Automatisierung hat sich für Unternehmen als praktischer Weg erwiesen, um manuelle Arbeit zu reduzieren, die Genauigkeit zu erhöhen und ihre Geschäftstätigkeit zu skalieren. Von der Auftragsbearbeitung bis zur Aktualisierung von Kundendatensätzen – die ERP-Automatisierung unterstützt Teams dabei, schneller und effizienter zu arbeiten.
Da Unternehmen jedoch immer mehr Prozesse automatisieren, werden Compliance-Risiken bei der ERP-Automatisierung häufig übersehen. Werden Daten automatisch zwischen Systemen übertragen, insbesondere aus unstrukturierten Quellen wie E-Mails, steigt das Risiko von Datenschutzproblemen, fehlerhaften Datensätzen oder Lücken in der Auditierung.
Deshalb sollte Compliance nicht erst im Nachhinein berücksichtigt werden. Eine sichere und konforme ERP-Automatisierung gewährleistet, dass Effizienz nicht auf Kosten des Datenschutzes, der finanziellen Genauigkeit oder der Einhaltung regulatorischer Vorgaben geht.
ERP-Systeme speichern einige der wichtigsten Geschäftsdaten, Kundeninformationen, Rechnungen, Zahlungen und Betriebsaufzeichnungen. Mit der Einführung von Automatisierung empfangen diese Systeme Daten ohne manuelle Überprüfung in jedem Schritt.
Ohne angemessene Kontrollmechanismen kann die ERP-Automatisierung zu Folgendem führen:
Für Unternehmen, die in Regionen mit strengen Datenschutzgesetzen wie der EU tätig sind, können diese Risiken zu rechtlichen Problemen, Strafen und einem Verlust des Kundenvertrauens führen.
Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit Compliance-Risiken bei der ERP-Automatisierung hilft Unternehmen beim Aufbau von Automatisierungs-Workflows, die nicht nur effizient, sondern auch zuverlässig und revisionssicher sind.
Die ERP-Automatisierung ist oft kein einzelner Prozess. Sie umfasst in der Regel mehrere zusammenwirkende Arbeitsabläufe, wie zum Beispiel:
In vielen Fällen gelangen Daten aus unstrukturierten Quellen, wie E-Mails oder Anhängen, in das ERP-System. Genau hier entstehen typischerweise die Risiken der E-Mail-basierten ERP-Automatisierung.
Wenn die Automatisierung diese Daten ohne Validierung oder Filterung liest und verarbeitet, werden Compliance-Probleme wahrscheinlicher, insbesondere im Hinblick auf Datengenauigkeit und Datenschutz.
Eine der häufigsten Herausforderungen im Bereich Compliance bei der ERP-Automatisierung ist der korrekte Umgang mit personenbezogenen Daten. E-Mails können sensible Informationen wie Namen, Telefonnummern, Adressen oder Zahlungsdetails enthalten, die nicht immer im ERP-System gespeichert werden sollten.
Risiko:Das Speichern unnötiger personenbezogener Daten oder deren Weitergabe an unbefugte Nutzer kann gegen Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO verstoßen.
Wie man das Risiko verringern kann:
Automatisierung von E-Mail-Bestellungen im ERP-System. Es basiert auf vordefinierten Regeln. Selbst wenn eingehende Daten unklar oder unvollständig sind, kann das ERP-System sie akzeptieren.
Risiko:Falsche Bestellmengen, fehlerhafte Kundenzuordnungen oder doppelte Datensätze können zu finanziellen und Prüfungsproblemen führen.
Compliance bedeutet nicht nur, Dinge korrekt auszuführen, sondern auch, dies beweisen zu können.
Risiko:Wenn automatisierte ERP-Einträge nicht zu ihrem Ursprung zurückverfolgt werden können, werden Audits schwierig und riskant.
Die ERP-Automatisierung erfordert häufig den Zugriff auf mehrere Systeme, darunter E-Mail-Postfächer, ERP-Plattformen und mitunter auch CRM- oder Buchhaltungstools. Sind diese Integrationen nicht ausreichend gesichert, können sie ein leichtes Einfallstor für unbefugten Zugriff darstellen.
Risiko:Schlecht konfigurierte Berechtigungen oder gemeinsam genutzte Anmeldeinformationen können sensible Geschäfts- und Kundendaten offenlegen und somit die Sicherheits- und Compliance-Risiken bei der ERP-Automatisierung erhöhen.
Nicht jeder ERP-Prozess sollte vollständig automatisiert werden. Bestimmte Vorgänge, wie z. B. die Rechnungsfreigabe, Rückerstattungen, Gutschriften oder finanzielle Anpassungen, erfordern aus rechtlichen oder Compliance-Gründen häufig eine manuelle Überprüfung.
Risiko:Die vollständige Automatisierung regulierter Prozesse kann zu Verstößen gegen die Compliance-Vorschriften führen, insbesondere in Arbeitsabläufen im Finanzbereich.
Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Automatisierung zu nutzen und gleichzeitig die Kontrolle über sensible Geschäftsprozesse zu behalten.
