Elektronische B2B-Rechnung in Deutschland: Was Online-Shops im Jahr 2025 tun müssen

Gerade eben hat ein Unternehmen in Deutschland einen wichtigen B2B-Auftrag verloren, weil es elektronische Rechnungen nicht richtig verarbeiten konnte. Gleichzeitig konnte ein Konkurrent, der in die richtige E-Rechnungslösung investiert hatte, dank seines optimierten Rechnungsprozesses drei neue Kunden gewinnen.

Das ist die neue Realität im B2B-Handel in Deutschland. Die E-Rechnungspflicht ist da. Und sie trennt bereits jetzt die Vorbereiteten von den Unvorbereiteten.

Bei 2HatsLogicWir haben Unternehmen bei diesem Wandel hautnah begleitet. Wir haben Erfolge, Misserfolge und alles dazwischen erlebt. Das Muster ist klar: Erfolg hängt davon ab, schnell und intelligent zu handeln.

Was ist elektronische B2B-Rechnung?

Beginnen wir mit den Grundlagen. Elektronische B2B-Rechnung bedeutet, dass Rechnungen zwischen Unternehmen in einem strukturierten digitalen Format statt auf Papier oder als normale PDF-Datei versendet werden.

Stellen Sie sich das so vor: Anstatt eine hübsche PDF-Datei zu senden, die wie eine herkömmliche Rechnung aussieht, senden Sie Rechnungsdaten in einem Format, das Computer automatisch lesen und verarbeiten können.

Ein elektronische Rechnungist eine Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Das Schlüsselwort hier lautet „strukturiert“. Dabei geht es nicht nur darum, papierlos zu arbeiten, sondern darum, Rechnungsinformationen so zu versenden, dass die Buchhaltungssoftware des Empfängers sie automatisch und ohne menschliches Eingreifen importieren und verarbeiten kann.

Warum ist die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland verpflichtend?

Deutschland hat dieses Mandat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eingeführt. Die Regierung will:

• Steuerbetrug wirksamer bekämpfen
• Mehr Transparenz bei Geschäftstransaktionen
• Modernisierung der Rechnungsprozesse des Landes
• Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand langfristig

Diese Maßnahme ist Teil derWachstumschancengesetz, dessen Ziel darin besteht, die Effizienz und Transparenz der Rechnungsverarbeitung zu verbessern und Steuerbetrug einzudämmen.

Die Zeitleiste: Was passiert, wenn

Und jetzt wird es interessant. Deutschland legt nicht über Nacht einen Schalter um, sondern führt die Maßnahmen schrittweise ein:

1. Januar 2025 (das ist jetzt!):

• Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
• Sie können weiterhin Papierrechnungen oder PDFs senden, wenn Ihr Kunde damit einverstanden ist
• Sie MÜSSEN jedoch in der Lage sein, elektronische Rechnungen von Ihren Lieferanten zu erhalten

1. Januar 2027:

• Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € im vorangegangenen Kalenderjahr müssen E-Rechnungen ausstellen
• Kleinere Unternehmen können bis 2028 noch Papierrechnungen verwenden

1. Januar 2028:

• Diese Anforderung gilt auch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro.
• Jeder muss E-Rechnungen versenden

XRechnung vs. ZUGFeRD: Die Formate verstehen

Hier sind viele Unternehmer verwirrt. Es gibt zwei Hauptformate für die elektronische Rechnungsstellung:XRechnung und ZUGFeRD.

Lassen Sie uns dies in einfachen Worten aufschlüsseln:

XRechnung

Die XRechnung basiert auf einem XML-Datenformat. Statt eines lesbaren Dokuments besteht die XRechnung aus einem Datensatz in Form von Codezeilen.

Stellen Sie sich XRechnung wie eine Tabellenkalkulation vor, die nur Computer lesen können. Sie enthält alle Ihre Rechnungsinformationen, ist aber nichts, was ein Mensch direkt einsehen möchte.

Am besten geeignet für:

• Unternehmen, die hauptsächlich mit staatlichen Auftraggebern zusammenarbeiten
• Unternehmen mit vollautomatischen Buchhaltungssystemen
• Technisch versierte Organisationen

ZUGFeRD

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Rechnungsformat, das zwei Elemente in einem Dokument vereint. Sie enthält wie die XRechnung einen XML-Datensatz, zusätzlich aber ein PDF/A-3-Dokument, das wie eine herkömmliche Rechnung aussieht.

