Kurzzusammenfassung
RPA (Robotic Process Automation) schließt die Lücke zwischen Ihrem Shopware-Onlineshop und Dynamics 365 ERP – ganz ohne aufwendige Programmierung oder teure Middleware. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen die Grundlagen der automatisierten Dateneingabe zwischen diesen beiden Systemen: von der Auswahl der richtigen Prozesse über die Bereitstellung Ihres ersten Bots bis hin zur Skalierung entlang Ihres gesamten Order-to-Cash-Zyklus.
Sie kennen das Prozedere. Ein Kunde bestellt um 2 Uhr nachts in Ihrem Shopware-Shop. Wenn sich Ihr Team am nächsten Morgen einloggt, befindet sich die Bestellung in einer Warteschlange und wartet darauf, dass jemand Kundendaten, Produkt-SKUs, Mengen und Versandinformationen manuell in Dynamics 365 überträgt.
Und jetzt multiplizieren Sie das mit fünfzig Bestellungen. Oder mit zweihundert. Ab da fangen die Probleme an.
Die manuelle Dateneingabe zwischen Ihrer E-Commerce-Plattform und Ihrem ERP-System ist einer dieser stillen Produktivitätskiller, über die niemand spricht, bis sich Fehler häufen, Bestellungen verspätet versendet werden und Kunden negative Bewertungen hinterlassen. Wenn Sie ein wachsendes E-Commerce-Unternehmen mit Shopware betreiben und die Backoffice-Prozesse mit Dynamics 365 verwalten, kennen Sie dieses Problem wahrscheinlich nur zu gut.
Die gute Nachricht? RPA (Robotic Process Automation) verbindet diese beiden Systeme, ohne Ihre bestehende IT-Infrastruktur grundlegend zu verändern. Keine teure, individuell angepasste Middleware. Keine sechsmonatigen IT-Projekte. Intelligente Software-Bots, die die manuellen Arbeitsschritte Ihres Teams automatisieren – schneller, kostengünstiger und rund um die Uhr.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige zur Integration von RPA in Ihr ERP-System. Wir erklären Ihnen, warum es wichtig ist, welche Prozesse Sie zuerst automatisieren sollten, wie Sie Ihren ersten Shopware-zu-Dynamics-365-Bot erstellen und wie Sie die Integration anschließend skalieren. Los geht’s!
Hier ist, was die manuelle Dateneingabe zwischen Shopware und Dynamics 365 Sie tatsächlich kostet:
RPA löst diese Probleme durch den Einsatz von Software-Bots, die menschliche Aktionen in Ihren Systemen nachahmen. Sie lesen Bestellungen aus Shopware, erfassen Daten in Dynamics 365, aktualisieren den Lagerbestand und lösen Rechnungen aus – alles ohne menschliches Eingreifen.
RPAEs handeln sich um Software, die menschliche Aktionen am Computer nachahmt. Hier klicken, dort tippen, dies kopieren, das einfügen. Der Unterschied? Bots erledigen das in Sekundenschnelle, rund um die Uhr und fehlerfrei.
RPA-Bots sind mit nahezu jeder Anwendung kompatibel – mit ERP-, CRM-, E-Mail- und Tabellenkalkulationssystemen sowie sogar mit älteren Systemen ohne API. Das macht sie so vielseitig für E-Commerce-Unternehmen, die mit einer Vielzahl unterschiedlicher Tools arbeiten.
In einem typischen Shopware-zu-Dynamics-365-Workflow ist der RPA-Bot:
Der gesamte Vorgang dauert weniger als zwei Minuten. Kein Mensch greift ein, es sei denn, es tritt etwas Ungewöhnliches auf, wie beispielsweise ein nicht vorrätiger Artikel oder eine verdächtige Zahlung.
Lasst uns über echte Vorteile sprechen, nicht nur über Schlagworte.
Stellen Sie sich einen mittelständischen Modehändler vor, der Shopware für seinen Onlineshop und Dynamics 365 für Finanzen und operative Abläufe nutzt. Während eines saisonalen Schlussverkaufs schnellen die Bestellungen von 200 auf 2.000 pro Tag in die Höhe. Ohne Automatisierung müsste er Aushilfskräfte einstellen, diese schulen und hoffen, dass die Fehlerquote im Rahmen bleibt.
Mit RPA? Der Bot bewältigt den Auftragsanstieg mühelos. Bestellungen fließen in Echtzeit in Dynamics 365 ein.Bestandsaktualisierungen:Rechnungen werden automatisch erstellt. Das Team kann sich so auf Kundenerlebnis und strategische Planung konzentrieren, anstatt Daten einzugeben.
