Kurzzusammenfassung
Die manuelle Auftragserfassung kostet Ihr Unternehmen täglich wertvolle Arbeitsstunden. Erfahren Sie, wie KI und OCR-Technologie die Auftragsabwicklung aus allen Kanälen – E-Mails, PDFs, Faxe, WhatsApp-Fotos oder Papierdokumente – automatisieren und direkt in Ihr ERP-System integrieren können. Dieser Leitfaden beschreibt den gesamten Workflow, die realen ROI-Berechnungen und zeigt Ihnen, wie Sie loslegen.
Viele B2B-Unternehmen erhalten Bestellungen nicht immer in einem ordentlichen, strukturierten Format. Ihre Kunden senden Bestellungen möglicherweise noch per E-Mail als PDF-Anhang, Faxausdruck, Scan oder sogar als schnelles Foto vom Handy. Diese Methoden sind zwar bequem für den Käufer, bedeuten aber einen hohen manuellen Arbeitsaufwand für Ihr Team.
Jede Bestellung muss geprüft, mit dem Lagerbestand abgeglichen, validiert und anschließend in Ihr System eingegeben werden. Das kostet Zeit, erhöht das Fehlerrisiko, verlangsamt die Lieferung und wird mit steigendem Bestellvolumen immer schwieriger zu handhaben.
Genau deshalb suchen immer mehr Unternehmen nach Möglichkeiten, die Auftragsabwicklung zu automatisieren. Mithilfe von KI und OCR-Technologien lassen sich Bestelldetails aus jedem Format extrahieren – ob per Fax übermittelte Bestellung oder handschriftliche Liste auf einem Foto – und in saubere, verarbeitungsfertige Daten umwandeln. Das Ergebnis: schnellere Abläufe, weniger Fehler und eine geringere Belastung für Ihr internes Team.
In diesem Leitfaden erläutern wir, wie die Auftragsautomatisierung für verschiedene Formate funktioniert und welche Schritte B2B-Unternehmen unternehmen können, um ihren gesamten Auftragsworkflow zu optimieren.
Trotz moderner E-Commerce-Plattformen und Online-Portale bevorzugen viele B2B-Einkäufer nach wie vor traditionelle Bestellmethoden. Nicht etwa, weil diese veraltet wären, sondern weil sie ihnen vertraut, schnell und flexibel erscheinen.
Hier sind die häufigsten Gründe, warum B2B-Unternehmen Bestellungen weiterhin per E-Mail, PDF, Fax und sogar handgeschriebenen Fotos versenden:
Viele Käufer bestellen seit Jahren auf die gleiche Weise. Sie sind es gewohnt, eine Bestellung per Fax oder eine PDF-Datei per E-Mail zu senden, und diese Gewohnheit zu ändern, braucht Zeit.
Distributoren, Großhändler und Außendienstmitarbeiter arbeiten oft von verschiedenen Geräten und Standorten aus. Manchmal ist es am einfachsten, eine E-Mail oder ein Foto einer handgeschriebenen Liste zu senden.
Ein Lagerleiter oder Einkäufer im Einzelhandel hat möglicherweise keine Zeit, sich in ein Portal einzuloggen. Ein Foto des Bestellscheins zu machen oder eine PDF-Datei weiterzuleiten, ist schneller und fühlt sich mühelos an.
Manche Einkäufer verwenden weiterhin ihre eigenen internen Produktcodes. Anstatt online nach dem richtigen Artikel zu suchen, senden sie lieber eine Excel-Datei, eine alte Bestellvorlage oder ein Fax.
Branchen wie der Großhandel, die Industriebedarfsbranche, das Gesundheitswesen und die Fertigungsindustrie sind nach wie vor stark auf gefaxte oder eingescannte Bestellungen angewiesen. Das liegt daran, dass ihre internen Prozesse so strukturiert sind.
Für manche Käufer, insbesondere bei langfristigen B2B-Geschäftsbeziehungen, wirkt eine unterschriebene PDF-Bestellung oder eine per Fax übermittelte Bestellung „offizieller“ und zuverlässiger als ein Online-Warenkorb.
Wenn Bestellungen in unterschiedlichen Formaten wie PDFs, E-Mails, Faxausdrucken, Excel-Tabellen und handschriftlichen Notizen eingehen, verbringt Ihr Team jede Woche Stunden damit, diese zu sichten. Das verlangsamt die Abläufe und erhöht das Fehlerrisiko.
