Eine falsch verstandene Telefonnummer. Eine falsch gelesene Ziffer im Fax. Eine vertauschte Artikelnummer auf einem Foto. Plötzlich versenden Sie 100 Einheiten statt 10, stellen dem falschen Kunden die Rechnung oder senden Produkte an eine falsche Adresse.
Wenn Ihnen das nur allzu bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Tausende kleine und mittelständische Unternehmen verlieren täglich Geld, weil…manuelle Auftragserfassung. Die Kommunikation über mehrere Kanäle ist langsam, fehleranfällig und nicht skalierbar.
Dieser Leitfaden zeigt, wie die moderne automatisierte Auftragserfassung funktioniert, unabhängig davon, ob die Bestellungen per E-Mail, Fax, Telefonanruf, Foto, WhatsApp oder über einen anderen Kanal eingehen, und wie Sie alles nahtlos in Ihr ERP-System integrieren können.
Wenn Ihr Team Bestellungen aus verschiedenen Quellen manuell bearbeitet, liegt die Fehlerquote durchschnittlich bei 4–5 %, was etwa einem Fehler pro 20–25 Bestellungen entspricht. Telefonische Bestellungen weisen aufgrund von Missverständnissen oder unklaren Verbindungen sogar noch höhere Fehlerquoten (7–10 %) auf. Handschriftliche Bestellungen und Faxe sind oft schwer lesbar.
Betrachten wir einen Großhändler, der monatlich 500 Bestellungen abwickelt:
Bei einer Fehlerquote von 5 % entspricht das 25 fehlerhaften Bestellungen pro Monat. Bei Kosten von 400 $ pro Fehler (Kundenservice, Retouren, Expressversand) verlieren Sie monatlich 10.000 $. jährlich 120.000 $.
Die Entleerungszeit variiert je nach Kanal:
Bei 500 Bestellungen bedeutet das monatlich über 150 Stunden allein für die Dateneingabe. Abgesehen vom finanziellen Verlust verlieren Sie auch das Vertrauen Ihrer Kunden. Wenn Bestellungen verspätet oder fehlerhaft ankommen, suchen sich die Kunden einen anderen Anbieter.
Die Skalierungsfalle: Man kann das Bestellvolumen nicht verdoppeln, ohne das Dateneingabeteam zu verdoppeln, was die Rentabilität zerstört und dem Wachstum eine harte Grenze setzt.
Vielleicht haben Sie schon E-Mail-Filter, Faxweiterleitung oder Vorlagen für Telefonnotizen ausprobiert. Das Problem ist: Selbst eine grundlegende Organisation beseitigt nicht die manuelle Arbeit. Jemand muss nach wie vor jede E-Mail öffnen, jede Voicemail abhören, jedes Fax lesen und alles in Ihr ERP-System eingeben.
Einfache Regeln scheitern, weil sie nur organisieren, aber nicht verarbeiten. Sie können keine PDF-Anhänge lesen, Faxbilder in Daten umwandeln, Produktcodes aus Telefongesprächen verstehen oder Artikel aus Fotos extrahieren.
Am Ende entsteht ein organisiertes Chaos: E-Mails in Ordnern, Faxe, die an Posteingänge weitergeleitet werden, Telefonnotizen in Tabellenkalkulationen, Fotos in Chat-Apps, aber 60 % erfordern immer noch eine vollständige manuelle Bearbeitung.
Echte automatisierte Auftragserfassung bedeutet: Mehr als 95 % der Aufträge gelangen aus jedem Kanal direkt in Ihr ERP-System, ohne dass menschliche Eingabe erforderlich ist, unabhängig von Format oder Quelle.
Moderne automatisierte Auftragserfassungsmethoden,KI- und OCR-Technologie. Bestellungen aus beliebigen Quellen – E-Mail, Fax, Telefonanrufe, Fotos, Messenger-Apps – können verarbeitet und in saubere, strukturierte Daten umgewandelt werden, die direkt in Ihr ERP-System fließen.
