Die Führung eines kleinen oder mittelständischen B2B-Unternehmens erfordert viele verschiedene Aufgaben. Man jongliert gleichzeitig mit Kundenbestellungen, Lagerverwaltung, Lieferantenkoordination und dem Versuch, das Unternehmen auszubauen.
Aber hier liegt das Problem: Die manuelle Auftragsabwicklung bremst Sie aus.
Wenn Ihr Team Bestellungen noch immer manuell per E-Mail, Telefon oder Fax erfasst, verlieren Sie Zeit, Geld und Kunden. Die gute Nachricht? Die Automatisierung der Bestellerfassung kann Ihr Unternehmen über Nacht revolutionieren.
Lassen Sie uns untersuchen, warum Automatisierung nicht mehr nur ein nettes Extra ist, sondern unerlässlich für die Wettbewerbsfähigkeit.
Die Auftragserfassung ist der Prozess des Sammelns und Speicherns von Kundenbestellungen in Ihrem System. Sie umfasst alle Details: Produktnamen, Mengen, Preise, Lieferadressen und Zahlungsinformationen.
Die manuelle Auftragserfassung beinhaltet, dass das Team diese Daten manuell aus E-Mails, PDFs, Telefonanrufen oder Papierformularen in Ihr Auftragsverwaltungssystem oder Ihre Tabellenkalkulation eingibt.
Die automatisierte Auftragserfassung nutzt Software, um Bestelldetails aus verschiedenen Kanälen zu extrahieren und direkt in Ihr System einzuspeisen.ERP, CRM oder ein Auftragsverwaltungssystem, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt.
Kleine und mittelständische B2B-Unternehmen Die manuelle Auftragserfassung stellt uns vor besondere Herausforderungen:
WARNUNG: Branchenstudien zufolge liegt die Fehlerquote bei der manuellen Dateneingabe bei 1–4 %. Für ein Unternehmen, das monatlich 1.000 Bestellungen bearbeitet, bedeutet das 10–40 Fehler pro Monat, was zu Retouren, Rückerstattungen und unzufriedenen Kunden führt.
Automatisierung macht manuelle Dateneingabe überflüssig. Bestellungen, die früher 15 Minuten dauerten, werden jetzt in Sekundenschnelle bearbeitet. Ihr Team kann sich auf Kundenservice und strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt Daten einzugeben.
Software erkennt Handschriften korrekt und macht keine Tippfehler. Automatisierte Systeme validieren Daten in Echtzeit und erkennen Fehler, bevor sie zu Problemen werden.
Statt mehr Personal für die Bewältigung steigender Auftragsvolumina einzustellen, skaliert die Automatisierung mit Ihrem Unternehmen. Eine Studie ergab, dass Unternehmen dadurch durchschnittlich 4–8 US-Dollar pro Auftrag einsparen.Bestellung automatisiert abgewickelt Die
PROFI-TIPP: Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial mit dieser einfachen Formel: (Durchschnittliche Bestellungen pro Monat) × (Minuten pro Bestellung / 60) × (Stundenlohn) = Monatliche Kosten der manuellen Bearbeitung. Die meisten KMU stellen fest, dass sie allein für die manuelle Auftragserfassung monatlich 3.000 bis 10.000 US-Dollar ausgeben.
Mit steigender Auftragslage übernehmen automatisierte Systeme die Lastverteilung, ohne dass zusätzliches Personal benötigt wird.Das bedeutet, dass Sie den Umsatz steigern können, ohne die Betriebskosten proportional zu erhöhen.
Schnellere Bearbeitung bedeutet schnellere Auftragsabwicklung. Weniger Fehler bedeuten zufriedenere Kunden. Automatisierte Auftragsbestätigungen halten Kunden auf dem Laufenden. Das Ergebnis? Höhere Kundenbindung und mehr Weiterempfehlungen.
