Kurzzusammenfassung
Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihr Team von den sich wiederholenden Aufgaben befreien, die den Arbeitsalltag in Anspruch nehmen. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die Einsatzmöglichkeiten der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) zu erkennen und stellt Ihnen zehn alltägliche Prozesse vor, die sich ideal für die Automatisierung eignen. Indem Sie sich die Zeit nehmen, diese Optimierungspotenziale zu identifizieren, steigern Sie nicht nur die Produktivität Ihres Teams, sondern reduzieren auch Fehler und senken Kosten. Es geht darum, intelligenter statt härter zu arbeiten, damit sich Ihre Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren können und Ihr Unternehmen wächst und erfolgreich ist.
Wir kennen das alle. Es ist Donnerstag, 16 Uhr, und anstatt an etwas Wichtigem zu arbeiten, kopiert man zum dritten Mal in dieser Woche Daten von einer Tabelle in ein anderes System. Oder man jagt einer Rechnungsfreigabe hinterher, die eigentlich nur fünf Minuten dauern sollte, aber irgendwie den ganzen Nachmittag in Anspruch genommen hat.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Branchenübergreifend verbringen Teams einen Großteil ihrer Arbeitswoche mit Aufgaben, die sich eher wie lästige Verwaltungsarbeit anfühlen als die eigentliche Tätigkeit, für die sie eingestellt wurden.
Genau dieses Problem wurde mit Robotic Process Automation (RPA) gelöst. Software-Bots übernehmen die sich wiederholenden, regelbasierten Aufgaben, die die Energie Ihres Teams rauben, sodass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten nutzen können. Klingt super, oder?
Das Entscheidende, was die meisten Anbieter übersehen, ist Folgendes: Die Technologie ist nur so leistungsfähig wie der Prozess, auf den sie angewendet wird.
Die Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses behebt das Problem nicht. Sie verschlimmert es nur schneller und in großem Umfang. Deshalb ist die Wahl der Automatisierungsziele die mit Abstand wichtigste Entscheidung, die Sie treffen werden, bevor Sie überhaupt mit der Entwicklung beginnen.
Dieser Leitfaden bietet Ihnen alles, was Sie für die richtige Entscheidung benötigen: Was einen Prozess wirklich für RPA geeignet macht, eine praktische Schritt-für-Schritt-Methode zur Ermittlung des optimalen Einsatzbereichs, ein sofort anwendbares Bewertungssystem, zehn reale Prozesse, die sich für die Automatisierung lohnen, und die Fehler, die selbst erfahrenen Teams unterlaufen. Am Ende wissen Sie genau, wo Sie anfangen und was Sie vermeiden sollten.
Nicht jede Aufgabe eignet sich für einen Bot. Bevor Sie mit der Kartierung von Prozessen beginnen, sollten Sie verstehen, was einen Prozess automatisierbar macht und welche Warnsignale darauf hindeuten, dass er es nicht ist.
Die einfachste intuitive Überprüfung für jeden Prozess sind die drei Rs:
Wiederholend: Die Aufgabe wird häufig ausgeführt und folgt jedes Mal demselben Muster. Je häufiger sie ausgeführt wird, desto schneller erzielen Sie einen Erfolg.
Regelbasiert: Jeder Schritt folgt einer klaren, dokumentierten Logik. Wenn X passiert, tue Y. Keine Grauzonen, keine Bauchentscheidungen, kein „Es kommt darauf an“.
Lesbare (digitale) Daten: Die Ein- und Ausgaben liegen in einem digitalen Format vor, auf das ein Bot zugreifen kann. Strukturierte Daten aus Datenbanken, Tabellenkalkulationen oder Webformularen sind ideal. Handschriftliche Notizen oder unübersichtlicher Freitext? Deutlich schwieriger.
Wenn ein Prozess alle drei Kriterien erfüllt, lohnt sich ein genauerer Blick.
Neben den drei Rs (Reduzieren, Wiederholen, Recyceln) weisen die aussichtsreichsten Kandidaten für die Automatisierung tendenziell noch einige weitere Gemeinsamkeiten auf:
Versuchen Sie Folgendes: Fragen Sie Ihr Team.„Welche Arbeit graut Ihnen am meisten, weil sie so eintönig ist?“Die Antworten führen Sie direkt zu den besten RPA-Kandidaten.