So funktioniert es über verschiedene Kanäle hinweg:
E-Mail-Bestellungen
Faxbestellungen
Telefonische Bestellungen
Foto- und WhatsApp-Bestellungen
Bestellungen per SMS
Das System überwacht kontinuierlich alle Ihre Bestellkanäle gleichzeitig. Es verbindet sich mit E-Mail-Postfächern (Gmail, Outlook), integriert Fax-zu-E-Mail-Dienste, ist mit VoIP-Telefonanlagen verknüpft, überwacht die WhatsApp Business API und empfängt SMS über Gateways. Manuelle Überprüfung ist nicht erforderlich, es läuft automatisch rund um die Uhr.
Das System nutzt je nach Quelle unterschiedliche KI-Technologien:
Zu den extrahierten Daten gehören: Kundenname, Kontonummer, Produkt-SKUs, Mengen, Preise, Lieferadresse, Sonderanweisungen und Bestelldaten.
Bevor Sie ein ERP-Auftrag Das System führt universelle Prüfungen durch:
Kundenverifizierung: Existiert dieser Kunde in Ihrer Datenbank?Produktabgleich: Kann es Kundencodes Ihren internen Artikelnummern zuordnen?Preisprüfung: Stimmen die Preise mit Ihrem Katalog oder den Kundenvereinbarungen überein?Vollständigkeitsprüfung: Sind die Lieferadressen vollständig und die Mengen plausibel?
Dies ist entscheidend, da telefonische Bestellungen verbale Beschreibungen verwenden („das blaue Teil, groß“), während Kunden in E-Mails und Faxen ihre eigenen Codes verwenden. Die KI lernt diese Zuordnungen und speichert sie.
Wenn etwas nicht übereinstimmt, kennzeichnet das System die Bestellung zur manuellen Überprüfung, anstatt die fehlerhaften Daten weiterzuverarbeiten. Sie erhalten eine Benachrichtigung, die anzeigt, was überprüft werden muss und die ursprüngliche Quelle (E-Mail, Faxbild, Gesprächsaufzeichnung oder Foto).
Nach der Validierung erstellt das System automatisch die Bestellung in Ihrem ERP-System, füllt alle erforderlichen Felder aus, aktualisiert den Lagerbestand, löst die Auftragsabwicklung aus und speichert alle relevanten Dokumente. Zur Klärung von Streitigkeiten werden die Originalbelege (E-Mails, Fax-PDFs, Gesprächsaufzeichnungen, Fotos) gespeichert.
Verarbeitungszeit pro Kanal:
Demgegenüber stehen 10-30 Minuten manuelle Bearbeitung pro Bestellung.
Profi-Tipp: Beginnen Sie mit der Automatisierung Ihres umsatzstärksten Kanals (in der Regel E-Mail) und erweitern Sie diese dann auf weitere Kanäle. Das schafft Vertrauen und sorgt für einen schnellen ROI.
Zeitersparnis: 40-60% Reduzierung
Ein 5-köpfiges Auftragsbearbeitungsteam, das monatlich 500 Bestellungen abwickelt, wendet 125 Stunden pro Monat für die Dateneingabe auf (jährliche Arbeitskosten: 100.000 US-Dollar).
Nach der Automatisierung verarbeitet das System 95 % der Vorgänge automatisch, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand auf 6 Stunden pro Monat reduziert wird.
Jährliche Einsparungen: über 50.000 US-Dollar. Diese Mitarbeiter wechseln in den Kundenservice und Vertrieb.
Fehlerreduzierung: 95 % weniger Fehler
Vor der Automatisierung: 25 Fehlaufträge pro Monat à 400 Dollar = 10.000 Dollar monatlicher Verlust.
Nach der Automatisierung: 1-2 Fehler pro Monat = 600 $ monatlicher Verlust.
Jährliche Einsparungen: 112.800 US-Dollar.
Schnellerer Cashflow: 25 % Verbesserung
Bestellungen werden innerhalb von Minuten bearbeitet, anstatt 12 bis 24 Stunden zu warten. Der Auftragsabwicklungsprozess verkürzt sich von 5 auf 3,5 Tage. Für ein Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 2 Millionen US-Dollar verbessert dies das Betriebskapital um etwa 100.000 US-Dollar.