Nehmen wir beispielsweise einen B2B-Industriegroßhändler, der über Shopware an Kunden in ganz Europa verkauft. Er verarbeitet Bestellungen in verschiedenen Währungen, mit unterschiedlichen Steuerregeln pro Land und komplexen Versandbedingungen. Die manuelle Eingabe jeder Bestellung in Dynamics 365 bedeutet, sich durch Steuereinstellungen, Währungsumrechnungen und Compliance-Felder zu navigieren – ein Prozess, der manuell 15 bis 20 Minuten pro Bestellung in Anspruch nimmt. Ein RPA-Bot erledigt diese gesamte Logik in Sekundenschnelle und wendet die korrekten Regeln automatisch anhand des Kundenlandes und der Bestelldetails an.
Das sind keine hypothetischen Szenarien. Es sind genau die Herausforderungen, die wir bei 2HatsLogic für unsere Kunden in den GCC- und europäischen Märkten haben. Das Muster ist immer dasselbe: umfangreiche, regelbasierte Arbeit, die die Kapazität und Lebensqualität Ihres Teams beeinträchtigt.
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Nicht jeder Prozess eignet sich für RPA. Am besten geeignet sind Aufgaben mit hohem Volumen, Regelbasierung und Wiederholungscharakter. Hier sind die Top-Kandidaten für die Automatisierung von Shopware mit Dynamics 365:
Bevor Sie irgendetwas automatisieren, sollten Sie Ihren Bewerbungsprozess anhand dieser Checkliste durchgehen:
Wenn Sie alle fünf Fragen mit Ja beantwortet haben, ist das Ihr erster Automatisierungskandidat.
Profi-Tipp: Brauchen Sie Hilfe bei der Auswahl der richtigen Prozesse? Unser Leitfaden dazu, wie man RPA-Möglichkeiten erkennt, wird Schritt für Schritt erklärt.
Es gibt drei Hauptmöglichkeiten, Shopware und Dynamics 365 mit RPA zu verbinden. Jede hat ihre Stärken, und die richtige Wahl hängt von Ihrer Konfiguration ab.
Dies ist der Goldstandard. Sowohl Shopware 6 als auch Dynamics 365 bieten leistungsstarke REST-APIs. Ihr RPA-Bot nutzt die Webhooks von Shopware, um neue Bestellungen zu erkennen, und die OData-APIs oder -Konnektoren von Dynamics 365, um Daten zu übertragen. Es ist schnell, stabil und sicher.
Ideal für: Unternehmen mit API-Zugriff und gewissen technischen Kapazitäten.
Wenn APIs nicht verfügbar sind, verwenden Sie möglicherweise eine ältere Version von Dynamics NAV. Wenn ein Drittanbieter-Plugin keine Endpunkte bereitstellt, kommt die UI-Automatisierung zum Einsatz. Der Bot meldet sich in der Anwendung an, navigiert durch die Bildschirme, gibt Daten in Felder ein und klickt auf Schaltflächen. Das ist zwar langsamer und fehleranfälliger, funktioniert aber, wenn nichts anderes hilft.
Ideal geeignet für: Legacy-Systeme ohne API-Zugriff.
Die praktische Lösung ist oft eine Mischung. Nutzen Sie APIs, wo immer sie verfügbar sind, und greifen Sie für die Bereiche, die keine eindeutigen Schnittstellen haben, auf UI-Automatisierung zurück. Die meisten RPA-Plattformen für Unternehmen unterstützen beide Ansätze in einem einzigen Workflow.
Ideal geeignet für: komplexe Umgebungen mit einer Mischung aus modernen und älteren Systemen.
Bereit zum Entwickeln? Hier ist die Vorgehensweise, die wir bei 2HatsLogic beim Einrichten von RPA-Integrationen für unsere Kunden verwenden.
Beginnen Sie mit einem besonders wichtigen Prozess. Für die meisten E-Commerce-Unternehmen ist das die Auftragserfassung. Definieren Sie genau, welche Datenfelder von Shopware nach Dynamics 365 übertragen werden müssen: Kundenname, E-Mail-Adresse, Lieferadresse, Produkt-SKUs, Mengen, Preise und Zahlungsstatus.
Dokumentieren Sie jeden einzelnen Schritt, den Ihr Team aktuell durchführt – vom Eingang einer Bestellung in Shopware bis zur vollständigen Eingabe in Dynamics 365. Erfassen Sie Klicks, Bildschirme und Kopiervorgänge. Dies bildet die Grundlage für Ihren Bot.