Genauso wichtig ist es zu wissen, wann man nicht automatisieren sollte. Vermeiden Sie Prozesse, die:
Ein warnendes Beispiel: Eine EY-Fallstudie 2022 beschreibt ein multinationales Unternehmen, das versuchte, das B2B-Kunden-Onboarding zu automatisieren. Häufige regulatorische Aktualisierungen und fortlaufende manuelle Ausnahmen führten dazu, dass der Bot nicht mithalten konnte und das Team am Ende mehr manuelle Arbeit als zuvor leisten musste.
Wichtig: Ein häufiger Fehler ist die Auswahl eines Prozesses, weil er automatisierbar erscheint, nicht weil die Zahlen dies belegen. Berechnen Sie immer den ROI, bevor Sie sich festlegen.
Die Identifizierung von Automatisierungspotenzialen ist kein Projekt, das man mal eben an einem Nachmittag erledigt. Es handelt sich um einen strukturierten Prozess, der Gespräche mit den richtigen Ansprechpartnern, die Beobachtung realer Arbeitsabläufe und die Dokumentation des Geschehens beinhaltet – nicht das, was im Prozesshandbuch steht.
Beginnen Sie mit Gesprächen. Sprechen Sie mit denjenigen, die die tägliche Arbeit erledigen, nicht nur mit den Managern, die meinen, alles zu wissen. Diese Experten an vorderster Front wissen genau, wo Zeit verschwendet wird, selbst wenn sie nie danach gefragt wurden.
Gute Fragen, die man stellen sollte:
Ergänzend zu diesen Gesprächen sollten die beteiligten Systeme abgebildet werden. Welche Daten fließen in welche Daten ein? Wo werden Daten manuell eingegeben? Wohin fließen sie?
Schneller Erfolg: Erstellen Sie eine einfache Prozessinventarliste. Listen Sie alle wichtigen, sich wiederholenden Aufgaben, die betroffenen Systeme, die Häufigkeit ihrer Ausführung und die ungefähre Dauer auf. Selbst eine grobe Liste ist besser als Raten.
Jeder Prozess hat einen klaren Anfang und ein klares Ende. Die präzise Festlegung beider Aspekte verhindert eine Ausweitung des Projektumfangs und sorgt für eine deutlich übersichtlichere Automatisierungsplanung.
Unklare Grenzen führen dazu, dass Bots nicht wissen, wann sie aufhören sollen. Klare Definitionen führen zu zuverlässiger Automatisierung.
Fallbeispiel: Ein Finanzteam versuchte, den gesamten Beschaffungsprozess zu automatisieren, konnte aber nie genau festlegen, wo die Rechnungsstellung endete und die Zahlungsfreigabe begann. Die Folge? Doppelte Zahlungen und eine Flut von Eskalationstickets.
Hier ist etwas, das die meisten Leute überrascht: Dokumentierte Prozesse und reale Prozesse sind selten dasselbe.
Teams entwickeln Behelfslösungen. Systeme haben Eigenheiten. Schritte werden aufgrund jahrelanger Erfahrung ausgelassen oder hinzugefügt. Die einzige Möglichkeit, das tatsächliche Verhalten zu verstehen, besteht darin, jemandem bei der Arbeit zuzusehen – nicht bei einer Demo, sondern bei einem realen Arbeitsablauf.
Man entdeckt fast immer Dinge, die in keiner Dokumentation stehen: manuelle Kopiervorgänge, informelle Kontrollen oder clevere Umgehungen von Systembeschränkungen, die niemand aufgeschrieben hat.
Notieren Sie alles und vergleichen Sie es dann mit dem offiziellen Prozess. Sie müssen automatisieren, was passiert, nicht das, was vor drei Jahren in einem Handbuch stand.
Achtung: Das Überspringen dieses Beobachtungsschritts ist einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von RPA-Projekten. Bots, die auf fehlerhafter Dokumentation basieren, versagen sofort im realen Einsatz.
Das mag viele überraschen, ist aber wichtig: Automatisieren Sie keinen fehlerhaften Prozess.