Automatisierte Arbeitsabläufe können unbeabsichtigt mehr Daten speichern als nötig, insbesondere wenn E-Mails oder Anhänge zusammen mit ERP-Datensätzen gespeichert werden.
Risiko:Die Aufbewahrung von Daten über den erforderlichen Zeitraum hinaus oder die Speicherung von Duplikaten kann gegen Datenschutzbestimmungen und interne Richtlinien verstoßen.
E-Mails sind für die Kommunikation konzipiert, nicht für die Verarbeitung strukturierter Daten. Wenn Unternehmen ERP-Prozesse auf Basis von E-Mails automatisieren, steigt das Risiko von Fehlinterpretationen.
E-Mails können Folgendes enthalten:
Dies macht die Risiken der E-Mail-basierten ERP-Automatisierung komplexer als bei strukturierten Integrationen. Ohne angemessene Filterung und Validierung kann die Automatisierung unnötige oder sensible Informationen extrahieren und somit das Compliance-Risiko erhöhen.
Die Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften variieren je nach Region und Branche; die meisten Unternehmen müssen jedoch Folgendes berücksichtigen:
Auch Unternehmen außerhalb der EU arbeiten häufig mit EU-Kunden zusammen, wodurch der Datenschutz zu einer gemeinsamen Verantwortung wird. Das Verständnis dieser Anforderungen trägt dazu bei, Compliance-Risiken bei der ERP-Automatisierung zu reduzieren, bevor sie zu operativen Problemen führen.
Bei der Entwicklung konformer Automatisierungslösungen geht es weniger um die Erhöhung der Komplexität, sondern vielmehr um die Anwendung der richtigen Steuerungselemente.
Zu den wichtigsten bewährten Vorgehensweisen gehören:
Diese Vorgehensweisen tragen dazu bei, eine sichere ERP-Automatisierung zu gewährleisten, ohne den täglichen Betrieb zu verlangsamen.
Künstliche Intelligenz und intelligente Automatisierung können ERP-Workflows verbessern, wenn sie verantwortungsvoll eingesetzt werden. Anstatt Daten einfach unreflektiert in Systeme einzuspeisen, kann KI helfen, unstrukturierte Eingaben präziser zu interpretieren.
Richtig eingesetzt, kann KI Folgendes leisten:
Dadurch wird die Einhaltung von Vorschriften in der intelligenten Automatisierung möglich, insbesondere beim Umgang mit komplexen Eingaben wie E-Mails.
Einige Branchen unterliegen strengeren Compliance-Anforderungen als andere, weshalb eine verantwortungsvolle ERP-Automatisierung unerlässlich ist.
Beispiele hierfür sind:
In diesen Branchen reduziert die auf Compliance ausgerichtete ERP-Automatisierung das operative Risiko und unterstützt gleichzeitig das Wachstum.
Vorher Automatisierung von ERP-Workflows Unternehmen sollten sich fragen:
Wenn diese Fragen schwer zu beantworten sind, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass vor der Ausweitung der Automatisierung fachkundige Beratung erforderlich ist.
ERP-Automatisierung bietet echten Mehrwert, wenn sie sorgfältig implementiert wird. Durch die frühzeitige Identifizierung von Compliance-Risiken und die Anwendung geeigneter Kontrollmechanismen können Unternehmen Effizienzsteigerungen erzielen, ohne Datenschutz, Genauigkeit oder Vertrauen zu beeinträchtigen. Verantwortungsbewusste Automatisierung bedeutet nicht, weniger zu tun, sondern es richtig zu machen. Automatisieren Sie Ihre Unternehmensdaten mit Experten für KI-gestützte ERP-Automatisierung Die
Zu den Hauptrisiken zählen der unsachgemäße Umgang mit personenbezogenen Daten, fehlerhafte oder nicht validierte Dateneingabe, fehlende Prüfprotokolle und unbefugter Systemzugriff. Diese Risiken treten üblicherweise auf, wenn Automatisierung ohne klare Kontrollmechanismen oder Validierungsschritte implementiert wird.
ERP-Automatisierung kann DSGVO-konform sein, wenn sie korrekt konzipiert ist. Dies bedeutet, nur die erforderlichen Daten zu verarbeiten, den Zugriff einzuschränken, Prüfprotokolle zu führen und die unnötige Speicherung personenbezogener Daten aus Quellen wie E-Mails zu vermeiden.
Durch die Anwendung von Validierungsregeln, rollenbasierter Zugriffskontrolle und menschlicher Genehmigung für sensible Schritte können Unternehmen ERP-Workflows sicher automatisieren und gleichzeitig Effizienz und Compliance gewährleisten.
Grüße! Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic Solutions. Bei 2Hats Logic Solutions widmen wir uns der Bereitstellung von technischem Fachwissen und der Lösung Ihrer Probleme in der Welt der Technologie. Unsere Blog-Seite dient als Ressource, in der wir Einblicke und Erfahrungen teilen und wertvolle Perspektiven auf Ihre Fragen bieten.
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