeglichen, um sicherzustellen, dass die richtigen Artikelnummern und Mengen ausgewählt werden.
5. Erstellt die Bestellung in Ihrem System
   
   Im Backend Ihres E-Commerce-Systems oder ERP-Systems wird eine saubere, strukturierte Bestellung generiert.
6. Melden Sie alles Unklare
   
   Wenn ein Eintrag unleserlich ist oder nicht mit Ihrem Katalog übereinstimmt, hebt das System ihn hervor, damit Ihr Team ihn schnell korrigieren kann.

Wichtige Komponenten eines E-Mail-zu-Bestell-Automatisierungssystems

Eine zuverlässige Automatisierung des Bestellprozesses per E-Mail umfasst mehrere Komponenten, die zusammenarbeiten, um verschiedene Arten von Bestelldokumenten in eine übersichtliche und strukturierte Bestellung umzuwandeln. Dies sind die Kernelemente:

1. Inbox Connector

Dieses System erfasst eingehende Bestell-E-Mails aus einem oder mehreren Postfächern und leitet sie an das Automatisierungssystem weiter. So wird sichergestellt, dass keine Bestellung verloren geht, selbst wenn mehrere Formate oder Anhänge vorhanden sind.

2. Dokumentenleser (KI + OCR)

Künstliche Intelligenz und optische Zeichenerkennung. Es liest und interpretiert Texte aus PDFs, Excel-Tabellen, gescannten Bestellungen und Fotos von Mobilgeräten. Es versteht Unterschiede in Layout, Formulierung und Dateiqualität.

3. Datenextraktionsmodul

Es extrahiert Produktnamen, Artikelnummern, Mengen, Kundendaten, Lieferanweisungen und alle zusätzlichen Notizen aus den Dokumenten.

4. Produkt- und SKU-Abgleichsebene

Die extrahierten Daten werden automatisch mit Ihrem Produktkatalog abgeglichen. Dadurch wird sichergestellt, dass das System die korrekten Artikelnummern erkennt, Fehlzuordnungen vermeidet und Artikelvarianten korrekt verarbeitet.

5. Validierung und Fehlerprüfung

Ist ein Artikel unklar, fehlt er oder weicht er von Ihrem Katalog ab, markiert das System ihn zur Überprüfung. Dadurch werden Bestellfehler reduziert und falsche Einträge vermieden.

6. Modul zur Auftragserstellung

Nach der Validierung wird die Bestellung direkt in Ihrem ERP- oder E-Commerce-System erstellt. Shopware, Shopify,SAP B1,Odoooder, ein beliebiges angeschlossenes System.

7. Aktivitäts-Dashboard

Teams können bearbeitete Bestellungen überprüfen, markierte Artikel korrigieren und den täglichen Bestellfluss überwachen, ohne E-Mail-Verläufe durchsuchen zu müssen.

Zusammengenommen eliminieren diese Komponenten die manuelle Dateneingabe, verkürzen die Bearbeitungszeit und gewährleisten, dass jede eingehende Bestellung, unabhängig von ihrem Format, einheitlich und korrekt in Ihr System gelangt.

Vorteile der E-Mail-zu-Bestellung-Automatisierung

Die Automatisierung des Bestellprozesses per E-Mail bietet klare operative Vorteile, insbesondere für Unternehmen, die häufig Bestellungen per E-Mail oder Anhang erhalten. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

1. Keine manuelle Dateneingabe

Ihr Team muss keine E-Mails mehr lesen, Details kopieren oder Bestellungen ins System eingeben. Das spart jede Woche Stunden und reduziert die Arbeitsbelastung in Spitzenzeiten.

2. Weniger Bestellfehler

Die manuelle Dateneingabe führt häufig zu Fehlern: falsche Artikelnummern, falsche Mengen oder fehlende Notizen. Die Automatisierung erfasst Details präzise und kennzeichnet Unklarheiten.

3. Schnellere Auftragsabwicklung

Bestellungen werden innerhalb von Minuten vom Posteingang in das ERP- oder E-Commerce-System übertragen. Das bedeutet schnellere Bestätigungen und kürzere Versandzeiten.

4. Standardisierter Bestellablauf

Auch wenn Kunden Bestellungen in unterschiedlichen Formaten senden (E-Mail, PDF, Foto), werden sie alle am Ende als saubere, strukturierte Bestellungen im gleichen Format verarbeitet.

