Warum Shopify-Marken Business Central bevorzugen: Der vollständige Leitfaden

Du hast etwas Echtes geschaffen.

Die Bestellungen treffen ein. Das Team hat alle Hände voll zu tun. Wir wachsen.

Und doch … irgendwo zwischen der anfänglichen Begeisterung über das Wachstum und dem Tagesgeschäft fühlt es sich plötzlich schwieriger an als erwartet. Der Lagerbestand stimmt nicht. Die Finanzabteilung verlangt sauberere Zahlen. Die Auftragsabwicklung benötigt schnellere Prozesse. Und Ihr App-Stack wächst stetig, aber die Probleme bleiben bestehen.

Das ist in der Regel der Zeitpunkt, an dem Shopify-Marken anfangen, nach einem geeigneten Backoffice-System zu suchen.

Für viele wachsende Teams ist Microsoft Dynamics 365 Business Central die Lösung, nicht weil es im Trend liegt, sondern weil es die operativen Engpässe behebt, die Shopify (und ein Flickenteppich von Apps) in großem Umfang nicht lösen können.

Lasst es uns aufschlüsseln.

Was ist die Shopify Business Central Integration?

Eine Shopify Business Central-Integration verbindet Ihren Shopify-Shop mit Dynamics 365 Business Central (Microsofts Cloud-ERP-System) mithilfe des nativen Shopify-Connectors von Microsoft.

Stellen Sie es sich so vor: Shopify betreibt Ihren Online-Shop. Business Central steuert Ihre Geschäftsprozesse. Die Schnittstelle sorgt dafür, dass beide Systeme reibungslos zusammenarbeiten – ganz ohne Tabellenkalkulationen, Exporte oder ständige manuelle Korrekturen.

Sobald der Konnektor angeschlossen ist, können Sie synchronisieren:

• Bestellungen (Shopify → Business Central)
• Lagerbestand (Business Central → Shopify, damit Shopify den korrekten Lagerbestand anzeigt)
• Produkte/Varianten
• Kunden (und B2B-Unternehmen)
• Auftragsabwicklungsstatus und Sendungsverfolgung (Business Central → Shopify)
• Preisregeln (einschließlich B2B-Szenarien)
• Unterstützung bei der Finanzbuchhaltung (damit Ihre Berichterstattung verständlich ist)

Shopify-Wachstumsschmerzen, die Sie wahrscheinlich spüren

Bevor wir über Lösungsansätze sprechen, wollen wir uns ansehen, was in den meisten wachsenden Shopify-Teams vor sich geht.

Probleme mit der manuellen Inventur

Der Lagerbestand wird an zu vielen Stellen aktualisiert. Jemand passt Shopify an, jemand anderes aktualisiert eine Tabelle und wieder jemand anderes optimiert ein Lagerverwaltungssystem. Irgendwann kommt es zu Überverkäufen, und man merkt es erst, wenn sich ein Kunde beschwert.

Auftragsverzögerungen aufgrund unterbrochener Arbeitsabläufe

Shopify erfasst die Bestellung einwandfrei. Doch dann beginnt die eigentliche Arbeit: Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Retouren und Berichtswesen. Wenn diese Schritte außerhalb von Shopify stattfinden, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als CSV-Dateien zu exportieren oder Daten zwischen Systemen zu kopieren.

Das App-Stack-Problem

Die meisten Marken entscheiden sich nicht bewusst für Komplexität. Sie entsteht einfach mit jeder einzelnen App:

• Inventar-App
• Buchhaltungs-App
• Versand-App
• B2B-Preis-App
• Berichtstool
  …und plötzlich erfordert die Bearbeitung einer einzigen Bestellung fünf Logins und drei Workarounds.

Warum Business Central für Shopify-Marken Vorteile bietet

Business Central ist nicht einfach nur ein weiteres Werkzeug; es ist das System, das Ihnen hilft, aufzuhören, Werkzeuge notdürftig zusammenzukleben.