Sie erhalten eine normal aussehende PDF-Rechnung, die Menschen lesen können, sowie die strukturierten Daten, die Computer benötigen – alles in einer Datei.

Am besten geeignet für:

• Die meisten Online-Shops und E-Commerce-Unternehmen
• Unternehmen, die Flexibilität wünschen
• Unternehmen, die sowohl andere Unternehmen als auch staatliche Kunden bedienen

Was Online-Shops jetzt tun müssen

Hier ist Ihr Aktionsplan als Inhaber eines Online-Shops:

Schritt 1: E-Rechnungsempfang einrichten

Ab dem 1. Januar 2025 sollten alle Unternehmen sicherstellen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen können

Die gute Nachricht: Für den Erhalt einer E-Rechnung genügt die Angabe einer E-Mail-Adresse, sofern zwischen den an der Transaktion beteiligten Unternehmen keine andere elektronische Übermittlungsmethode vereinbart wurde.

Das bedeutet, dass Sie zunächst lediglich eine E-Mail-Adresse für den Empfang elektronischer Rechnungen einrichten müssen. Sie sollten jedoch darüber nachdenken, wie Sie diese Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem verarbeiten.

Schritt 2: Bewerten Sie Ihre aktuellen Systeme

Sehen Sie sich Ihre aktuelle E-Commerce-Plattform und Buchhaltungssoftware an:

• Können sie XRechnung- oder ZUGFeRD-Formate generieren?
• Gibt es Plugins oder Erweiterungen für die deutsche elektronische Rechnungsstellung?
• Müssen Sie ein Upgrade durchführen oder das System wechseln?

Beliebte E-Commerce-Plattformen wieShopware, Shopify, WooCommerce und Magento fügen E-Invoicing-Funktionen hinzu, aber Sie müssen prüfen, was für Ihre spezielle Konfiguration verfügbar ist.

Schritt 3: Planen Sie für 2027 (wenn Sie ein größeres Unternehmen sind)

Wenn Ihr Jahresumsatz 800.000 € übersteigt, müssen Sie ab Januar 2027 mit der Ausstellung elektronischer Rechnungen beginnen. Beginnen Sie jetzt mit der Planung:

• Wählen Sie zwischen XRechnung und ZUGFeRD (wir empfehlen ZUGFeRD für die meisten Online-Shops)
• Testen Sie Ihre Systeme mit willigen Kunden
• Schulen Sie Ihr Team in den neuen Prozessen

Häufige Herausforderungen und Lösungen bei der elektronischen Rechnungsstellung

Bevor Sie sich über mögliche Hindernisse Sorgen machen, finden Sie hier die häufigsten Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung und genaue Lösungsvorschläge.

Herausforderung 1: “Meine Kunden wollen keine E-Rechnungen“

Lösung: Bedenken Sie, dass Rechnungsempfänger ab 2025 die Annahme von E-Rechnungen ihrer Aussteller nicht mehr verweigern dürfen. Ihre Kunden können E-Rechnungen nach Inkrafttreten der Vorschrift rechtlich nicht mehr ablehnen.

Herausforderung 2: “Meine Buchhaltungssoftware unterstützt das nicht“

Lösung: Viele Anbieter von Buchhaltungssoftware integrieren zunehmend E-Rechnungsfunktionen. Fragen Sie zunächst Ihren aktuellen Anbieter oder ziehen Sie Lösungen in Betracht, die sich in Ihr bestehendes System integrieren lassen.

Herausforderung 3: “Das klingt teuer“

Lösung: Zwar fallen anfängliche Einrichtungskosten an, doch auf lange Sicht spart die elektronische Rechnungsstellung in der Regel Geld durch geringere Papierkosten, schnellere Verarbeitung und weniger Fehler.

Die Vorteile, die Sie sehen werden

Sobald Sie die elektronische Rechnungsstellung eingerichtet haben, werden Sie wahrscheinlich Folgendes feststellen:

Schnellere Zahlungen: ZUGFeRD beschleunigt die Rechnungsverarbeitung, was zu schnelleren Zahlungen und Kosteneinsparungen von rund 10 EUR pro Rechnung führt, was einer Reduzierung um 60 % entspricht.

