Viele B2B-Unternehmen erhalten Kundenbestellungen immer noch per E-Mail. Diese Bestellungen treffen häufig als PDFs, Excel-Dateien, Scans oder sogar als Fotos vom Handy ein. Für sich genommen mag das kein Problem darstellen. Wenn jedoch täglich mehrere Kunden zahlreiche Bestellungen aufgeben, wird die manuelle Bearbeitung zunehmend aufwendig.
Die Teams müssen E-Mails öffnen, Anhänge herunterladen, Produktnamen und Mengen überprüfen und anschließend alle Informationen in ihr ERP- oder Auftragsverwaltungssystem eingeben. Dieser Prozess ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Fehlende Bestellungen, doppelte Einträge und Bestandsabweichungen sind häufig, insbesondere in Spitzenzeiten.
Die Herausforderung besteht nicht im Empfang von Bestellungen per E-Mail, sondern in der korrekten und termingerechten Bearbeitung zahlreicher Kundenbestellungen, die per E-Mail eingehen. Mit steigendem Bestellvolumen stoßen manuelle Arbeitsabläufe an ihre Grenzen. Dies kann sich negativ auf den Betrieb und das Kundenerlebnis auswirken.
In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die typischen Herausforderungen bei der Bearbeitung zahlreicher E-Mail-Bestellungen ein und erklären, wie Unternehmen diese strukturierter und skalierbarer abwickeln können, ohne die Art und Weise zu ändern, wie Kunden ihre Bestellungen aufgeben.
Die Bearbeitung mehrerer per E-Mail eingegangener Kundenbestellungen bedeutet, mehrere Bestellungen, die Kunden per E-Mail senden – oft gleichzeitig und in unterschiedlichen Formaten –, zu bearbeiten und in bestätigte, systemfertige Bestellungen umzuwandeln.
In realen B2B-Szenarien umfasst dies üblicherweise Folgendes:
Jede Bestellung muss Folgendes enthalten:
Wenn Kundenbestellungen über mehrere E-Mails, PDFs oder Anhänge eingehen, wird die manuelle Bearbeitung schnell zum Engpass. Was als überschaubare Aufgabe beginnt, entwickelt sich oft zu einer Fehlerquelle und führt zu Verzögerungen.
Eines der häufigsten Probleme sind Fehler bei der manuellen Dateneingabe. Bestelldetails werden aus E-Mails in Tabellenkalkulationen, ERP-Systemen oder E-Commerce-Plattformen kopiert, wodurch das Risiko falscher Mengen, falscher Artikelnummern oder fehlender Positionen steigt.
Eine weitere große Herausforderung sind übersehene oder doppelt erfasste Bestellungen. Da mehrere E-Mails vom selben Kunden eingehen, die sich manchmal über verschiedene E-Mail-Verläufe erstrecken, können Bestellungen übersehen oder doppelt erfasst werden, insbesondere in Stoßzeiten.
Die manuelle Bearbeitung führt auch zu langsameren Auftragsbestätigungen. Vertriebs- und Betriebsteams benötigen zusätzliche Zeit, um Auftragsdetails zu prüfen und zu verifizieren, bevor sie auf Kundenanfragen reagieren können. Dies wirkt sich negativ auf Lieferzeiten und das Vertrauen aus.
Bestandsabweichungen stellen ein weiteres häufiges Problem dar. Ohne Echtzeitvalidierung nehmen Teams möglicherweise Bestellungen für nicht vorrätige Artikel an, was zu unnötigem Kommunikationsaufwand und Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung führt.
Die manuelle Bearbeitung zahlreicher E-Mail-Bestellungen führt schließlich zu einer starken Abhängigkeit von internen Teams. Das Wissen bleibt bei Einzelpersonen und nicht in Systemen gespeichert, wodurch der Prozess anfällig und bei steigendem Bestellvolumen schwer skalierbar wird.
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Die Bearbeitung zahlreicher Kundenbestellungen per E-Mail kann für operative Teams zeitaufwändig, fehleranfällig und stressig sein. Herkömmliche manuelle Prozesse stoßen bei steigenden Bestellmengen an ihre Grenzen, was zu Verzögerungen, Fehlern und unzufriedenen Kunden führt. Die Automatisierung der E-Mail-Bestellverarbeitung und deren Integration in Ihre ERP- und Warenwirtschaftssysteme wandelt diese Herausforderung in einen optimierten Workflow um. Unternehmen können so höhere Bestellmengen präzise bearbeiten, den manuellen Aufwand reduzieren und schneller auf Kundenanfragen reagieren – und gleichzeitig einen Prozess aufbauen, der mit dem Wachstum skaliert.
Wir haben Unternehmen bei der Implementierung dieser Lösungen unterstützt, um die Auftragsverwaltung zu vereinfachen und die betriebliche Effizienz zu steigern. Wenn Ihr Team Schwierigkeiten mit der Bearbeitung zahlreicher E-Mail-Bestellungen hat, helfen Ihnen unsere Experten gerne bei der Entwicklung und Implementierung einer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Lösung.
Nutzen Sie ein System zur Automatisierung von E-Mail-Bestellungen, das Bestelldetails aus E-Mails, PDFs und Excel-Dateien extrahiert und diese anschließend automatisch in Ihr ERP- oder Warenwirtschaftssystem eingibt.
Die Automatisierung von E-Mail-Bestellungen reduziert manuelle Fehler, beschleunigt die Bearbeitung, verbessert die Bestandsgenauigkeit und ermöglicht es Ihrem Team, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Ja, moderne Automatisierungstools können Bestelldaten aus E-Mails, PDFs, Excel-Tabellen und gescannten Bildern extrahieren und diese für eine nahtlose ERP-Integration standardisieren.
Wenn das Bestellvolumen hoch ist, Fehler häufig auftreten oder Ihr Team Stunden mit der manuellen Bearbeitung von Bestellungen verbringt, ist es an der Zeit, einen automatisierten E-Mail-zu-ERP-Workflow einzuführen.
Grüße! Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic Solutions. Bei 2Hats Logic Solutions widmen wir uns der Bereitstellung von technischem Fachwissen und der Lösung Ihrer Probleme in der Welt der Technologie. Unsere Blog-Seite dient als Ressource, in der wir Einblicke und Erfahrungen teilen und wertvolle Perspektiven auf Ihre Fragen bieten.
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Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic. Erzählen Sie uns von Ihren Zielen, und ich werde Ihre Nachricht persönlich prüfen, um zu sehen, wie wir Ihnen helfen können, sie zu erreichen.
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