Bestandssynchronisierung in Echtzeit (auch standort- und filialübergreifend)

Business Central sorgt dafür, dass die Lagerbestände in Shopify stets aktuell sind und die verfügbaren Bestände Ihres Unternehmens, über alle Lager und Standorte hinweg, genau widerspiegeln.

Verkaufen Sie regionsübergreifend? Betreiben Sie mehr als einen Shopify-Shop? Business Central unterstützt Multi-Store-Shopify-BC-Setups, bei denen mehrere Shops in ein zentrales Betriebssystem integriert sind (mit Konfiguration auf Shop-Ebene).

Automatisierte Auftragsabwicklung und -erfüllung

Bestellungen können über die Jobwarteschlange des Konnektors automatisch in Business Central übertragen werden. Das bedeutet weniger manuelle Schritte, weniger Fehler und eine schnellere Verarbeitung.

Wenn die Auftragsabwicklung in Business Central erfolgt, können die Tracking-Details mit Shopify synchronisiert werden, sodass die Kunden auf dem Laufenden bleiben, ohne dass Ihr Team zusätzliche Arbeit leisten muss.

Finanzielle Transparenz, die genutzt werden kann

Das ist ein wichtiger Grund für den Markenwechsel.

Anstatt Einnahmen, Gebühren, Kosten und Margen plattformübergreifend mühsam zusammenzutragen, bietet Ihnen Business Central einen zentralen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen: Umsatz, Kosten, Lagerwert und Rentabilität.

Wenn Sie es satt haben, dass sich die „Finanzmathematik“ am Monatsende in Tabellenkalkulationen verliert, ist dies die Lösung.

Cloud-Skalierbarkeit ohne Upgrade-Drama

Business Central ist eine SaaS-Lösung. Microsoft kümmert sich um Updates und Infrastruktur, sodass Sie Ihr System skalieren können, ohne alle paar Jahre teure Upgrade-Projekte planen zu müssen.

Shopify + Business Central

Fazit: Shopify ist eine hervorragende Verkaufsplattform. Business Central unterstützt Sie dabei, das dazugehörige Geschäft reibungslos zu führen.

Gründe, warum Marken diesen Schritt wagen (Was verbessert sich zuerst?)

Weniger Auftragsabwicklungsfehler

Wenn Bestellungen und Lagerbestände automatisch synchronisiert werden, entfallen die manuellen Eingriffe, und genau dort passieren die meisten Fehler (falsche Mengen, verpasste Aktualisierungen, Lieferverzögerungen).

Bessere Entscheidungen (weil die Berichterstattung nicht verzögert wird)

Business Central ist optimal mit Power BI kompatibel, sodass Sie Dashboards erstellen können, die den tatsächlichen Geschäftsbetrieb, die Vertriebsleistung, den Lagerbestand, die Rentabilität und den Cashflow widerspiegeln.

Statt erst nach Monatsende zu reagieren, können Sie Probleme erkennen, solange sie noch behebbar sind.

Ein Backend für B2B + DTC

Wer im Großhandel und im Direktvertrieb tätig ist, kennt die Probleme bereits: unterschiedliche Preisgestaltung, separate Arbeitsabläufe und ein unübersichtliches Kundenmanagement.

Business Central unterstützt B2B-Workflows nativ, und der Konnektor kann die Zuordnung und den Abgleich von Kunden und Unternehmen unterstützen, was die Dynamics 365 Shopify-Integration zu einer guten Wahl für hybride Geschäftsmodelle macht.

Filialwachstum ohne Einstellung weiterer Verwaltungsmitarbeiter

Ein zweiter Shopify-Shop muss nicht bedeuten, dass sich der Arbeitsaufwand verdoppelt. Mit Business Central lassen sich mehrere Shops in einer einzigen Betriebsebene zusammenfassen, sodass Wachstum nicht automatisch mehr Personal bedeutet.

