Ertrinken Sie in Rechnungs-E-Mails?
Täglich quillt Ihr Posteingang über vor Lieferantenrechnungen, PDFs, Scans und manchmal auch einfach nur weitergeleiteten E-Mails ohne erkennbares Format. Und jede Einzelne dieser Daten muss manuell in Ihr ERP-System eingegeben werden. Sie kopieren Rechnungsnummern, ordnen Positionen zu, überprüfen Summen und hoffen inständig, dass Sie keine Ziffern vertauscht haben.
Es ist anstrengend. Es ist fehleranfällig. Und ehrlich gesagt, wir haben 2026; es muss einen besseren Weg geben.
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung per E-Mail an Ihr ERP-System reduziert den manuellen Aufwand um 70–90 %, halbiert Genehmigungszeiten und minimiert Fehler nahezu vollständig. Erfahren Sie jetzt, wie genau das funktioniert und wie Sie es in Ihrem Unternehmen einrichten – ganz ohne Entwicklerteam oder großes Budget.
Lassen Sie uns Ihr Rechnungschaos ein für alle Mal beseitigen.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihr Team beginnt jeden Morgen mit dem Öffnen von 50 bis 100 Rechnungs-E-Mails. Die manuelle Eingabe jeder Rechnung in SAP dauert 3 bis 5 Minuten.Odoo, oder Business Central Die
Das sind 4-8 Stunden reine Dateneingabe. Jeden. Einzelnen. Tag.
Die tatsächlichen Kosten summieren sich schnell:
Und hier kommt der Clou: Die meisten Unternehmen bearbeiten heute ein 200 bis 500 % höheres Rechnungsvolumen als noch vor fünf Jahren, insbesondere im E-Commerce und im B2B-Fertigungsbereich.
Ihr aktueller Prozess ist nicht skalierbar.
Die gute Nachricht? Moderne Automatisierung erfordert weder individuelle Programmierung noch teure Berater. Hier ist der komplette Workflow in einfachen Worten:
Ihre Lieferanten senden Rechnungen an eine spezielle E-Mail-Adresse. Eine Automatisierungsplattform überwacht diesen Posteingang rund um die Uhr und erfasst jede Rechnung sofort nach deren Eingang.
OCR (Optische Zeichenerkennung)-gestützte Analyse-Engines lesen die Rechnung, egal ob es sich um ein PDF, ein gescanntes Bild oder sogar um Text im E-Mail-Text handelt. Das System identifiziert und extrahiert Rechnungsnummern, Lieferantendaten, Datum, Positionen, Steuerinformationen und Gesamtbeträge.
Moderne Automatisierungstools erreichen Genauigkeitsraten von 95-98 %, selbst bei unterschiedlichen Rechnungsformaten verschiedener Anbieter.
Das System prüft die extrahierten Daten anhand Ihrer Geschäftsregeln. Existiert dieser Lieferant in Ihrem ERP-System? Stimmen die Positionen mit einer Bestellung überein? Liegt der Gesamtbetrag innerhalb der Genehmigungsgrenzen? Alle Abweichungen werden zur manuellen Prüfung markiert, aber in der Regel werden 80–90 % der Rechnungen direkt freigegeben.
Die validierten Daten werden direkt in Ihren Eintrag eingefügt.ERP-System als neuer Rechnungsdatensatz. In SAP wird dadurch eine Lieferantenrechnung erstellt. In Odoo wird eine Lieferantenrechnung erstellt. In Business Central wird eine Eingangsrechnung generiert.
Basierend auf Ihren konfigurierten Workflows wird die Rechnung an die zuständigen Genehmiger weitergeleitet. Benachrichtigungen werden versendet, Genehmigungen werden verarbeitet (häufig über eine mobile App) und die Rechnung wird zur Zahlungsabwicklung weitergeleitet – alles, ohne dass Sie Ihren Posteingang überprüfen müssen.
Nicht alle ERP-Systeme handhaben die Automatisierung gleich. Hier erfahren Sie, was bei den gängigsten Systemen wichtig ist.
SAP bietet umfassende Integrationsmöglichkeiten, erfordert jedoch eine sorgfältige Konfiguration. Ihre Automatisierung muss Lieferantennamen den bestehenden SAP-Lieferantenstammsätzen zuordnen, und SAP benötigt exakte Lieferantennummern und Sachkonten. Planen Sie 3–4 Wochen für Konfiguration und Tests ein.
Häufiges Problem: SAP akzeptiert eine Rechnung nicht, wenn der Lieferant nicht in den Stammdaten vorhanden ist. Ihre Automatisierung muss dies berücksichtigen und unbekannte Fälle zur manuellen Prüfung weiterleiten.
Odoos offene Architektur macht es dank gut dokumentierter APIs automatisierungsfreundlich. Das flexible Datenmodell ermöglicht die Anpassung von Rechnungsfeldern ohne Beeinträchtigung bestehender Integrationen. Viele Automatisierungsplattformen bieten native Odoo-Konnektoren für eine einfachere Einrichtung.
