Wie KI dabei hilft, Daten aus E-Mail-, PDF- und Faxbestellungen für jedes ERP-System zu extrahieren

Viele Unternehmen erhalten Kundenbestellungen immer noch per E-Mail, PDF und Fax. Obwohl diese Kanäle vertraut sind, sind das manuelle Lesen jeder Bestellung und die Eingabe der Details in ein ERP-System zeitaufwändig und fehleranfällig.

Die KI-gestützte Auftragsdatenextraktion löst dieses Problem, indem sie Auftragsinformationen automatisch aus unstrukturierten Dokumenten wie E-Mails, PDF-Dateien und Faxbestellungen erfasst. Mithilfe von Technologien wie OCR und maschinellem Lernen wandelt die KI diese Daten in ein strukturiertes Format um, das sich direkt in jedes ERP-System integrieren lässt.

Dies hilft Unternehmen, Bestellungen schneller abzuwickeln, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern, insbesondere wenn das Bestellvolumen wächst oder mehrere Bestellformate involviert sind.

Was ist KI-gestützte Auftragsdatenextraktion?

Die KI-gestützte Extraktion von Bestelldaten ist der Prozess der automatischen Identifizierung und Erfassung von Bestelldetails aus unstrukturierten Quellen wie E-Mails, PDF-Dokumenten und Faxbestellungen unter Einsatz künstlicher Intelligenz.

Anstatt jede Bestellung manuell zu lesen, nutzen KI-Systeme OCR und Modelle des maschinellen Lernens, um wichtige Informationen wie Kundendaten, Produktnamen, Mengen, Preise und Lieferinformationen zu extrahieren. Diese Daten werden anschließend in ein strukturiertes Format umgewandelt, das ERP-Systeme verarbeiten können.

Das Hauptziel der KI-gestützten Auftragsdatenextraktion besteht darin, die manuelle Dateneingabe zu reduzieren, Fehler zu minimieren und die Verarbeitung zu beschleunigen.Auftragsbearbeitung insbesondere für Unternehmen, die eine hohe Anzahl von Bestellungen in unterschiedlichen Formaten erhalten.

Warum Unternehmen immer noch Probleme mit E-Mail-, PDF- und Faxbestellungen haben

Trotz moderner ERP-Systeme erhalten viele Unternehmen Bestellungen immer noch per E-Mail, PDF und Fax. Diese Formate sind oft unstrukturiert und daher schwer automatisiert zu verarbeiten.

Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:

• Manuelle Dateneingabe, die zeitaufwändig ist und die operative Arbeitsbelastung erhöht
• Hohes Fehlerrisiko, z. B. bei falschen Mengen, Preisen oder Kundendaten
• Uneinheitliche Bestellformate, insbesondere wenn verschiedene Kunden unterschiedliche Vorlagen verwenden.
• Verzögerte Auftragsbearbeitung führt zu langsamer Auftragsabwicklung und unzufriedenen Kunden.

Wie KI Bestelldaten aus E-Mails, PDFs und Faxen extrahiert

Künstliche Intelligenz nutzt eine Kombination aus OCR, maschinellem Lernen und Mustererkennung, um Bestelldaten aus unstrukturierten Dokumenten wie E-Mails, PDFs und Faxbestellungen zu extrahieren.

So läuft der Prozess typischerweise ab:

1. Dokumentenannahme
   Bestellungen, die per E-Mail, PDF-Anhang oder Fax eingehen, werden automatisch erfasst und an das KI-System gesendet.
2. Texterkennung und Datenlesen
   Die OCR-Technologie liest Texte aus gescannten PDFs und Faxbildern, während KI-Modelle den Inhalt von E-Mails und digitalen Dokumenten verstehen.
3. Datenidentifizierung und -extraktion
   Die KI erkennt wichtige Bestellfelder wie Kundennamen, Produktdetails, Mengen, Preise und Lieferinformationen, selbst wenn die Formate variieren.
4. Datenvalidierung und -strukturierung
   Die extrahierten Daten werden auf Richtigkeit geprüft und in ein strukturiertes Format umgewandelt, das den ERP-Anforderungen entspricht.
5. Bereit für die ERP-Integration
   Sobald die Auftragsdaten strukturiert sind, können sie zur weiteren Verarbeitung direkt in das ERP-System übertragen werden.