Bevor Sie einen Workflow an einen Bot übergeben, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Folgendes zu tun:
Ein schlankerer, sauberer Prozess lässt sich kostengünstiger automatisieren und ist einfacher zu warten. Die Automatisierung eines ineffizienten Prozesses beseitigt die Ineffizienz nicht; sie zementiert sie lediglich dauerhaft, und zwar in Maschinengeschwindigkeit.
Man kann es sich so vorstellen: Prozessoptimierung ist die Vorarbeit für die Automatisierung. Schon eine kleine Investition in die Vereinfachung vor Entwicklungsbeginn kann die Entwicklungszeit deutlich verkürzen und die Zuverlässigkeit des Bots verbessern.
Beginnen Sie nicht damit, den komplexesten Prozess in Ihrem Unternehmen zu automatisieren. Starten Sie mit etwas Einfachem, Messbarem und Risikoarmem; ein unkomplizierter Prozess in einer einzelnen Abteilung mit hohem Volumen ist ideal.
Führen Sie das Pilotprojekt durch, vergleichen Sie die Ergebnisse mit Ihren Prognosen und nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um das nächste Projekt zu gestalten. Ein kleiner Start stärkt das interne Vertrauen, deckt Integrationsherausforderungen frühzeitig auf und liefert einen Machbarkeitsnachweis, den Sie der Führungsebene leicht präsentieren können.
Eine Studie aus dem Jahr 2022 ergab, dass Unternehmen, die kleine Pilotprojekte im Finanz- oder Personalwesen durchführten, dreimal häufiger erfolgreich RPA auf andere Abteilungen ausweiten konnten. Das Muster ist eindeutig: klein anfangen, die Wirksamkeit beweisen und dann expandieren.
Sobald Sie eine Liste mit Kandidaten haben, benötigen Sie eine strukturierte Methode, um diese zu priorisieren. Dieses Bewertungssystem bietet Ihnen eine objektive Grundlage, um zu entscheiden, was Sie zuerst angehen, anstatt sich für den Prozess zu entscheiden, der gerade am meisten Begeisterung hervorruft.
Erfassen Sie für jeden Kandidatenprozess die folgenden Daten:
Diese Zahlen bilden das Fundament Ihrer Wirtschaftlichkeitsberechnung. Laut Umfragen amortisieren sich Prozesse, bei denen die Automatisierung jährlich mehr als 700 manuelle Arbeitsstunden einspart, voraussichtlich in weniger als 18 Monaten.
Zwei einfache Berechnungen liefern Ihnen eine verlässliche Schätzung:
1. Monatlich eingesparte StundenVolumen × Zeitaufwand pro Aufgabe (in Stunden) = monatlich eingesparte Stunden
2. Jährliche KosteneinsparungenEinsparung der monatlichen Arbeitsstunden × Stundensatz des Mitarbeiters × 12 = jährliche Kosteneinsparung
Ein Prozess, der beispielsweise 400 Mal im Monat ausgeführt wird, pro Durchlauf 15 Minuten dauert und von Mitarbeitern mit einem Stundenlohn von 25 £ durchgeführt wird, spart Folgendes:
Unterschätzen Sie nicht die Kosten von Fehlern. Wenn ein Prozess eine Fehlerquote von 5 % aufweist und die Behebung jedes Fehlers eine Stunde in Anspruch nimmt, summieren sich diese Korrekturstunden schnell und bleiben oft unbemerkt, bis man gezielt danach sucht.
Bewerten Sie jeden Kandidaten anhand dieser fünf Dimensionen von 1 (schlechte Eignung) bis 5 (ausgezeichnete Eignung):
Interpretation der Partitur:
Lassen Sie sich nicht von Begeisterung blenden und betrachten Sie die Bewertungskriterien genauer. Ein Prozess, der zwar 8 Punkte erzielt, aber schlechten Systemzugriff oder instabile Logik aufweist, wird dauerhafte Wartungsprobleme verursachen. Niedrige Punktzahlen haben eine wichtige Aussagekraft.
Diese zehn Prozesse liefern bei Automatisierung in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Betrieb, Daten und E-Commerce durchweg hervorragende Ergebnisse.