Nutzen Sie die Gelegenheit und identifizieren Sie alle unnötigen Schritte. Manuelle Prozesse sammeln im Laufe der Zeit oft zusätzliche Schritte an, die niemand hinterfragt. RPA bietet Ihnen die Möglichkeit, hier aufzuräumen.
Die drei wichtigsten Anbieter für die Shopware-Dynamics 365-Integration:
Profi-Tipp: Denk nicht zu viel darüber nach: RPA-Tool-Auswahl. Wenn Sie bereits Microsoft 365 und Dynamics nutzen, ist Power Automate der einfachste Weg. Für komplexere Anwendungsfälle können Sie später jederzeit UiPath oder Automation Anywhere hinzufügen.
Der Workflow Ihres Bots sollte dieser Logik folgen:
Setzen Sie niemals einen ungetesteten Bot ein. Testen Sie ihn zunächst in einer Sandbox-Umgebung. Führen Sie Tests mit normalen Bestellungen, Sonderfällen (Teilbestellungen, internationale Adressen, Sonderzeichen in Namen) und großen Bestellmengen durch. Überprüfen Sie die Datengenauigkeit in jedem Schritt.
Warnung: In Grenzfällen stoßen RPA-Bots an ihre Grenzen. Testen Sie Folgendes: Bestellungen mit mehr als 20 Positionen, Adressen mit Sonderzeichen (é, ü, ñ), Teillieferungen, Teilzahlungen und Fälle, in denen Artikel nicht vorrätig sind. Kann der Bot diese Fälle nicht problemlos bewältigen, ist er noch nicht einsatzbereit.
Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt. Lassen Sie den Bot eine Woche lang parallel zu Ihren manuellen Prozessen laufen. Vergleichen Sie die Ergebnisse. Sobald Sie sich von der Genauigkeit überzeugt haben, stellen Sie vollständig um. Richten Sie Echtzeitüberwachung und Benachrichtigungen ein, damit Sie sofort informiert werden, falls der Bot einen Fehler feststellt oder eine Transaktion fehlschlägt.
So sieht ein vollständig automatisierter Auftrags-zu-ERP-Workflow in der Praxis aus:
Der gesamte Prozess dauert weniger als zwei Minuten pro Bestellung. Für ein Unternehmen, das 500 Bestellungen täglich bearbeitet, bedeutet das eine Einsparung von rund 16 Stunden manueller Arbeit pro Tag.
Hier ist ein Überblick über die führenden RPA-Plattformen für diesen speziellen Anwendungsfall:
Ideal für Dynamics 365-native Umgebungen. Vorkonfigurierte Konnektoren, geringe Einarbeitungszeit, in vielen Microsoft 365-Lizenzen enthalten. Eingeschränkt geeignet für komplexe UI-Automatisierung.
Branchenweit stärkste plattformübergreifende Automatisierung. Hervorragende Bilderkennung für ältere Benutzeroberflächen. Optimal für hybride API- und Screen-Scraping-Workflows. Steilere Lernkurve.
Cloud-nativ, unternehmensweit skalierbar. Leistungsstarke Orchestrierung und Bot-Verwaltung. Ideal für Organisationen, die mehr als 50 Prozesse automatisieren möchten. Höhere Einstiegskosten.
Vergleichstabelle:
Die Automatisierung des Datenflusses zwischen Ihrer E-Commerce-Plattform und Ihrem ERP-System bedeutet, dass sensible Informationen wie Kundennamen, Adressen und Zahlungsdetails ständig durch Ihre Systeme übertragen werden. Daher ist es unerlässlich, von Anfang an für die Sicherheit zu sorgen.
Ihr RPA-Bot sollte nur über die minimal erforderlichen Berechtigungen verfügen. Wenn der Bot beispielsweise nur Verkaufsaufträge erstellt, sollte er keinen Zugriff auf die Änderung von Finanzeinstellungen oder das Löschen von Datensätzen haben. Wenden Sie das Prinzip der minimalen Berechtigungen für jeden Bot an.
Protokollieren Sie jede Aktion des Bots. Ob er Daten aus Shopware liest, in Dynamics 365 schreibt oder auf einen Fehler stößt – alles wird protokolliert. Diese Protokolle sind unerlässlich für die Fehlerbehebung und Compliance-Prüfungen (insbesondere für …).DSGVO (falls Sie in der EU ansässig sind) und bauen Sie Vertrauen zu Ihrem Finanzteam auf.