Man muss kein Technikexperte sein, um Automatisierung einzuführen. Hier ist der grundlegende Arbeitsablauf:
ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN: Die besten Automatisierungslösungen bieten vorgefertigte Konnektoren für gängige Plattformen, sodass die Einrichtung nur Tage statt Monate dauert. Achten Sie bei der Verwendung spezialisierter Software auf Lösungen mit API-Zugriff für individuelle Integrationen.
Fertigung: Ein mittelständischer Hersteller von Industrieteilen reduzierte die Auftragsbearbeitungszeit von 12 Minuten auf unter 2 Minuten pro Auftrag, wodurch er 40 % mehr Aufträge ohne zusätzliches Personal abwickeln konnte.
Vertrieb: Ein Großhändler-Fehler in der Schnittreihenfolge von 3,5 % auf 0,4 %, was jährliche Einsparungen von über 50.000 US-Dollar an Retouren und Nachlieferungen ermöglicht.
E-Commerce: JaOnline-B2B. Der Lieferant automatisierte die Bestellungen aus fünf verschiedenen Vertriebskanälen in ein einheitliches System, wodurch doppelte Eingaben vermieden und die Bearbeitungskosten um 60 % gesenkt wurden.
Bei der Bewertung von Auftragsverwaltungssoftware sollten Sie folgende Funktionen priorisieren:
✓ Erfassung über mehrere Kanäle (E-Mail, EDI, Web, Mobilgeräte)✓ ERP/CRM-Integration mit Ihren bestehenden Tools✓ Echtzeitvalidierung zur sofortigen Fehlererkennung✓ Automatisierte Workflows für Genehmigungen und Weiterleitung✓Mobile Zugänglichkeit für Vertriebsteams im Außendienst✓ Berichterstattung und Analysen zur Leistungsverfolgung✓Skalierbarkeit um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen
Ihre Konkurrenten automatisieren ihre Prozesse. Ihre Kunden erwarten einen schnelleren Service. Ihr Team ist durch die manuelle Dateneingabe überlastet.
Die Frage ist nicht, ob Sie die Auftragserfassung automatisieren sollten, sondern wann.
Je länger Sie warten, desto mehr Geld verlieren Sie durch Ineffizienz, Fehler und verpasste Wachstumschancen. Wettbewerber, die auf Automatisierung setzen, gewinnen derweil Marktanteile, indem sie besseren Service zu geringeren Kosten anbieten.
Die Automatisierung bietet fünf wesentliche Vorteile: schnellere Bearbeitung (über 50 % Zeitersparnis), weniger Fehler (80 % weniger Fehler), geringere Arbeitskosten (4-8 US-Dollar Einsparung pro Bestellung), einfache Skalierbarkeit ohne Neueinstellungen und höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere und genauere Auftragsabwicklung.
Wählen Sie zunächst eine Auftragsverwaltungssoftware, die sich in Ihr ERP- oder CRM-System integrieren lässt. Die Software erfasst Bestellungen aus verschiedenen Kanälen (E-Mail, Web, EDI), validiert die Daten automatisch und überträgt die Bestellungen direkt in Ihre bestehenden Systeme. Die Implementierung dauert in der Regel 2–4 Wochen.
Ja. Die Automatisierung bewältigt steigende Auftragsvolumina ohne zusätzliches Personal. Während für die manuelle Bearbeitung täglich etwa eine Person pro 200–300 Bestellungen benötigt wird, können automatisierte Systeme Tausende von Bestellungen mit demselben kleinen Team bearbeiten. So können Sie Ihren Umsatz steigern, ohne die Mitarbeiterzahl proportional zu erhöhen.
Grüße! Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic Solutions. Bei 2Hats Logic Solutions widmen wir uns der Bereitstellung von technischem Fachwissen und der Lösung Ihrer Probleme in der Welt der Technologie. Unsere Blog-Seite dient als Ressource, in der wir Einblicke und Erfahrungen teilen und wertvolle Perspektiven auf Ihre Fragen bieten.
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