1. Rechnungsverarbeitung
Fragen Sie irgendjemanden in einem Finanzteam, was seine schmerzhafteste wiederkehrende Aufgabe ist, und Rechnungsverarbeitung. Das steht in der Regel ganz oben auf der Liste. Die Mitarbeiter öffnen PDFs oder E-Mails, extrahieren wichtige Daten manuell, geben sie in ein ERP- oder Buchhaltungssystem ein, gleichen sie mit Bestellungen ab und kennzeichnen Abweichungen hunderte Male im Monat manuell.
RPA-Bots können all das erledigen: eingehende Rechnungen lesen, wichtige Felder extrahieren, mit Bestellungen abgleichen, im Buchhaltungssystem buchen und Genehmigungsworkflows automatisch auslösen.
Typische Zeitersparnis: 60-80 % Reduzierung der Bearbeitungszeit pro Rechnung.
Der Institut für Finanzen und Management (IOFM) Berichten zufolge benötigen Unternehmen, die RPA für die Rechnungsverarbeitung einsetzen, bis zu 70 % weniger Zeit für diese Funktion und reduzieren die Verarbeitungsfehler um mehr als 20 %.
2. Lohn- und Gehaltsabrechnung
Das Abrufen von Daten aus Stundenzetteln, Personalverwaltungssystemen und Lohnabrechnungsplattformen und deren anschließende zeilenweise Abstimmung ist zeitaufwändig und überraschend fehleranfällig. Ein Bot kann diese Abstimmung automatisch über Nacht durchführen, Unstimmigkeiten zur manuellen Überprüfung kennzeichnen und einen fehlerfreien Bericht erstellen, der rechtzeitig vor Beginn der Frühschicht fertig ist.
Typische Zeitersparnis: 4-8 Stunden pro Abrechnungszyklus.
3. Compliance-Auditierung
Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Das bedeutet oft, Daten aus verschiedenen Systemen abzurufen, um die korrekte Funktion der Kontrollmechanismen zu überprüfen und alles für Prüfungszwecke zu dokumentieren. RPA kann diese Prüfungen planmäßig durchführen, revisionssichere Berichte erstellen und Ihr Team automatisch über Abweichungen informieren.
Wichtiger Hinweis: Bei gemeldeten Ausnahmen sollte immer ein menschlicher Prüfschritt eingeführt werden. Bots erkennen Anomalien hervorragend; Menschen entscheiden besser, wie damit umzugehen ist.
1. Mitarbeiter-Onboarding und -Offboarding
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter bedeutet in der Regel, dass in einem Dutzend verschiedener Systeme Konten angelegt werden: E-Mail, Personalinformationssystem (HRIS), Gehaltsabrechnung, Projektmanagement-Tools und Spesenabrechnungsplattformen. Jeder dieser Schritte erfolgt manuell. Jeder Einzelne birgt das Risiko von Verzögerungen, sodass der neue Mitarbeiter am ersten Tag untätig bleibt.
RPA kann die Kontoerstellung in allen verbundenen Systemen auslösen, sobald ein neuer Mitarbeiterdatensatz bestätigt ist, Begrüßungsnachrichten versenden und die richtigen Zugriffsrechte automatisch bereitstellen, noch bevor die Person das Gebäude betritt.
Typische Zeitersparnis: 2–3 Stunden pro Neueinstellung.
Untersuchungen zeigen, dass Personalabteilungen, die RPA einsetzen, die Einarbeitungszeiten um mindestens 50 % verkürzen, was zu einer höheren Produktivität und einer besseren Mitarbeiterbindung in der Anfangsphase führt.
2. Benutzerzugriffsverwaltung
Die Verwaltung von Zugriffsrechten – also das Erteilen, Ändern oder Entziehen von Zugriffsrechten bei Rollenwechseln – ist zeitkritisch und birgt bei Verzögerungen ein hohes Risiko. Ein Bot kann Zugriffsänderungen umgehend auf Basis von HR-System-Triggern verarbeiten und so Compliance und Sicherheit gewährleisten, ohne dass IT-Tickets bearbeitet werden müssen.