Hier sind die Herausforderungen, denen sich B2B-Teams täglich stellen müssen:
Jemand muss Produktnamen, Mengen und Codes manuell aus E-Mails oder Dokumenten in das ERP- oder E-Commerce-System übertragen. Dies kann Minuten pro Bestellung oder Stunden dauern, wenn das Bestellaufkommen hoch ist.
Käufer verwenden häufig ihre eigenen internen Produktcodes. Ihr Team muss daher jeden Artikel einzeln überprüfen, um die passende Artikelnummer (SKU) in Ihrem System zu finden. Dies ist eine der größten Verzögerungsquellen.
Tippfehler, falsche Mengen oder fehlende Artikel sind bei langen Bestelllisten keine Seltenheit. Selbst kleine Fehler können den Lagerbestand, Lieferzeiten und Kundenbeziehungen beeinträchtigen.
Per Fax übermittelte Bestellungen, eingescannte PDFs oder Fotos vom Smartphone können unscharf oder ungleichmäßig sein, was es den Mitarbeitern erschwert, die Details richtig zu lesen.
Bestellungen kommen aus verschiedenen Postfächern, Abteilungen oder von unterschiedlichen Geräten. Ohne ein zentrales System können Teams den Überblick verlieren oder versehentlich dieselbe Bestellung doppelt bearbeiten.
Die manuelle Bearbeitung von 5 Bestellungen pro Tag mag noch machbar sein. Die Bearbeitung von 50 oder 100 Bestellungen hingegen nicht. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wird die manuelle Auftragsabwicklung zum Engpass.
Jeder zusätzliche Schritt, wie das Prüfen von Codes, das erneute Eingeben von Daten und das Validieren von Mengen, kann die Zustellung der Bestellung an Ihr Lager oder ERP-System verzögern und somit die Lieferzeiten beeinträchtigen.
Wenn Teams den größten Teil ihrer Zeit mit dem Kopieren und Einfügen aus PDFs oder dem Korrigieren von Fehlern verbringen, bleibt ihnen weniger Zeit für Kundensupport, Verkaufsgespräche oder die Verbesserung von Abläufen.
Die Automatisierung von Bestellungen klingt kompliziert, ist aber eigentlich ganz einfach. Das Ziel ist simpel: Beliebige Bestellformate wie E-Mail, PDF, Fax, Scan oder Foto werden in saubere, strukturierte Daten umgewandelt, die Ihr System automatisch verarbeiten kann. So funktioniert es Schritt für Schritt:
Bestellungen können abgerufen werden von:
Das System liest automatisch:
Das ist eine der größten Zeitersparnisse.Verwendet der Kunde unterschiedliche Produktcodes oder -namen, ordnet das System diese Ihren internen SKUs zu:
Selbst wenn der Käufer also „ABC-Red-200ml“ angibt, weiß das System, dass dies der Artikelnummer „P-1420“ entspricht.
Das System prüft Folgendes:
Basierend auf Ihren Einstellungen kann die endgültige Bestellung in Ihrem System erstellt werden:
Anstatt jede Bestellung einzeln zu bearbeiten, kümmert sich Ihr Team nur noch um folgende Punkte:
B2B-Unternehmen erhalten Bestellungen in unterschiedlichsten Formaten, und jedes Format birgt seine eigenen Herausforderungen. Die gute Nachricht: KI und OCR können all diese Prozesse automatisieren, unabhängig davon, wie der Kunde die Bestellung übermittelt. Im Folgenden finden Sie eine übersichtliche Darstellung der Automatisierung für jeden Bestelltyp.
Viele Käufer geben ihre Bestellungen immer noch direkt im E-Mail-Text auf oder hängen eine Datei an.
E-Mails werden ohne manuelles Lesen oder Abtippen in eine saubere, fehlerfreie Reihenfolge gebracht.
PDFs sind das gängigste Bestellformat im B2B-Bereich.
Ihr Team muss die PDF-Datei nicht mehr öffnen, hineinzoomen oder Details manuell eintippen.
Viele Käufer nutzen immer noch Fax, insbesondere in langjährigen B2B-Geschäftsbeziehungen.
Faxbasierte Bestellvorgänge können modernisiert werden, ohne dass die Käufer ihre Gewohnheiten ändern müssen.
Käufer schicken oft Fotos, die sie mit ihrem Handy von handgeschriebenen Listen, gedruckten Katalogen oder alten Bestellformularen gemacht haben.