5. Besseres Kundenerlebnis

Schnellere Bestätigungen und weniger Fehler verbessern direkt die Kundenzufriedenheit und stärken die Kundenbeziehungen.

6. Skalierbarkeit ohne zusätzliche Einstellungen

Mit steigendem Auftragsvolumen bewältigt die Automatisierung die erhöhte Arbeitsbelastung, ohne dass zusätzliches Personal benötigt wird.

Insgesamt hilft dieser Ansatz Teams, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Dies funktioniert beispielsweise bei Kundensupport, Auftragsabwicklung und Unternehmenswachstum, anstatt bei sich wiederholender Dateneingabe.

Manuelle Probleme, die diese Automatisierung beseitigt

Die manuelle Bearbeitung von Bestellungen mag zunächst überschaubar erscheinen, doch mit steigendem Bestellvolumen oder variierenden Formaten treten verschiedene Probleme auf, die Genauigkeit und Effizienz beeinträchtigen. Die E-Mail-zu-Bestellung-Automatisierung beseitigt diese häufigen Probleme:

1. Falsche Artikelnummern und Mengen

Tippfehler können dazu führen, dass falsche Artikel versendet oder falsche Mengen eingegeben werden. Die Automatisierung liest und ordnet Artikel korrekt zu und reduziert so Fehler.

2. Fehlende oder übersehene Notizen

Spezielle Anweisungen wie Liefertermine, Verpackungsvorgaben oder Produktvarianten gehen beim Kopieren aus E-Mails leicht verloren. Die Automatisierung extrahiert und hebt alle relevanten Details hervor.

3. Verlorene oder vergrabene E-Mails

Bestell-E-Mails können in überfüllten Postfächern untergehen oder mit anderen Nachrichten vermischen. Ein spezielles Automatisierungssystem stellt sicher, dass jede Bestellung erfasst und bearbeitet wird.

4. Langsame Verarbeitung während der Spitzenzeiten

Die manuelle Bearbeitung jeder einzelnen E-Mail wird bei steigendem Volumen langsam. Die Automatisierung verarbeitet mehrere Bestellungen gleichzeitig und sorgt so für einen reibungslosen Ablauf.

5. Kopier- und Einfügfehler

Menschliche Fehler wie doppelte Zeilen, falsche Preise oder nicht übereinstimmende Artikel sind beim Kopieren von PDFs oder Fotos häufig. Die Automatisierung eliminiert diesen Schritt.

6. Unklare oder uneinheitliche Formate

Handschriftliche Bestellungen, Fotos von geringer Qualität oder unterschiedliche PDF-Layouts erschweren die manuelle Bearbeitung. Die Automatisierung liest und interpretiert verschiedene Formate mit höherer Genauigkeit.

Durch die Beseitigung dieser Probleme können Unternehmen Bestellungen schneller abwickeln, Retouren reduzieren und eine zuverlässigere Lieferkette aufrechterhalten.

Welche Arten von Bestellungen können automatisiert werden?

Die E-Mail-zu-Bestellung-Automatisierung funktioniert mit einer Vielzahl von Bestellformaten. Da B2B-Kunden Bestellungen auf unterschiedliche Weise übermitteln, ist das System so konzipiert, dass es nahezu alle Formate verarbeiten kann, die lesbare Bestelldetails enthalten.

1. Bestellungen per E-Mail (getippt)

Bestellungen, die direkt im E-Mail-Text verfasst werden, einschließlich einfacher Artikelnummern-Mengen-Listen oder detaillierter Kaufanweisungen.

2. PDF-Bestellungen

PDFs, die aus ERP-Systemen oder Buchhaltungssystemen von Kunden exportiert werden, gehören zu den gängigsten B2B-Bestellformaten.

3. Excel- und CSV-Dateien

Bestelllisten werden als Tabellenkalkulationen mit Spalten für Produktcodes, Mengen und Preise versendet.

4. Eingescannte Dokumente

Eingescannte Kopien von gedruckten Bestellungen oder Dokumenten, die von Desktop-Scannern gesendet wurden.

5. Fotos von handgeschriebenen Listen mit dem Handy

Fotos, die in Lagerhallen, Einzelhandelsgeschäften oder im Außendienst aufgenommen wurden. Sie enthalten oft Artikelnummern, Produktnamen oder handschriftliche Artikelbeschreibungen.