Dieser automatisierte Ansatz ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Bestellformate effizient abzuwickeln, ohne auf manuelle Dateneingabe angewiesen zu sein.

Wie extrahierte Auftragsdaten in ERP-Systeme integriert werden

Sobald die Bestelldaten extrahiert und strukturiert sind, lassen sie sich nahtlos in ERP-Systeme integrieren. Die KI ordnet die extrahierten Felder, wie Kundendaten, Produktinformationen, Mengen und Preise, den entsprechenden Feldern im ERP-System zu.

Die Integration kann je nach verwendetem ERP-System über APIs, Middleware oder benutzerdefinierte Konnektoren erfolgen. Da die Daten bereits strukturiert und validiert sind, gelangen sie als verarbeitungsfertiger Auftrag und nicht als Rohdaten in das ERP-System.

Dies gewährleistet:

• Schnellere Auftragserstellung im ERP-System
• Einheitliche Daten über alle Systeme hinweg
• Verringerte Abhängigkeit von manuellen Prüfungen
• Reibungslose Abwicklung großer Bestellmengen

Da der Extraktionsprozess ERP-unabhängig ist, können Unternehmen diesen Ansatz mit nahezu jedem ERP-System nutzen, ohne ihre bestehenden Arbeitsabläufe ändern zu müssen.

Wichtigste Vorteile der KI-gestützten Auftragsdatenextraktion für ERP-Nutzer

Die KI-gestützte Extraktion von Auftragsdaten bietet klare operative und geschäftliche Vorteile, insbesondere für Teams, die eng mit ERP-Systemen zusammenarbeiten.

• Reduzierter manueller Aufwand
  Die Bestellungen werden automatisch bearbeitet, wodurch der Aufwand für die Dateneingabe für die Betriebsteams minimiert wird.
• Verbesserte Datengenauigkeit
  KI reduziert menschliche Fehlerverursacht durch manuelles Abtippen, Kopieren und Einfügen oder falsches Lesen der Bestelldetails.
• Schnellere Auftragsabwicklung
  Bestellungen gelangen schnell in das ERP-System, wodurch Unternehmen schneller auf Kundenanfragen reagieren können.
• Skalierbarkeit ohne zusätzliche Ressourcen
  Höhere Auftragsvolumina können bewältigt werden, ohne dass zusätzliches Personal oder höhere Betriebskosten anfallen.
• Bessere Transparenz und Kontrolle
  Saubere, strukturierte Daten im ERP-System verbessern das Reporting, die Nachverfolgung und nachgelagerte Prozesse.

Diese Vorteile helfen Unternehmen, die Auftragsverwaltung zu optimieren und gleichzeitig ihre bestehenden ERP-Systeme besser zu nutzen.

Häufige Anwendungsfälle in verschiedenen Branchen

Die KI-gestützte Extraktion von Bestelldaten ist in vielen Branchen nützlich, in denen Bestellungen in unterschiedlichen Formaten und Mengen eintreffen.