Sobald Ihr Automatisierungsprogramm über ein oder zwei Bots hinauswächst, benötigen Sie eine klare Struktur. Ein Kompetenzzentrum standardisiert die Entwicklung, das Testen, die Bereitstellung und die Wartung von Bots. Es beugt dem Problem der „Schattenautomatisierung“ vor, bei der Abteilungen eigenständig Bots entwickeln, die niemand überwacht oder kontrolliert.
Ihr Kompetenzzentrum muss kein riesiges Team sein. Selbst zwei oder drei Personen können es in einem mittelständischen Unternehmen effektiv leiten. Die wichtigsten Rollen: ein Prozessanalyst, der Automatisierungskandidaten identifiziert und priorisiert, ein Bot-Entwickler, der Workflows erstellt und pflegt, und eine Leitung der Unternehmensführung. Wer stellt sicher, dass die Sicherheits-, Compliance- und Dokumentationsstandards eingehalten werden? Mit dem Wachstum Ihres Programms können Sie dedizierte Rollen für Testen, Überwachung und Änderungsmanagement hinzufügen.
Zwei Dokumente sollten für jeden Bot unverhandelbar sein:
Die Bot-Performance sollte kontinuierlich überwacht werden. Wichtige Kennzahlen sind: täglich verarbeitete Transaktionen, Fehlerrate, durchschnittliche Verarbeitungszeit und eingesparte manuelle Arbeitsstunden. Anhand dieser Kennzahlen lässt sich der ROI nachweisen und die Ausweitung der Automatisierung auf weitere Prozesse begründen.
Ihr erster Bot dient als Machbarkeitsnachweis. Der eigentliche Wert entsteht erst bei der Skalierung.
Beginnen Sie mit einem Prozess. Stellen Sie sicher, dass dieser absolut zuverlässig läuft. Erweitern Sie Ihr System dann auf den nächstwichtigsten Prozess, beispielsweise die Rechnungsverarbeitung oder die Bestandsabgleichung. Jeder erfolgreiche Bot stärkt das Vertrauen im Unternehmen und sichert die Finanzierung für den Nächsten.
Entwickeln Sie keine monolithischen Bots. Teilen Sie sie stattdessen in wiederverwendbare Module auf: ein Modul zum Anmelden bei Dynamics 365, ein Modul zum Lesen von Shopware-Bestellungen und ein Modul zum Erstellen von Verkaufsaufträgen. Wenn Sie Ihren nächsten Bot erstellen, greifen Sie auf vorgefertigte Bausteine zurück, anstatt bei Null anzufangen.
ERP-Systeme werden aktualisiert. Shopware veröffentlicht neue Versionen. APIs ändern sich. Ihre Bots müssen sich ebenfalls weiterentwickeln. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen ein, mindestens vierteljährlich, um Bot-Workflows zu aktualisieren, neue Ausnahmebehandlungen hinzuzufügen und die Leistung zu optimieren.
Profi-Tipp: Stellen Sie sich Ihr RPA-Programm wie einen Lego-Baukasten vor. Der erste Bot ist ein Set. Die wahre Stärke entfaltet sich aber erst, wenn Sie über eine Bibliothek modularer, wiederverwendbarer Bausteine verfügen, die sich einfach zusammensetzen lassen, um neue Prozesse innerhalb von Tagen statt Wochen zu automatisieren.
Seien wir ehrlich, RPA ist keine Zauberei. Es gibt Fallstricke. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten:
Kommen wir zu den Zahlen. Der ROI der ERP-RPA-Integration zeigt sich in drei Bereichen:
Die manuelle Auftragserfassung verursacht erhebliche Kosten – nicht nur durch Gehälter, sondern auch durch Fehlerkorrekturen, Überstunden in der Hochsaison und den entgangenen Einsatz qualifizierter Mitarbeiter für repetitive Tätigkeiten. Unternehmen, die die Dateneingabe zwischen E-Commerce- und ERP-Systemen automatisieren, verzeichnen in der Regel bereits im ersten Jahr eine deutliche Senkung der Betriebskosten.
Rechnen Sie es sich einmal durch. Wenn Ihr Team durchschnittlich 10 Minuten pro Bestellung manuell eingibt und Sie 300 Bestellungen täglich bearbeiten, sind das 50 Stunden Dateneingabe pro Tag. Selbst bei einem moderaten Stundensatz summieren sich diese Kosten schnell, insbesondere wenn man Sozialleistungen, Verwaltungsaufwand und die bereits erwähnten Kosten für die Fehlerkorrektur berücksichtigt. Ein RPA-Bot, der dieselben 300 Bestellungen bearbeitet, kostet nur einen Bruchteil dessen, was ein einzelner Vollzeitmitarbeiter verdient.