Aus einem unscharfen Foto wird innerhalb von Sekunden ein strukturierter Auftrag.
Manche Käufer senden Bestellungen in Tabellenkalkulationen oder mithilfe von benutzerdefinierten Vorlagen.
Um die Auftragsabwicklung anhand von E-Mails, PDFs, Faxen, Scans und Fotos zu automatisieren, müssen Sie nicht Ihr gesamtes System umstellen. Es genügen einige wenige Schlüsselkomponenten, die zusammenarbeiten, um Daten zu lesen, zu extrahieren, zu validieren und in Ihre ERP- oder E-Commerce-Plattform zu übertragen.
Folgende Werkzeuge sind für den Automatisierungs-Workflow unerlässlich:
OCR ist die Technologie, die Dokumente liest.Es wandelt Text um von:
In digitalen Text. Moderne OCR-Systeme sind viel intelligenter und können auch Dokumente mit geringer Qualität verarbeiten.
Diese Ebene versteht die Bedeutung des Inhalts, nicht nur den Text.
Es hilft bei der Identifizierung:
Die KI kann sich auch an das individuelle Format und Layout jedes Kunden anpassen.
Dies ist für B2B-Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da Käufer häufig ihre eigenen Codes verwenden.
Dieses Werkzeug:
Dadurch wird sichergestellt, dass jede Bestellposition korrekt zugeordnet wird, bevor die endgültige Bestellung erstellt wird.
Bevor eine Bestellung in Ihr System gelangt, prüft das Automatisierungstool Folgendes:
Alles Verdächtige wird zur menschlichen Überprüfung markiert.
Sobald die Daten extrahiert und validiert sind, müssen sie in Ihr System fließen.
Integrationen umfassen üblicherweise:
Dadurch entfällt die manuelle Eingabe.
Dies ist optional, aber hilfreich.Ein Dashboard ermöglicht Ihrem Team Folgendes:
Die meisten Bestellungen werden automatisch abgewickelt; nur Ausnahmen erfordern Aufmerksamkeit.
Wenn Sie mit Automatisierung noch keine Erfahrung haben, mag der Prozess zunächst komplex erscheinen. Tatsächlich müssen Sie aber nur einem klaren, strukturierten Weg folgen. Hier finden Sie eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, von manuellen Arbeitsschritten zu einem vollständig automatisierten Bestellprozess zu gelangen.
Beginnen Sie damit, aufzulisten, woher Ihre Bestellungen heute stammen:
Die Kenntnis aller Quellen hilft Ihnen bei der Auswahl des richtigen Automatisierungsablaufs.
Die meisten B2B-Bestellungen enthalten:
Stellen Sie sicher, dass das Automatisierungssystem weiß, welche Datenpunkte extrahiert werden sollen.
Hier beginnt die Automatisierung.OCR extrahiert den Text, und KI versteht die Struktur, unabhängig von Format oder Layout.
Nach der Einrichtung werden alle eingehenden PDFs, Faxe und Fotos automatisch vom System gelesen.
Da jeder Kunde seine eigenen Produktnamen oder -codes verwendet, ist dieser Schritt von entscheidender Bedeutung.Das System sollte lernen, wie die Codes der Kunden zu Ihren Artikelnummern passen, und diese für das nächste Mal speichern.
Dadurch entfällt stundenlanges Gegenprüfen.
Fügen Sie Regeln hinzu, um die Genauigkeit sicherzustellen, bevor Bestellungen in Ihr ERP-System gelangen, wie zum Beispiel:
Diese Regeln schützen Sie vor Fehlern.
Sobald die Bestellung bereinigt ist, muss sie automatisch an einen bestimmten Ort weitergeleitet werden.
Sie können folgende Integrationen durchführen:
Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe vollständig.
Nicht jede Bestellung wird perfekt sein.Erstellen Sie eine einfache Ansicht, in der Ihr Team Folgendes überprüfen kann:
Ihr Team bearbeitet nur Ausnahmen, nicht jede Bestellung.
Fang Klein.Wählen Sie einige Kunden aus und verarbeiten Sie deren eingehende Bestellungen automatisiert.Sie werden sehen, wie gut das System ihre Formate liest und wo Verbesserungen nötig sind.
Sobald Sie sich sicher fühlen, können Sie die Automatisierung auf alle Kunden und Auftragsarten ausweiten.Die meisten Unternehmen verzeichnen sofortige Zeitersparnisse und sauberere Bestandsaktualisierungen.
