So automatisieren Sie E-Mail-, PDF- und Faxbestellungen in Xentral ERP (Vollständiger Leitfaden)

Sind Sie es leid, Bestellungen manuell aus E-Mails, PDF-Anhängen und Faxen in Ihr Xentral ERP-System einzugeben? Die meisten KMU verschwenden täglich 3–5 Stunden mit der manuellen Auftragserfassung, wobei die Fehlerquote bei 4–5 % liegt. In der Hochsaison können diese Verzögerungen zu Kundenverlusten und Lagerproblemen führen.

Die gute Nachricht? Mit der Auftragsautomatisierung von Xentral ERP können Sie bis zu 90 % der manuellen Dateneingabe eliminieren und Ihre bisher chaotische Auftragsverwaltung in einen reibungslosen, vollautomatischen Workflow verwandeln. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie E-Mail-Bestellungen, PDF-Bestellungen und sogar die Fax-zu-ERP-Konvertierung mit den integrierten Tools von Xentral automatisieren.

Egal ob Sie ein B2B-Distributor sind, der in Lieferanten-E-Mails ertrinkt, oder ein E-Commerce-Händler, der mehrere Vertriebskanäle jongliert – dieser praktische Xentral-Leitfaden zur Auftragsautomatisierung führt Sie durch jeden einzelnen Schritt.

Warum die manuelle Auftragsbearbeitung Sie mehr kostet, als Sie denken

Bevor wir uns mit der Automatisierung befassen, sollten wir verstehen, was auf dem Spiel steht.

Die wahren Kosten der manuellen Auftragserfassung:

• Fehlerrate: 4-5 % der manuell eingegebenen Bestellungen enthalten Fehler (falsch).Artikelnummern (Preisfehler, Tippfehler in der Lieferadresse)
• Zeitverlust: Die manuelle Bearbeitung einer Bestellung dauert 5-8 Minuten; die Automatisierung reduziert dies auf unter 30 Sekunden.
• Chaos in der Hochsaison:Schwarzer Freitag. Oder aber in Zeiten des größten Auftragsbooms können die Teams überlastet werden, was zu Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung führt.
• Versteckte Kosten: Fehlerbehebung, Bearbeitung von Kundenbeschwerden und Überstundenvergütung summieren sich schnell.

Was Xentral Order Automation bietet:

• 90 % schnellere Bearbeitung: Automatisieren Sie E-Mail-, PDF- und Faxbestellungen und übertragen Sie sie sofort in Ihr System.
• Nahezu fehlerfrei:KI-gestützte OCR und die Validierung decken Fehler auf, bevor sie Ihr Lager erreichen.
• Skalierbarkeit: Bewältigen Sie das 10-fache Auftragsvolumen ohne zusätzliches Personal.
• Echtzeit-Transparenz: Das Ampelsystem von Xentral zeigt den Bestellstatus auf einen Blick an.

Grundlagen der Zentralordnung verstehen

Bevor Sie automatisieren, müssen Sie verstehen, wie Xentral ERP die Auftragsabwicklung funktioniert. Stellen Sie es sich so vor, als würde man Autofahren lernen, bevor man sich einen Sportwagen kauft.

So funktionieren Xentral-Bestellungen

Jeder Auftrag in Xentral durchläuft einen einfachen Lebenszyklus:

1. Entwurf: Auftrag erstellt, aber noch nicht bestätigt (gelbes Licht)
2. Freigegeben: Genehmigt und bereit zur Auslieferung (grünes Licht)
3. Kommissioniert: Artikel, die aus dem Lager entnommen wurden
4. Versandt: Unterwegs zur Auslieferung
5. Rechnung gestellt: Zahlung verarbeitet

Das Ampelsystem

Xentral verwendet farbcodierte Indikatoren, um den Auftragsstatus anzuzeigen:

• Green: Alles gut, der Ablauf ist reibungslos.
• Rot: Problem erkannt (fehlender Bestand (Preisabweichung, Adressfehler))
• Gelb: Überprüfung oder Genehmigung erforderlich

Dieses visuelle System macht die Auftragsimportautomatisierung von Xentral so leistungsstark, weil man Probleme sofort erkennen kann, ohne jeden Auftrag öffnen zu müssen.