Erfolgsgeschichte

Modemarke (Direktvertrieb + Großhandel)

Vor:

• 2–3 Stunden/Tag werden für die Bestandsabstimmung aufgewendet.
• Überverkauf aufgrund von Verzögerungen und manuellen Anpassungen
• Großhandelsbestellungen werden per E-Mail und Tabellenkalkulationen abgewickelt.
• Monatsabschluss dauert 5+ Tage

Nach Shopify + Business Central:

• Der Versöhnungsaufwand wird minimiert (die Synchronisierung übernimmt die Hauptarbeit).
• Überverkäufe sinken drastisch, weil Shopify die tatsächliche Verfügbarkeit widerspiegelt.
• Großhandelspreise und Arbeitsabläufe sind in Business Central integriert.
• Der Monatsabschluss wird beschleunigt, da die Daten nicht verstreut sind.

So funktioniert die Synchronisierung

Der Konnektor nutzt die Shopify Admin API (GraphQL) zum Datenaustausch und führt die Synchronisierung über eine Jobwarteschlange in Business Central durch. Sie können Synchronisierungsintervalle planen oder die Synchronisierung manuell auslösen.

Normalerweise in beide Richtungen synchronisiert:

• Produkte + Varianten (oft inklusive Barcodes, Etiketten, Bildern usw.)
• Kunden und Unternehmen (mit intelligenten Matching-Regeln)
• Bestellungen (Shopify → BC)
• Erfüllungsstatus + Sendungsverfolgung (BC → Shopify)
• Lagerbestände (BC → Shopify)

Typischerweise unidirektional (BC → Shopify):

• Rechnungen veröffentlicht (damit Kunden darauf zugreifen können)
• erweiterter Produkt-/Marketingtext (je nach Konfiguration)

Was der Native Connector abdeckt (und wo Sie möglicherweise Hilfe benötigen)

Der native Konnektor eignet sich hervorragend für:

• Standardmäßige Produkt-/Lager-/Auftragsabläufe
• Filialverbundsysteme
• Geplante Synchronisierung + Automatisierung
• B2B-Kundenmapping und Preisszenarien
• zentralisierte Lagerhaltung an allen Standorten

Eine Partnerlösung ist hilfreich, wenn Sie Folgendes haben:

• komplexe Preislogik jenseits der Standardregeln
• nicht standardmäßige Fulfillment-Workflows
• 3PL-Integrationen
• Migration bestehender ERP-Systeme und historische Daten
• erweiterte Berichtspflichten

Praktische Einrichtungsschritte

Hier ist ein einfacher Weg, dem die meisten Teams folgen:

1. Zuerst die Shopify-Daten bereinigen: Artikelnummern standardisieren, Varianten überprüfen, Duplikate entfernen und Standorteinstellungen bestätigen.

2. Business Central vorbereiten: Beginnen Sie mit einer Testversion oder stellen Sie sicher, dass Ihre Umgebung auf dem neuesten Stand ist.
Erste Schritte

3. Konnektor installieren/konfigurieren: Erstellen Sie in Business Central einen Shopify-Shop-Datensatz und autorisieren Sie ihn in der Shopify-Administration.

4. Kartendaten erfassen und in der Sandbox testen: Legen Sie fest, welche Daten synchronisiert werden sollen (Produkte, Standorte, Kunden, Preise). Führen Sie bitte frühzeitige Tests durch, beheben Sie etwaige Diskrepanzen und anschließend

5. Live gehen + Automatisierung planen: Die Häufigkeit der Jobwarteschlange basierend auf dem Volumen konfigurieren (höheres Volumen = häufigere Synchronisierung).

Abschluss

Wenn Sie genug von manuellen Korrekturen, einer Flut von Apps und unklaren Zahlen haben, kann ein Business Central Shopify Connector Ihren Shopify-Shop in einen skalierbaren Betrieb verwandeln – mit sauberem Inventar, schnellerer Auftragsabwicklung und verlässlichen Finanzdaten.

Wir von 2HatsLogic helfen Shopify-Marken in den USA und Europa dabei, die Shopify Business Central-Integration richtig, schnell, sauber und ohne unangenehme Überraschungen umzusetzen.