Die Bearbeitungszeit pro Bestellung sinkt von Minuten auf Sekunden. Für Unternehmen mit hohem Bestellaufkommen bedeutet dies: Bestellungen werden schneller versendet, Kunden erhalten schneller Bestätigungen und der gesamte Bestell- und Zahlungsprozess wird effizienter.
Fehler bei der Dateneingabe sind teuer. Eine falsche Artikelnummer kann zu einer falschen Lieferung, einer Retoure, einer erneuten Lieferung und einem unzufriedenen Kunden führen – alles nur, weil jemand ein Zeichen falsch gelesen hat. RPA eliminiert diese Art von Fehlern nahezu vollständig.
Wohin führt das alles? Der RPA-Markt wächst rasant und soll Prognosen zufolge 2026 ein Volumen von über 35 Milliarden US-Dollar erreichen. Bis 2035 wird er mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von über 24 % expandieren. Hier ein Ausblick auf die nächsten Entwicklungen:
Möchten Sie den Unterschied zwischen RPA, KI und Agentic AI verstehen? Dann schauen Sie sich unseren ausführlichen Artikel dazu an.RPA vs. KI vs. agentische KI.
Bevor Sie live gehen, stellen Sie sicher, dass alle Kästchen angekreuzt sind:
Wir von 2HatsLogic entwickeln seit Jahren Lösungen für die Unternehmensautomatisierung und ERP-Integration für Unternehmen in ganz Europa und der GCC-Region. Ob Sie einen Bot für die Integration von Shopware in Dynamics 365, ein umfassendes RPA-Programm oder einfach nur eine strategische Roadmap benötigen – wir haben die passende Lösung für Sie.
Vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung mit unserem Automatisierungsteam.
Absolut. RPA-Bots verbinden die beiden Systeme entweder über APIs (die bevorzugte Methode) oder durch Nachahmung menschlicher Aktionen auf dem Bildschirm (UI-Automatisierung). In beiden Fällen liest der Bot Bestelldaten aus Shopware und überträgt sie automatisch in Dynamics 365. Viele Unternehmen nutzen diese Integration bereits produktiv.
Wenn Sie bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten, ist Power Automate der ideale Einstiegspunkt. Es enthält vorkonfigurierte Dynamics 365-Konnektoren und ist häufig in bestehenden Lizenzen enthalten. Für komplexere, plattformübergreifende Szenarien bietet UiPath die umfassendsten Automatisierungsfunktionen.
Ja, in fast allen Fällen. Die API-Integration ist schneller, zuverlässiger und weniger anfällig für Fehler bei ERP-Updates. Screen Scraping (UI-Automatisierung) ist eine nützliche Alternative für ältere Systeme ohne API-Schnittstelle, sollte aber nur im Notfall und nicht als erste Wahl eingesetzt werden.
Ein einfacher Bestellerfassungs-Bot für Shopware und Dynamics 365 lässt sich in der Regel innerhalb von vier bis sechs Wochen entwickeln und testen. Komplexere Integrationen mit mehreren Prozessen, Ausnahmebehandlung und Altsystemen können zwei bis vier Monate in Anspruch nehmen. Der schnellste Weg zum Ziel führt über einen einzelnen, klar definierten Prozess, der schrittweise erweitert wird.
Die Kosten variieren stark je nach RPA-Tool, Komplexität der Integration und Anzahl der automatisierten Prozesse. Power Automate ist ab ca. 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat für grundlegende Abläufe erhältlich. Lizenzen für UiPath und Automation Anywhere sind zwar teurer, bieten aber auch mehr Funktionen für Unternehmen. Die entscheidende Frage ist: Wie viel kostet Sie die manuelle Dateneingabe aktuell? Für die meisten mittelständischen Unternehmen amortisiert sich die Investition in RPA innerhalb von sechs bis zwölf Monaten.
Grüße! Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic Solutions. Bei 2Hats Logic Solutions widmen wir uns der Bereitstellung von technischem Fachwissen und der Lösung Ihrer Probleme in der Welt der Technologie. Unsere Blog-Seite dient als Ressource, in der wir Einblicke und Erfahrungen teilen und wertvolle Perspektiven auf Ihre Fragen bieten.
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