Integrieren Sie die Protokollierung von Zugriffsverwaltungs-Automatisierungen stets in Ihre Prozesse. Viele Branchen benötigen eine lückenlose Dokumentation darüber, wer wann auf welche Daten Zugriff hatte. Sorgen Sie von Anfang an dafür.
1. Kunden-Onboarding
Die Registrierung neuer Kunden erfordert häufig die manuelle Dateneingabe in CRM-, Abrechnungs- und Fulfillment-Systemen. Eine manuelle Vorgehensweise führt zu Verzögerungen, und Verzögerungen zu Beginn einer Kundenbeziehung hinterlassen keinen guten Eindruck.
RPA kann übermittelte Formulardaten abrufen, alle relevanten Systeme gleichzeitig befüllen, Begrüßungsnachrichten auslösen und erste Kontodatensätze in Minuten statt Tagen erstellen.
Eine Fallstudie ergab, dass Finanzdienstleistungsunternehmen die Kundenintegration von durchschnittlich 7 Tagen auf unter 48 Stunden verkürzen konnten, nachdem sie den Prozess automatisiert hatten.
2. Schadensaufnahme
Versicherungs- und Finanzdienstleistungsunternehmen bearbeiten eine große Anzahl eingehender Schadensmeldungen, die jeweils Datenextraktion, -validierung und Weiterleitung an das zuständige Team erfordern. RPA kann die erste Sichtung übernehmen, Informationen extrahieren, die Vollständigkeit prüfen und die Schadensmeldungen nach Art und Komplexität zuweisen, sodass sich Ihre Sachbearbeiter auf die Bearbeitung der Fälle anstatt auf Papierkram konzentrieren können.
Typische Zeitersparnis: bis zu 70 % Reduzierung der Bearbeitungszeit für Schadensfälle.
1. Berichtserstellung
Wöchentliche, monatliche oder tägliche Berichte, die Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführen und jeden Montagmorgen im Posteingang landen, sind wie geschaffen für die Automatisierung. Ein Bot kann die Daten planmäßig extrahieren, eine Vorlage befüllen, Berechnungen durchführen und den fertigen Bericht verteilen – alles noch, bevor Ihre Mitarbeiter an ihren Schreibtischen sind.
Typische Zeitersparnis: 2–5 Stunden pro Berichtszyklus.
Die Automatisierung des digitalen Berichtswesens in globalen Unternehmen steigerte die Pünktlichkeit der Lieferungen um 97 % und reduzierte den manuellen Arbeitsaufwand um über 80 %.
Beginnen Sie mit den am häufigsten angeforderten Berichten. Wenn Stakeholder sehen, dass zuverlässige und zeitnahe Daten automatisch bereitgestellt werden, ergibt sich die interne Begründung für eine Ausweitung der Automatisierung praktisch von selbst.
2. Datenmigration
Die Datenübertragung zwischen Altsystemen und neuen Plattformen ist eine der fehleranfälligsten manuellen Aufgaben in jedem Unternehmen und betrifft in der Regel riesige Datenmengen, bei denen sich kleine Fehler schnell summieren.
RPA kann dank integrierter Validierungsregeln auch große Datenmengen migrieren, wodurch Fehler drastisch reduziert und die Migrationszeiten im Vergleich zu rein manuellen Ansätzen deutlich verkürzt werden.
Eine Studie ergab, dass bei Modernisierungsprojekten bestehender Systeme mithilfe von RPA die Anzahl der Ausnahmen bei der Datenabstimmung um 40 % sank.
1.AuftragsabwicklungSchecks
Für E-Commerce-Unternehmen bedeutet jede einzelne Bestellung die Überprüfung des Status, die Bestätigung des Lagerbestands, die Benachrichtigung des Kunden und das Auslösen von Versandbenachrichtigungen in verschiedenen Systemen. Manuell in großem Umfang ist das ein enormer Aufwand an sich wiederholender Arbeit.
RPA verbindet diese Systeme und führt die Prüfungen und Aktualisierungen automatisch durch, und zwar in dem Umfang, den Ihr Auftragsvolumen erfordert.
Typische Zeitersparnis: 30–60 Sekunden pro Bestellung, was zunächst wenig klingt, sich aber schnell summiert.