KI-Systeme lernen mit der Zeit.Je mehr Bestellungen sie bearbeiten, desto intelligenter werden sie.
Trainieren Sie das System weiterhin auf neue Formate und gelegentliche Sonderfälle.
Nehmen Sie Kontakt mit unseren Experten auf und lassen Sie uns Ihr Projekt besprechen.
B2B-Unternehmen stehen heute vor einer der größten operativen Herausforderungen: Bestellungen erreichen uns in unterschiedlichsten Formaten – E-Mails, PDFs, Faxausdrucke, Fotos und Tabellenkalkulationen. Die manuelle Bearbeitung all dieser Daten ist langsam, stressig und fehleranfällig.
Die gute Nachricht ist: Sie müssen die Bestellabwicklung Ihrer Kunden nicht ändern. Stattdessen können Sie die Bestellverarbeitung automatisieren und so den gesamten Workflow reibungslos, präzise und skalierbar gestalten.
Dank KI, OCR, Produktcode-Abgleich und Systemintegrationen lässt sich jede eingehende Bestellung – egal wie unübersichtlich sie aussieht – in saubere, strukturierte Daten umwandeln, die direkt in Ihr ERP- oder E-Commerce-System fließen. Ihr Team spart wöchentlich Stunden, die Auftragsabwicklung wird beschleunigt, der Lagerbestand bleibt präzise und Ihre Kunden profitieren von einem zuverlässigeren Einkaufserlebnis.
Die Auftragsautomatisierung ist für B2B-Unternehmen kein „Nice-to-have“ mehr. Sie wird immer wichtiger, um manuelle Arbeit zu reduzieren, Fehler zu vermeiden und angesichts steigender Auftragsvolumina wettbewerbsfähig zu bleiben.
Wenn Ihr Unternehmen vor diesen Herausforderungen steht und Sie Automatisierungsmöglichkeiten prüfen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den nächsten Schritt. Sie müssen Ihre Kunden nicht dazu zwingen, ihre Bestellweise zu ändern – optimieren Sie einfach Ihre Prozesse.
Sie können KI- und OCR-Tools verwenden, die eingehende E-Mails lesen, Bestelldaten extrahieren, diese validieren und ohne manuelle Eingabe direkt in Ihr ERP-System oder Ihren Shop übertragen.
OCR-Software kann PDF- oder gescannte Bestellformulare lesen, Positionen, Mengen und Artikelnummern erkennen und diese automatisch in strukturierte Bestelldaten umwandeln.
Ja. Moderne OCR-Modelle können Handschrift, Fotos von Papierbestellungen und Bilder mit geringer Qualität erkennen und diese dann in digitale Bestellzeilen umwandeln.
Grüße! Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic Solutions. Bei 2Hats Logic Solutions widmen wir uns der Bereitstellung von technischem Fachwissen und der Lösung Ihrer Probleme in der Welt der Technologie. Unsere Blog-Seite dient als Ressource, in der wir Einblicke und Erfahrungen teilen und wertvolle Perspektiven auf Ihre Fragen bieten.
Die Führung eines kleinen oder mittelständischen B2B-Unternehmens erfordert viele ...
Eine einzige übersehene Klausel in einem Geschäftsvertrag kann Unternehmen Millionen ...
Baustellen zählen nach wie vor zu den gefährlichsten Arbeitsplätzen, mit jährlich ...
Wenn Sie dieselben Produkte über Amazon, Shopify, eBay und Ihr Großhandelsportal ...
Abonnieren Sie unseren Newsletter und erfahren Sie mehr über die neuesten digitalen Trends.
Δ
Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic. Erzählen Sie uns von Ihren Zielen, und ich werde Ihre Nachricht persönlich prüfen, um zu sehen, wie wir Ihnen helfen können, sie zu erreichen.
Besprechen Sie Ihr Projekt mit unseren erfahrenen Entwicklern.
Bereit zur Zusammenarbeit? Lassen Sie uns zusammenarbeiten, um eine perfekte Lösung zu finden
Entdecken Sie unsere maßgeschneiderten Hosting-, Wartungs- und SEO-Pakete, die für Geschwindigkeit, Sicherheit und Unternehmen jeder Größe entwickelt wurden. Optimieren Sie Ihre Shopware-Performance mit unserem umfassenden Service.
Teilen Sie uns Ihre Anforderungen mit. Unser Team antwortet in der Regel innerhalb von 1–2 Stunden.