Die moderne Cloud-Plattform von Business Central macht es zu einem der ERP-Systeme mit der einfachsten Automatisierungsmöglichkeit. Dank nativem Cloud-Hosting sind keine VPN- oder Firewall-Konfigurationen erforderlich; Ihre Automatisierung kann von überall aus erfolgen. Planen Sie 2–3 Wochen für Einrichtung und Tests ein.
Tipp: Beginnen Sie mit einem hybriden Ansatz. Automatisieren Sie 80 % der Rechnungen (Standardformate von Stammlieferanten) und verarbeiten Sie die restlichen 20 % manuell (einmalige Lieferanten, ungewöhnliche Formate), bis Ihr System diese erlernt hat.
Sie benötigen weder Entwickler noch Berater, um loszulegen. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die Automatisierung konfigurieren.
Aufstellen [email protected] Weisen Sie Ihre Lieferanten an, alle Rechnungen dorthin zu senden. Ein separater Posteingang trennt die Rechnungsautomatisierung von anderen geschäftlichen E-Mails und erleichtert die Fehlersuche.
Wählen Sie eine Plattform zur Rechnungsautomatisierung, die zu Ihrem Rechnungsvolumen und Budget passt. Achten Sie auf vorgefertigte Rechnungsvorlagen, Unterstützung für Ihr ERP-System, transparente Preise und eine kostenlose Testphase, um die Plattform mit echten Rechnungen zu testen.
Konfigurieren Sie die E-Mail-Überwachung, definieren Sie Datenextraktionsregeln und testen Sie diese mit 5–10 echten Rechnungen verschiedener Lieferanten. Passen Sie die Regeln an, bis die Extraktionsgenauigkeit mindestens 95 % beträgt.
Konfigurieren Sie, wie die analysierten Rechnungsfelder den erforderlichen Feldern Ihres ERP-Systems zugeordnet werden. Wichtige Zuordnungen umfassen den Lieferantennamen zum ERP-Lieferantenstammsatz, das Rechnungsdatum zum Buchungsdatum, die Positionen zu den Sachkonten und die Steuerbeträge zu den Steuerkennzeichen.
Senden Sie 20 Testrechnungen und prüfen Sie, ob alle Felder korrekt in Ihrem ERP-System erfasst werden. Kontrollieren Sie, ob die Summen korrekt berechnet werden und die Steuerabwicklung Ihren Anforderungen entspricht.
Richten Sie vor dem Buchen im ERP-System automatisierte Prüfungen ein: Die Rechnungssumme muss der Summe der Einzelposten entsprechen, der Lieferant muss in den ERP-Stammdaten vorhanden sein, die Rechnungsnummer muss eindeutig sein und die Beträge müssen innerhalb der erwarteten Bereiche liegen.
Wenn die Validierung fehlschlägt, leiten Sie die Meldung mit dem entsprechenden Fehlerhinweis an eine Prüfwarteschlange weiter, damit Ihr Team sofort erkennt, was Aufmerksamkeit erfordert.
Konfigurieren Sie Routingregeln basierend auf Ihren Unternehmensrichtlinien.
Beispielsweise werden Rechnungen unter 1.000 US-Dollar automatisch genehmigt, Rechnungen zwischen 1.000 und 10.000 US-Dollar werden an den Abteilungsleiter weitergeleitet, Rechnungen über 10.000 US-Dollar erfordern die Genehmigung des Finanzvorstands, und neue Lieferanten müssen immer manuell geprüft werden.
Problem: Die Anbieter senden Scans oder Fotos von geringer Qualität. Die Texterkennung hat Schwierigkeiten mit der Bildqualität und dem verzerrten Text.
Lösungen: Wählen Sie Plattformen mit fortschrittlichen OCR-Engines, bitten Sie Lieferanten um digitale PDFs und leiten Sie problematische Lieferanten automatisch zur manuellen Prüfung weiter. Selbst bei erstklassiger OCR müssen Sie damit rechnen, dass 2–5 % der Rechnungen manuell bearbeitet werden müssen – immer noch deutlich besser als 100 %.
Problem: Rechnungen enthalten personenbezogene Daten, die den geltenden Bestimmungen entsprechen müssen: DSGVO, SOC 2 oder regionalen Vorschriften.
Lösungen: Wählen Sie Plattformen mit entsprechenden Zertifizierungen, stellen Sie sicher, dass Datenverarbeitungsvereinbarungen vorliegen, konfigurieren Sie Richtlinien zur Datenaufbewahrung und aktivieren Sie die Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Ruhezustand.
Problem: Die Automatisierung funktioniert bei 200 Rechnungen pro Monat, stößt aber bei 2.000 Rechnungen pro Monat an ihre Grenzen.