Laut einer Capgemini-Umfrage aus dem Jahr 2022 berichteten Einzelhändler, die RPA für die Überprüfung und Aktualisierung von Bestellungen einsetzten, von einem Rückgang der Kundenbeschwerden über den Bestellstatus um 50 %.
Bonus: Preisüberwachung
Die Überwachung der Wettbewerbspreise, die Prüfung von Konkurrenz-Websites, die Nachverfolgung von Änderungen und die Aktualisierung interner Preisregeln sind repetitive, zeitkritische Aufgaben, die im Arbeitsalltag leicht in Vergessenheit geraten. RPA-Bots können diese Prüfungen planmäßig durchführen, Änderungen kennzeichnen und sogar Preisaktualisierungen innerhalb definierter Parameter auslösen. So bleiben Sie wettbewerbsfähig, ohne dass sich jemand darum kümmern muss.
Lassen Sie uns das ROI-Framework anhand eines realen Szenarios konkretisieren.
Ein wachsendes E-Commerce-Unternehmen erhält monatlich rund 600 Lieferantenrechnungen. Für jede einzelne Rechnung muss ein Mitglied des Finanzteams Folgendes tun:
Die Bearbeitung einer Rechnung dauert etwa 8 Minuten. Der zuständige Mitarbeiter im Finanzteam verdient 28.000 £ pro Jahr, was bei Vollauslastung etwa 14,40 £ pro Stunde entspricht.
Monatlicher Zeitaufwand:600 Rechnungen × 8 Minuten = 4.800 Minuten = 80 Stunden/Monat
Jährliche Stunden:80 × 12 = 960 Stunden/Jahr
Jährliche Kosten:960 × 14,40 £ = 13.824 £/Jahr
Da RPA die Standardrechnungen (ca. 85 % des Volumens) automatisch verarbeitet, bearbeitet der Bot monatlich etwa 510 Rechnungen. Die verbleibenden 90 Ausnahmen werden einem menschlichen Prüfer zur Bearbeitung vorgelegt, der sie in einem Bruchteil der üblichen Zeit erledigt.
Jährliche Nettoersparnis: ca. 11.750 £ vor Berücksichtigung von Kosten für Fehlerkorrekturen, vermiedenen Säumniszuschlägen oder etwaigen Gewinnen aus Frühzahlungsrabatten.
UiPath-Kunden berichten von noch größeren Einsparungen, wenn sie nicht nur die direkten Lohnkosten, sondern auch die entgangenen Skontoabzüge (oft 1–2 % des Rechnungsbetrags) berücksichtigen.
Die finanzielle Argumentation ist solide, aber auch die weniger messbaren Vorteile zählen:
Bei internen Präsentationen: Stellen Sie die harten Fakten in den Vordergrund, aber vernachlässigen Sie nicht die immateriellen Vorteile. Finanzdirektoren reagieren auf Kosteneinsparungen, operative Führungskräfte auf weniger Fehler und schnellere Durchlaufzeiten. Sprechen Sie beide Gruppen an.
Sogar erfahrene TeamsMan stößt manchmal zufällig darauf. Wenn man sie im Voraus kennt, kann man viel Zeit und Geld sparen.
Das ist der häufigste Fehler bei RPA, Punkt. Wenn ein Prozess bereits ineffizient oder inkonsistent ist, behebt die Automatisierung das Problem nicht; sie verschärft es im Gegenteil massiv.
Die Lösung: Führen Sie eine Prozessoptimierung durch, bevor Sie mit der Automatisierungsentwicklung beginnen. Ein schlankerer Prozess lässt sich schneller erstellen und läuft deutlich zuverlässiger.
Das Überspringen formaler Prozessdokumentationen, um schneller mit der Entwicklung beginnen zu können, ist ein vermeintlicher Fehler, der fast immer mehr kostet als er einspart. Undokumentierte Sonderfälle treten mitten in der Entwicklung auf und verursachen teure Nacharbeiten. Selbst ein einfaches Flussdiagramm reduziert das Entwicklungsrisiko erheblich.
Die Lösung: Investieren Sie Zeit in die sorgfältige Abbildung des Prozesses, bevor Sie eine Zeile Automatisierungslogik schreiben.