• Herstellung
  Distributoren und Händler senden Bestellungen häufig per E-Mail oder als PDF. KI hilft dabei, Bestelldetails zu extrahieren und sie ohne manuelle Eingriffe direkt in das ERP-System zu übertragen.
• Großhandel und Vertrieb
  Massenbestellungen, die in unterschiedlichen Vorlagen eingehen, können mithilfe KI-gestützter Extraktion schneller und genauer verarbeitet werden.
• Einzelhandel und E-Commerce (B2B)
  B2B-Kunden geben häufig wiederkehrende Bestellungen per E-Mail oder Anhang auf. KI gewährleistet eine schnellere Auftragserfassung und konsistente Datenverarbeitung.
• Logistik und Lieferkette
  Bestell- und Lieferdokumente, die per Fax oder als gescannte PDFs eingehen, können digitalisiert und für ERP-Workflows strukturiert werden.
• Gesundheitswesen und Pharmazeutika
  KI hilft bei der Verarbeitung strukturierter und unstrukturierter Bestelldokumente und reduziert gleichzeitig Dateneingabefehler und Verzögerungen.

KI-gestützte Auftragsdatenextraktion vs. manuelle Auftragserfassung

Die manuelle Auftragserfassung war die traditionelle Art der Auftragsabwicklung aus E-Mails, PDFs und Faxen. Allerdings wird das Verfahren mit steigendem Bestellvolumen ineffizient und fehleranfällig.

Hier ein einfacher Vergleich:

Manuelle Auftragserfassung

• Erfordert einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand
• Höheres Risiko von Dateneingabefehlern
• Schwierig, mit steigenden Bestellmengen zu skalieren
• Verlangsamt die Auftragsbearbeitung und -abwicklung

KI-Auftragsdatenextraktion

• Automatische Erfassung und Verarbeitung von Bestelldaten
• Verbessert die Genauigkeit durch Validierung und Lernen
• Lässt sich problemlos skalieren, ohne zusätzliches Betriebspersonal zu benötigen.
• Ermöglicht schnellere und konsistentere ERP-Updates

Für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern und operative Engpässe reduzieren wollen, ist die KI-gestützte Extraktion von Auftragsdaten eine nachhaltigere Lösung als die manuelle Verarbeitung.

Was Sie vor der Implementierung von KI-gestützter Auftragsautomatisierung beachten sollten

Vor der Implementierung von KI-gestützten Bestelldatenextraktionen sollten Unternehmen Folgendes berücksichtigen:

• Dokumentformate und Quellen
  Ermitteln Sie alle Arten von Bestellungen, für die Sie E-Mails, PDFs und gescannte Faxe erhalten, und stellen Sie sicher, dass die KI-Lösung diese verarbeiten kann.
• ERP-Kompatibilität
  Prüfen Sie, ob sich das KI-System über APIs, Middleware oder Konnektoren in Ihr bestehendes ERP-System integrieren lässt.
• Datengenauigkeit und Validierung
  Verstehen Sie, wie die KI extrahierte Daten validiert und Ausnahmen behandelt, um Fehler zu minimieren.
• Sicherheit und Compliance
  Stellen Sie sicher, dass sensible Kunden- und Bestelldaten geschützt werden und den geltenden Vorschriften entsprechen.
• Skalierbarkeit und Flexibilität
  Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Auftragsvolumen mitwachsen und sich an neue Formate oder Geschäftsveränderungen anpassen kann.

Die Berücksichtigung dieser Faktoren wird Unternehmen dabei helfen, die KI-gestützte Auftragsautomatisierung effektiv umzusetzen und ihre Vorteile zu maximieren.

Abschluss

Die KI-gestützte Auftragsdatenextraktion revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen Bestellungen aus E-Mails, PDFs und Faxen bearbeiten. Durch die Automatisierung der Erfassung und Verarbeitung von Auftragsdetails können Unternehmen den manuellen Aufwand reduzieren, Fehler minimieren und die Auftragsabwicklung beschleunigen – und das alles bei nahtloser Integration in ihre ERP-Systeme.

Für Unternehmen, die mit steigenden Bestellmengen oder vielfältigen Bestellformaten konfrontiert sind, ist die Implementierung einer KI-gestützten Bestellextraktion eine praktische und skalierbare Lösung. Sie optimiert nicht nur die Abläufe, sondern ermöglicht es den Teams auch, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, was die Effizienz und die Gesamtleistung des Unternehmens steigert.