Weniger Streitigkeiten: Strukturierte Daten bedeuten weniger Missverständnisse über Rechnungsdetails.

Weniger Verwaltungsaufwand: Kein Drucken, Kuvertieren oder Umgang mit verlorenen Rechnungen mehr.

Besserer Cashflow: Durch die automatisierte Verarbeitung können Kunden Sie schneller bezahlen.

Strafen bei Nichteinhaltung

Hier erfahren Sie, welche Konsequenzen eine Nichtbeachtung der Regeln haben kann:

Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht in Deutschland kann zu erheblichen finanziellen und rechtlichen Konsequenzen führen. Die Nichteinhaltung kann zu abgelehnten Rechnungen, Zahlungsverzögerungen und Störungen der Geschäftsbeziehungen führen.

Die deutschen Steuerbehörden haben noch keine konkreten Strafbeträge veröffentlicht, es ist jedoch klar, dass die Nichteinhaltung das Risiko nicht wert ist.

Zu beachtende Ausnahmen

Nicht jede Rechnung muss den neuen Regeln entsprechen. Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250,00 € nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnungen), können grundsätzlich als „sonstige Rechnungen“ ausgestellt und übermittelt werden.

Dies bedeutet, dass Sie für Ihre kleinen Transaktionen weiterhin normale PDF- oder Papierrechnungen verwenden können.

Wenn Sie nur an Verbraucher verkaufen (B2C), gelten diese Regeln nicht für diese Transaktionen; es sind nur B2B-Verkäufe betroffen.

Hilfe bei der Implementierung erhalten

Die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung muss kein Alleingang sein. Hier sind Ihre Optionen:

Softwarelösungen: Viele Anbieter bieten E-Invoicing-Lösungen an, die sich in gängigeE-Commerce-Plattformen.

Berater: Steuerberater und Berater für die digitale Transformation können Ihnen bei der Wahl des richtigen Ansatzes helfen.

Professionelle Dienstleistungen: Einige Unternehmen bieten umfassende Dienstleistungen zur Implementierung elektronischer Rechnungen an.

Bei 2HatsLogicWir haben zahlreiche Online-Shops bei der digitalen Transformation unterstützt, einschließlich der Implementierung elektronischer Rechnungen. Wir kennen die besonderen Herausforderungen, vor denen E-Commerce-Unternehmen stehen, und unterstützen Sie bei der Auswahl und Implementierung der passenden Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen.

Handlungsschritte

Folgendes sollten Sie jetzt tun:

1. Überprüfen Sie Ihre aktuelle Konfiguration: Kann Ihr Buchhaltungssystem strukturierte E-Rechnungen empfangen?
2. Kontaktieren Sie Ihren Softwareanbieter: Fragen Sie nach seinem Fahrplan für die elektronische Rechnungsstellung und den verfügbaren Lösungen.
3. Beginnen Sie mit dem Testen: Bitten Sie nach Möglichkeit einen willigen Lieferanten, Ihnen eine Test-E-Rechnung zu senden.
4. Planen Sie Ihren Zeitplan: Erstellen Sie einen Fahrplan für den Zeitpunkt, wann Sie mit der Ausstellung elektronischer Rechnungen beginnen müssen.
5. Holen Sie sich professionelle Hilfe: Wenn Ihnen das zu viel ist, sollten Sie die Beratung durch einen Experten in Betracht ziehen.

Das Fazit

Die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht kommt, ob wir wollen oder nicht. Der kluge Schachzug ist, der Situation zuvorzukommen, anstatt in letzter Minute zu hetzen.

Ja, die Einrichtung ist mit etwas Aufwand verbunden. Aber sobald Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung arbeiten, werden Sie sich wahrscheinlich fragen, warum Sie nicht schon früher umgestiegen sind.

Der Schlüssel liegt darin, jetzt zu beginnen, auch wenn Sie den Empfang elektronischer Rechnungen einrichten. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und denken Sie daran, dass Tausende anderer deutscher Unternehmen diesen Übergang gerade durchlaufen.

Kontaktieren Sie uns noch heuteund machen wir Ihr Unternehmen bereit für die Zukunft der Rechnungsstellung.