Der am einfachsten zu automatisierende Prozess ist nicht immer der wertvollste. Teams entscheiden sich manchmal für einfache Aufgaben mit geringem Volumen, um erste Erfolge zu erzielen, nur um dann festzustellen, dass der geschäftliche Nutzen zu gering ist, um eine Ausweitung des Programms zu rechtfertigen.
Die Lösung: Nutzen Sie das Bewertungssystem, um Prioritäten nach Wirkung und nicht nur nach Benutzerfreundlichkeit zu setzen.
Hüten Sie sich vor „Scheinautomatisierung“: Bots, die in Demos zwar beeindruckend aussehen, aber Kosten und Aufwand nicht wesentlich reduzieren. Jedes Automatisierungsprojekt sollte auf ein messbares Geschäftsergebnis ausgerichtet sein.
Nicht jeder Bot muss jede mögliche Ausnahme behandeln. Die Entwicklung komplexer Logik für Grenzfälle, die nur 2 % des Volumens ausmachen, kann die Entwicklungszeit verdoppeln.
Die Lösung: Beginnen Sie mit der direkten Verarbeitung des Standardpfads und fügen Sie dann iterativ eine Ausnahmebehandlung basierend auf den tatsächlichen Daten hinzu.
Wenn Mitarbeiter nicht in den Prozess eingebunden werden, halten sie manchmal Informationen zurück, berichten ungenaue Prozessdetails oder ziehen sich stillschweigend vom Projekt zurück. Niemand möchte das Gefühl haben, durch Automatisierung seinen Arbeitsplatz zu verlieren.
Die Lösung: Transparenz. Automatisierung sollte als etwas dargestellt werden, das die ungeliebten Aufgaben übernimmt, nicht als Ersatz für die Mitarbeiter selbst. Prozessverantwortliche sollten von Anfang an einbezogen werden.
Sie haben Ihre Kandidaten identifiziert, die Chancen bewertet und gelernt, was Sie vermeiden sollten. So gehen Sie von der Planung zur Umsetzung der Automatisierung über.
Nutzen Sie die oben beschriebenen Schritte zur Ermittlung von drei bis fünf Prozessen, um eine Auswahlliste zu erstellen. Bewerten Sie jeden Prozess anhand der Eignungsbewertung und der ROI-Formel.
Ordnen Sie Ihre Auswahlliste nach Gesamtpunktzahl und ROI-Potenzial. Wählen Sie den besten Kandidaten als Pilotprojekt aus, idealerweise ein System mit hohem Volumen, Stabilität und Regelbasierung. Finanz- und HR-Prozesse eignen sich in dieser Phase oft gut.
Entwickeln Sie den Bot für Ihr Pilotprojekt mit einem klar definierten Umfang. Beginnen Sie mit einem kleinen Ansatz: Automatisieren Sie zunächst den Standardablauf und erweitern Sie ihn in späteren Iterationen um die Behandlung von Ausnahmen. Legen Sie einen Zeitplan und Erfolgskriterien fest.Vor Die Entwicklung beginnt.
Vergleichen Sie nach vier bis acht Wochen im Live-Betrieb die tatsächliche Leistung mit Ihren Prognosen. Wie viele Stunden wurden eingespart? Wie hoch war die Fehlerrate? Lief der Bot zuverlässig? Dokumentieren Sie alles; diese Zahlen bilden die Grundlage für die Entscheidung, das Programm auszuweiten.
Nutzen Sie die Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt, um Ihre Vorgehensweise zu optimieren, und gehen Sie dann zum nächsten Prozess auf Ihrer Liste über. Investieren Sie mit dem Wachstum Ihres Programms in ein Kompetenzzentrum (Center of Excellence, CoE), ein kleines internes Team, das für Governance, Standards und die kostengünstigere und schnellere Umsetzung jeder nachfolgenden Automatisierung verantwortlich ist.
Erfassen Sie mehr als nur die eingesparte Zeit. Was macht Ihr Team mit den durch Automatisierung gewonnenen Stunden? Zeit, die für strategische Aufgaben, besseren Kundenservice oder umsatzgenerierende Aktivitäten genutzt wird, ist ein deutlich überzeugenderes Argument für Investitionen in Automatisierung als reine Effizienzkennzahlen.