Lösungen: Überwachen Sie die Bearbeitungszeiten monatlich, richten Sie Benachrichtigungen bei Verzögerungen ein und planen Sie Kapazitätserweiterungen, bevor 80 % der Plattformgrenzen erreicht sind. Plattformen der Enterprise-Klasse verarbeiten problemlos mehr als 10.000 Rechnungen pro Monat.
Problem: ERP-Updates verursachen Fehler bei der Rechnungsbuchung.
Lösungen: Abonnieren Sie die Versionshinweise Ihres ERP-Anbieters, testen Sie Integrationen in Sandbox-Umgebungen vor Produktionsaktualisierungen und entwickeln Sie eine Fehlerbehandlung, die Ihr Team per E-Mail benachrichtigt, wenn die Veröffentlichung fehlschlägt.
Tipp: Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, führen Sie einen zweiwöchigen Pilotversuch mit 50 echten Rechnungen durch. Messen Sie Genauigkeit, Zeitersparnis und Fehlerraten. Falls die automatische Verarbeitung nicht 90 % erreicht, passen Sie Ihre Vorgehensweise an, bevor Sie die Plattform skalieren.
Ein mittelständisches B2B-E-Commerce-Unternehmen (Jahresumsatz: 15 Mio. US-Dollar) automatisierte 800 monatliche Lieferantenrechnungen.
Ergebnisse nach 6 Monaten:
Die Implementierung dauerte nur 3 Wochen, wobei im ersten Monat bereits ein Automatisierungsgrad von 80 % erreicht wurde, der im dritten Monat auf 90 % anstieg.
Die manuelle Rechnungsverarbeitung kostet Sie mehr, als Sie denken. Es geht nicht nur um die offensichtlichen Stunden, die für die Dateneingabe aufgewendet werden; es geht auch um Fehler, entgangene Rabatte, mangelnde Skalierbarkeit und die Überlastung des Teams.
E-Mail-zu-ERP Die Automatisierung der Rechnungsstellung löst all diese Probleme. Sie erreichen eine Reduzierung der Bearbeitungszeit um 70–85 %, nahezu fehlerfreie Prozesse, eine vollständige Automatisierung von 80–90 % der Rechnungen und einen ROI innerhalb von 3–6 Monaten.
Die Technologie ist erprobt. Das einzige fehlende Puzzleteil ist die Entscheidung, nicht mehr manuell zu arbeiten, wo Technologie besser ist.
Jeder Monat Verzögerung bedeutet weitere 20-40 Stunden vergeudete manuelle Arbeit, eine weitere Welle verpasster Skontoabzüge und eine weitere Runde vermeidbarer Fehler.
Ja, die meisten Automatisierungsplattformen für Unternehmen unterstützen mehrsprachige OCR (einschließlich Arabisch, Chinesisch und europäischer Sprachen) und die Verarbeitung mehrerer Währungen. Sie müssen Währungsumrechnungsregeln konfigurieren und sicherstellen, dass Ihr ERP-System Fremdwährungsbuchungen verarbeiten kann. Unternehmen im Golf-Kooperationsrat (GCC) verarbeiten Rechnungen häufig sowohl in Englisch als auch in Arabisch, sofern die passende Plattform ausgewählt wird.
Fehlerhafte Rechnungen werden in eine Ausnahmewarteschlange weitergeleitet, wo Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam sie prüft. Das System kennzeichnet das jeweilige Problem (z. B. fehlender Lieferant, Validierungsfehler, OCR-Fehler usw.), sodass die Mitarbeiter genau wissen, was korrigiert werden muss. Die meisten Plattformen ermöglichen die manuelle Bearbeitung dieser Ausnahmen über dieselbe Benutzeroberfläche. Die Korrekturen können anschließend zur Verbesserung zukünftiger Automatisierungen zurückgemeldet werden.
KI-gestützte Plattformen lernen kontinuierlich und passen sich an anbieterspezifische Formate an. Bei Anbietern mit anhaltenden Problemen haben Sie drei Möglichkeiten: (1) Sie erstellen individuelle Parsing-Regeln für diesen Anbieter, (2) Sie bitten den Anbieter, auf ein Standardformat umzustellen, oder (3) Sie leiten dessen Rechnungen automatisch zur manuellen Bearbeitung weiter. Die meisten Unternehmen kommen mit der Standardautomatisierung bei 80–90 % ihrer Anbieter gut zurecht.
Grüße! Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic Solutions. Bei 2Hats Logic Solutions widmen wir uns der Bereitstellung von technischem Fachwissen und der Lösung Ihrer Probleme in der Welt der Technologie. Unsere Blog-Seite dient als Ressource, in der wir Einblicke und Erfahrungen teilen und wertvolle Perspektiven auf Ihre Fragen bieten.
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Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic. Erzählen Sie uns von Ihren Zielen, und ich werde Ihre Nachricht persönlich prüfen, um zu sehen, wie wir Ihnen helfen können, sie zu erreichen.
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