6. Wöchentlich oder monatlich wiederkehrende Bestellungen

Wiederholte Bestellungen, die in jedem Zyklus im gleichen Format eingehen, können mit minimalem Prüfaufwand automatisch erfasst und verarbeitet werden.

Ob die Bestellung als saubere digitale Datei oder als schnelles Foto aus dem Lager eingeht, das System kann die benötigten Details extrahieren und in eine strukturierte Bestellung umwandeln.

Praxisbeispiele für die Nutzung von E-Mail-zu-Bestellautomatisierung in Unternehmen

Verschiedene Branchen erhalten Bestellungen in unterschiedlichen Formaten, und Automatisierung trägt dazu bei, diese Prozesse zu optimieren. Hier sind einige typische Anwendungsbeispiele aus der Praxis, in denen Unternehmen dieses System täglich nutzen:

1. Großhändler, die PDF-Bestellungen erhalten

Distributoren erhalten häufig PDF-Bestellungen aus den ERP-Systemen ihrer Kunden. Die Automatisierung liest das Dokument, extrahiert Artikelnummern und Mengen und erstellt die Bestellung umgehend.

2. Lebensmittel- und Getränkelieferanten erhalten Fotos von handgeschriebenen Bestellungen

Restaurants, Cafés und Einzelhandelsgeschäfte senden manchmal Fotos von handgeschriebenen Listen. Das System verarbeitet diese Bilder und wandelt sie in präzise digitale Bestellungen um.

3. Einzelhändler senden Nachbestellungs-Excel-Tabellen

Einzelhandelsketten senden häufig Excel- oder CSV-Dateien zur Warenauffüllung. Die Automatisierung liest die Tabelle und wandelt sie ohne manuellen Aufwand in eine strukturierte Bestellung um.

4. Produktionsunternehmen, die gescannte Dokumente versenden

Fabriken können gescannte Bestelldokumente senden. Das System liest diese Scans mittels OCR und gleicht die Artikel mit Ihrem Produktkatalog ab.

5. Vertriebsmitarbeiter versenden Bestellungen per E-Mail aus dem Außendienst

Außendienstmitarbeiter versenden häufig direkt nach Kundenbesuchen Bestell-E-Mails. Durch Automatisierung werden diese E-Mails erfasst und sofort bearbeitungsbereite Bestellungen erstellt.

6. Kunden, die alte Bestellungen für wiederholte Käufe weiterleiten

Käufer leiten gelegentlich frühere E-Mails mit geringfügigen Mengenänderungen weiter. Ein automatisiertes System liest die weitergeleitete Nachricht und aktualisiert die Bestellung entsprechend.

Ist die Automatisierung des Bestellprozesses per E-Mail schwierig einzurichten?

Die Einrichtung der E-Mail-zu-Bestell-Automatisierung hängt von Ihren aktuellen Bestellformaten und Backend-Systemen ab. Sie umfasst in der Regel Folgendes:

• Felder aus E-Mails, PDFs und Fotos zuordnen
• Einrichten von KI-Extraktionsregeln
• Verbindung mit Ihrem ERP- oder E-Commerce-System
• Prüfung auf Genauigkeit und Ausnahmen

Abschluss

Die Automatisierung des Bestellprozesses per E-Mail löst eine der größten, oft übersehenen Herausforderungen im B2B-Bereich: die manuelle Bearbeitung von Bestellungen, die per E-Mail, PDF, Foto oder Tabellenkalkulation eingehen. Trotz des Wachstums des E-Commerce bevorzugen Kunden weiterhin diese Formate, da sie einfach und vertraut sind.

Die Automatisierung schließt die Lücke, indem sie all diese unstrukturierten Bestellformate in saubere, genaue und verarbeitungsfertige Bestellungen innerhalb Ihres ERP- oder E-Commerce-Systems umwandelt.

Das Ergebnis ist ein reibungsloserer Arbeitsablauf, weniger Fehler, schnellere Bearbeitung und mehr Zeit für die Teams, sich auf Kundenservice und Unternehmenswachstum zu konzentrieren. Für Unternehmen mit häufigen E-Mail-Bestellungen ist dies eine praktische und skalierbare Möglichkeit, Abläufe zu modernisieren, ohne die Bestellgewohnheiten der Kunden zu verändern.