Zu wissen, wo man suchen muss, ist die halbe Miete bei RPA. Die zehn von uns behandelten Prozesse – von der Rechnungsverarbeitung bis zur Auftragsabwicklung – sind keine theoretischen Beispiele. Sie sind Beispiele dafür, wie Teams Woche für Woche wertvolle Zeit zurückgewinnen und diese für sinnvolle Aufgaben nutzen können.
Die Technologie selbst ist nicht das Schwierigste. Schwieriger ist es, den richtigen Ausgangspunkt zu wählen, den Prozess vor der Automatisierung zu optimieren und intern Dynamik zu erzeugen, die aus einem einzelnen Pilotprojekt ein echtes Programm macht.
Sie brauchen keinen perfekten Plan, um anzufangen. Wählen Sie einfach einen Prozess, der Probleme bereitet, analysieren Sie die Zahlen und beweisen Sie, dass es funktioniert. Alles Weitere ergibt sich dann von selbst.
Wenn Sie Hilfe dabei benötigen, herauszufinden, wo dieser erste Schritt liegen sollte, berät Sie unser Team gerne unverbindlich und bietet Ihnen einen klaren Blick darauf, wo die Automatisierung den größten Unterschied für Ihr Unternehmen ausmachen könnte.
Prüfen Sie es anhand der drei Rs: Ist es repetitiv, regelbasiert und arbeitet es mit lesbaren digitalen Daten? Nutzen Sie anschließend die Eignungsbewertung, um es hinsichtlich Logik, Datenstruktur, Stabilität, Systemzugriff und Standardisierung zu bewerten. Ein Wert über 20 ist ein klares positives Signal.
Rechnungsverarbeitung und Berichtserstellung gehören durchweg zu den schnellsten Prozessen. Beide sind klar definiert, bearbeiten große Datenmengen und basieren auf strukturierten Daten. Daher ist ein einsatzbereiter Bot innerhalb von vier bis sechs Wochen realistisch, und ein messbarer ROI lässt nicht lange auf sich warten.
Bei gut gewählten, hochvolumigen Prozessen amortisiert sich die Investition in der Regel innerhalb von drei bis sechs Monaten nach der Inbetriebnahme. Einige Implementierungen, insbesondere im Finanzwesen oder bei der Datenerfassung, amortisieren ihre Kosten bereits im ersten Betriebsquartal.
RPA ist definitiv nicht nur für Großunternehmen geeignet. Auch wenn Ihr Unternehmen viele wiederkehrende manuelle Prozesse wie Auftragsbearbeitung, Kunden-Onboarding und Reporting durchführt, kann sich RPA wirtschaftlich durchaus lohnen. Cloudbasierte RPA-Plattformen haben die Einstiegskosten zudem deutlich gesenkt.
Es geht weniger um Ersatz als vielmehr um Partnerschaft. RPA glänzt bei strukturierten, regelbasierten Aufgaben. KI ergänzt dies um die Fähigkeit, unstrukturierte Daten zu verarbeiten, Entscheidungen zu treffen und aus Mustern zu lernen. Moderne Plattformen kombinieren zunehmend beides. KI bewältigt die Komplexität, und RPA führt die Aktionen aus. Die Kombination von Tools wie OCR und KI mit RPA erweitert beispielsweise die Automatisierung auf dokumentenintensive Prozesse wie die Extraktion von Rechnungs- und Vertragsdaten, die für RPA allein nicht realisierbar gewesen wären.
Grüße! Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic Solutions. Bei 2Hats Logic Solutions widmen wir uns der Bereitstellung von technischem Fachwissen und der Lösung Ihrer Probleme in der Welt der Technologie. Unsere Blog-Seite dient als Ressource, in der wir Einblicke und Erfahrungen teilen und wertvolle Perspektiven auf Ihre Fragen bieten.
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Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic. Erzählen Sie uns von Ihren Zielen, und ich werde Ihre Nachricht persönlich prüfen, um zu sehen, wie wir Ihnen helfen können, sie zu erreichen.
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