Skalierbarkeit ohne Neueinstellungen
Das System verarbeitet 100 oder 10.000 Bestellungen gleich. Ein Fertigungslieferant steigerte sein monatliches Bestellvolumen von 600 auf 1.200 Bestellungen, ohne zusätzliches Personal für die Auftragserfassung einzustellen. Das dreiköpfige Team konzentriert sich auf die Kundenbetreuung, während Standardbestellungen automatisch abgewickelt werden.
Für Odoo-Nutzer
Einrichtungszeit: 2-4 Tage | Genauigkeit: 95 %+ innerhalb eines Monats
Für SAP Business One / Business Central
Einrichtungszeit: 4–7 Tage | Genauigkeit: 97 %+ nach dem Training
Für QuickBooks / Xentral / Intex
Einrichtungszeit: 1–3 Tage | Genauigkeit: 95 % + sofort
Profi-Tipp: Lassen Sie die parallele Verarbeitung immer zwei Wochen lang laufen, damit die Automatisierung Entwürfe von Aufträgen erstellen kann, während Ihr Team die Aufträge normal bearbeitet. Das schafft Vertrauen, bevor Sie vollständig auf Automatisierung umstellen.
Fall 1: Großhändler (Odoo)
Tägliche Bearbeitung von 500 Bestellungen (40 % per E-Mail, 30 % per Fax, 20 % telefonisch, 10 % per WhatsApp) mit einer Fehlerquote von 4 % und einem zweitägigen Auftragsrückstand in der Hochsaison. Nach der Implementierung der Odoo-integrierten Automatisierung:
Systeme der Enterprise-Klasse umfassen eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alle Kanäle und eine SOC 2 Typ II-zertifizierte Infrastruktur. DSGVO- und SOX-konforme Prüfprotokolle sowie rollenbasierte Zugriffskontrollen. Jede Bestellung beinhaltet die vollständige Quellenverfolgung (Kanal, Zeitstempel, Originaldokument), Verarbeitungsdetails (KI-Konfidenzwerte, Validierungsergebnisse) und den Datenänderungsverlauf (Vorher-/Nachher-Snapshots).
Kanalspezifische Sicherheit: OAuth2 für E-Mails (keine Speicherung von Passwörtern), verschlüsselte Anrufaufzeichnungen mit automatischer Schwärzung der Zahlungskarteninformationen, sichere Faxserver und Ende-zu-Ende-verschlüsselte WhatsApp-Kommunikation.
Warnung: Prüfen Sie stets, ob Ihr Anbieter SOC-2-zertifiziert und DSGVO-konform ist. Fordern Sie während der Auswahl Sicherheitsdokumente an.
Ihre Kunden werden weiterhin per E-Mail, Fax, Telefon, WhatsApp und andere für sie geeignete Kanäle bestellen. Sie können sie nicht zum Wechsel zwingen, aber Sie können Ihren Teil des Prozesses automatisieren.
Kleine und mittlere Unternehmen, die Odoo, SAP Business One, QuickBooks und andere ERP-Systeme nutzen, erreichen Folgendes:
Die Technologie ist bewährt. Die Einrichtung ist unkompliziert. Der ROI ist schnell.
Ja. Die Spracherkennung transkribiert Anrufe (85–92 % Genauigkeit), anschließend extrahiert die KI die Bestelldetails. Transkriptionen mit geringer Genauigkeit werden zur Überprüfung markiert.
Die KI lernt die Zuordnung zwischen Kundencodes und Ihren Artikelnummern. Nach einigen Bestellungen erkennt sie die Codes automatisch. Bei telefonischen Bestellungen ordnet sie die mündlichen Beschreibungen den entsprechenden Artikelnummern zu.
Ja. Moderne Systeme unterstützen mehr als 50 Sprachen über alle Kanäle hinweg: E-Mail, Fax, Telefon und SMS.
Grüße! Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic Solutions. Bei 2Hats Logic Solutions widmen wir uns der Bereitstellung von technischem Fachwissen und der Lösung Ihrer Probleme in der Welt der Technologie. Unsere Blog-Seite dient als Ressource, in der wir Einblicke und Erfahrungen teilen und wertvolle Perspektiven auf Ihre Fragen bieten.
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