Automatisches Ausfüllen von Stammdaten

Wenn Sie Kunden, Lieferanten und Produkte in Xentral korrekt eingerichtet haben, füllt das System die Bestellungen automatisch mit folgenden Daten aus:

• Standardpreise und Rabatte
• Lieferadressen und Präferenzen
• Zahlungsbedingungen
• Produktbeschreibungen und Artikelnummern

Automatisierung von PDF- und Faxbestellungen: Umgang mit unstrukturierten Daten

Die Automatisierung von PDF-Bestellungen und die Fax-zu-ERP-Konvertierung sind aufgrund der stark variierenden Formate komplizierter. So bewältigt Xentral diese Herausforderung.

Warum PDFs und Faxe unterschiedlich sind

Im Gegensatz zu strukturierten E-Mails können PDFs Folgendes beinhalten:

• Gescannte Bilder (niedrige OCR-Qualität)
• Individuelle Layouts von Hunderten von Anbietern
• Handschriftliche Notizen (ja, manche B2B-Lieferanten machen das immer noch).

Faxe bringen durch die geringe Auflösung und das Rauschen eine weitere Komplexitätsebene mit sich.

OCR-Einrichtung für die Automatisierung von PDF-/Fax-Bestellungen

Xentrals OCR-Fähigkeiten (oder Drittanbieterintegrationen wie Parseur, Zapier) können Bestelldaten extrahieren:

Schritt-für-Schritt-Einrichtung:

1. Laden Sie Beispiel-PDFs hoch: Stellen Sie Xentral 20–30 PDFs Ihrer wichtigsten Lieferanten zur Verfügung.
2. Zugvorlagen: Markieren Sie Stellen, an denen Bestellnummern, Positionen und Summen erscheinen.
3. Konfidenzniveaus festlegen: Nur automatische Importaufträge mit einer OCR-Konfidenz von mindestens 90 %.
4. Manuelle Prüfwarteschlange: Senden Sie Extraktionen mit geringer Zuverlässigkeit zur schnellen Überprüfung an die Mitarbeiter.

Für Faxbestellungen:

• Nutzen Sie einen Fax-zu-E-Mail-Dienst (eFax, RingCentral), um Faxe in PDFs umzuwandeln.
• Leiten Sie PDFs durch Ihren Xentral OCR-Workflow
• Aufgrund der Faxqualität ist mit einer etwas geringeren Genauigkeit (85-90 %) zu rechnen.

Lieferantenabgleich und Datenvalidierung

Die größte Herausforderung bei der PDF-Automatisierung? Sicherstellen, dass „ABC Corp“ im PDF mit „ABC Corporation“ in Ihrer Xentral-Datenbank übereinstimmt.

Xentral Best Practices:

• Lieferantenaliasse in den Stammdaten pflegen (ABC Corp = ABC Corporation = ABC Co.).
• Fuzzy-Matching-Algorithmen verwenden (90 % Namensähnlichkeit = derselbe Kunde)
• Neue Lieferanten automatisch zur manuellen Überprüfung kennzeichnen.

Ausnahmebehandlung mit Ampeln

Das Ampelsystem von Xentral spielt hier seine Stärken aus. Wenn die OCR Probleme erkennt:

• Rotes Licht: fehlende Artikelnummer, Preisabweichung über 10 % oder unbekannter Kunde
• Gelbes Licht: Geringe OCR-Sicherheit (85–89 %), erfordert schnelle manuelle Überprüfung
• Grünes Licht: Alle Bestellungen wurden validiert und automatisch zur Auftragsabwicklung freigegeben.

Erweiterte Arbeitsabläufe: End-to-End-Auftragsautomatisierung für Xentral ERP

Sobald E-Mail-, PDF- und Faxbestellungen automatisch in Xentral eingehen, können Sie nachgelagerte Prozesse automatisieren und so eine wirklich berührungslose Auftragsabwicklung erreichen.

Automatischer Versand und Auftragsabwicklung

Verbinden Sie Xentral mit Ihrem Lager und Ihren Versanddienstleistern:

• Bestandsprüfung: Bestellungen werden automatisch markiert, wenn der Lagerbestand niedrig ist (rotes Licht).
• Kommissionierlistenerstellung: Kommissionieranweisungen an Lagerpersonal oder Roboter senden
• Etikettendruck:Automatische Erstellung von Versandetiketten über DHL-, FedEx- und UPS-Integrationen
• Aktualisierungen der Sendungsverfolgung: Automatische Synchronisierung der Sendungsnummern mit den Kundendaten

Automatische Rechnungsstellung

Warum manuell abrechnen, wenn Xentral das erledigen kann?

• Die Rechnungserstellung wird ausgelöst, wenn der Bestellstatus „Versendet“ lautet.
• Zahlungsbedingungen aus den Kundenstammdaten anwenden
• PDF-Rechnungen automatisch per E-Mail versenden
• Synchronisierung mit Buchhaltungssoftware (QuickBooks, Xero, DATEV)

Omnichannel-Integration

Für E-Commerce-Unternehmen, die Automatisierung auf alle Vertriebskanäle ausweiten:

• Shopify/WooCommerce: Bestellungen werden in Echtzeit mit Xentral synchronisiert.
• Amazon/eBay: Marktplatzbestellungen werden täglich automatisch importiert.
• B2B-Portal: Kunden-Self-Service-Bestellungen fließen sofort in Xentral ein.

Projektbasierte Arbeitsabläufe für komplexe Aufträge

B2B-Distributoren bieten häufig projektbezogene Preise oder Produktpakete an. Das Projektmodul von Xentral verknüpft Bestellungen mit Kundenvereinbarungen:

• Projektrabatte automatisch anwenden
• Projekte mit mehreren Aufträgen verfolgen (z. B. Baulieferverträge)
• Projektberichte erstellen

Häufige Fallstricke, die es zu vermeiden gilt

1. Überspringen der Stammdatenbereinigung: Schlechte Daten = schlechte Automatisierung
2. Zu schnelle Automatisierung: Beginnen Sie mit Ihren drei wichtigsten Lieferanten (80 % des Volumens) und erweitern Sie diese dann.
3. Sonderfälle ignorieren: Ein einziges ungewöhnliches Kundenformat kann Ihren Workflow unterbrechen; Ausnahmebehandlung ist erforderlich.
4. Keine Mitarbeiterschulung: Die Automatisierung verlagert die Aufgaben von der Dateneingabe zur Problemlösung; entsprechende Schulungen sind erforderlich.

Reale Ergebnisse

Fallstudie 1: B2B-Distributor (50 Mitarbeiter)

• Vorher: 200 Bestellungen pro Tag, 3 Mitarbeiter, Bearbeitungszeit 6 Stunden, Fehlerquote 5 %
• Nach der Xentral-Automatisierung: 95 % berührungslos, 1 Mitarbeiter überwacht Ausnahmen, Bearbeitungszeit 30 Minuten, <2 % Fehler
• ROI: Jährliche Einsparungen von 120.000 US-Dollar bei Arbeits- und Fehlerkosten

Zukunftssichere Auftragsautomatisierung

Die Technologie entwickelt sich rasant. So bleiben Sie bei Ihrer Xentral ERP-Auftragsabwicklung immer auf dem neuesten Stand:

KI- und Machine-Learning-Upgrades

Xentral- und Drittanbieter-Tools fügen Folgendes hinzu:

• Prädiktive OCR: lernt aus Korrekturen, um die Genauigkeit zu verbessern
• Verarbeitung natürlicher Sprache: Versteht in E-Mails Formulierungen wie „Eilbestellung“ oder „bis Freitag zurückstellen“.
• Anomalieerkennung: Automatische Kennzeichnung ungewöhnlicher Bestellungen (10-fache normale Menge = potenzieller Betrug)

Skalierung zu Omnichannel-Exzellenz

Wenn Sie wachsen, fügen Sie Folgendes hinzu:

• EDI-Verbindungen: Für Unternehmenskunden mit EDI-Anforderungen
• SprachbefehleIntegration mit Alexa for Business oder Google Assistant
• Mobile Apps: Vertriebsmitarbeiter erstellen Bestellungen unterwegs, die mit Xentral synchronisiert werden.

Kontinuierliche Verbesserung

Jedes Quartal:

• Automatisierungskennzahlen prüfen und Engpässe identifizieren
• Befragen Sie die Mitarbeiter zu den Schwachstellen (wo ist noch manuelle Nachbearbeitung nötig?).
• Neue Xentral-Funktionen oder -Integrationen testen
• Aktualisieren Sie die Parsing-Regeln, wenn sich die Formate der Lieferanten ändern

Abschluss

Die Auftragsautomatisierung von Xentral spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht Ihnen auch, Ihr Unternehmen ohne zusätzliche Probleme zu skalieren. Durch die Automatisierung von E-Mail-, PDF- und Faxbestellungen entlasten Sie Ihr Team und ermöglichen ihm, sich auf Wachstum statt auf Dateneingabe zu konzentrieren.

Die Implementierung der Auftragsautomatisierung mit Xentral ERP kann sich zunächst komplex anfühlen. Egal, ob Sie bei der OCR-Konfiguration feststecken, benutzerdefinierte Integrationen benötigen oder eine automatisierte Implementierung wünschen,2Hats Logikist spezialisiert auf Xentral-Automatisierung für KMU.