Wie die automatisierte Auftragserfassung B2B-Teams hilft, jede Woche Stunden zu sparen

Wenn Sie schon einmal beobachtet haben, wie Ihr Auftragsbearbeitungsteam Kundenbestellungen manuell aus E-Mails und PDFs in Ihr ERP-System eingibt, kennen Sie den Frust. Es ist mühsam, zeitaufwendig und ehrlich gesagt, macht es niemandem Spaß.

Die manuelle Bearbeitung einer typischen B2B-Bestellung dauert 10–15 Minuten. Bei Dutzenden oder Hunderten von Bestellungen pro Woche summieren sich diese Minuten schnell. Die gute Nachricht: Die automatisierte Auftragserfassung spart Ihrem Team wertvolle Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt die Auftragsabwicklung.

Was ist die automatisierte Auftragserfassung?

Die automatisierte Auftragserfassung ist eine Technologie, die Auftragsinformationen aus eingehenden Dokumenten wie E-Mails, PDFs, Scans oder elektronischen Dateien extrahiert und automatisch in Ihr Auftragsverwaltungs- oder ERP-System einfügt.

So funktioniert es in der Praxis: Ein Kunde sendet Ihnen eine Bestellung per E-Mail mit einer PDF-Datei im Anhang. Anstatt dass ein Mitarbeiter die PDF-Datei öffnet, durchliest und jeden Artikel manuell in SAP oder Ihr ERP-System eingibt, liest die Automatisierungssoftware das Dokument, identifiziert die relevanten Daten (Kundeninformationen, Produktcodes, Mengen, Preise) und trägt diese automatisch in Ihr System ein. Der gesamte Prozess dauert nur Sekunden statt Minuten.

Unterstützte Bestellformate

Moderne automatisierte Auftragserfassungssysteme verarbeiten verschiedene Eingabetypen:

• E-Mail-Bestellungen: Extrahiert Daten direkt aus dem E-Mail-Text oder aus Anhängen.
  
• PDF-Dokumente: Liest sowohl strukturierte Formulare als auch unstrukturierte Bestellvorlagen.
  
• Eingescannte Papierdokumente: VerwendungOCR(Optische Zeichenerkennung) zur Digitalisierung und Erfassung von Daten
  
• EDI-Dateien: Verarbeitet elektronische Datenaustauschformate automatisch
  
• Webportal-Einreichungen: Integration mit Online-Bestellsystemen

Wichtigste Vorteile der automatisierten Auftragserfassung: Zeitersparnis

Die automatisierte Auftragserfassung spart nicht nur in einem Bereich Zeit. Sie beseitigt Engpässe im gesamten Auftragsabwicklungsprozess. Dadurch gewinnt Ihr Team wertvolle Arbeitsstunden zurück.

Eliminiert die manuelle Dateneingabe

Das ist die offensichtlichste Zeitersparnis. Ihr Team muss nicht mehr Bestelldokumente durchlesen und Kundendaten, Produktcodes, Mengen und Preise manuell in Ihr ERP-System eingeben.

Die Automatisierungssoftware extrahiert diese Informationen direkt aus E-Mails, PDFs oder gescannten Dokumenten und füllt Ihre Systemfelder automatisch aus. Was früher 10–15 Minuten pro Bestellung dauerte, ist jetzt in 30 Sekunden erledigt. Für ein Unternehmen, das 100 Bestellungen pro Woche bearbeitet, bedeutet das eine Produktivitätssteigerung von über 20 Stunden.

Verkürzt die Fehlerkorrekturzeit

Die manuelle Dateneingabe führt unweigerlich zu Tippfehlern, falschen Produktcodes, vertauschten Zahlen und falschen Mengen. Diese Fehler verursachen nicht nur Probleme, sondern kosten Ihr Team auch wertvolle Zeit, da es:

• Finden Sie heraus, warum eine Bestellung keinen Sinn ergibt.
• Rufen Sie den Kunden an oder schreiben Sie ihm eine E-Mail, um die Sachlage zu klären.
• Korrigieren Sie die Bestellung im System.
• Versand oder Rechnungsstellung erneut bearbeiten

Automatisierte Systeme reduzieren diese Fehler drastisch, indem sie das menschliche Eintippen überflüssig machen.

Beseitigt Verzögerungen bei der Auftragsnachverfolgung

Wie oft muss Ihr Team fehlende Informationen zu einer Bestellung nachforschen? „Der Kunde hat die Lieferadresse nicht angegeben“ oder „Wir benötigen Klärung zu diesem Posten“.

Automatisierte Auftragserfassungssysteme können unvollständige Bestellungen mithilfe integrierter Validierungsregeln sofort erkennen. Anstatt die fehlenden Informationen erst Stunden später zu bemerken, wenn endlich jemand die Bestellung in der Warteschlange bearbeitet, benachrichtigt Sie das System umgehend oder antwortet dem Kunden sogar automatisch, wenn dieser nach den fehlenden Angaben fragt.

Ermöglicht die sofortige Weiterleitung von Aufträgen an die Auftragsabwicklung.

Bei der manuellen Bearbeitung kommt es häufig zu einer Verzögerung zwischen der Auftragserfassung und dem Eintreffen im Lager oder beim Versandteam. Jemand muss die Erfassung abschließen, den Auftrag prüfen, ihn zuweisen und die nächste Abteilung benachrichtigen.

Durch die Automatisierung fließen Bestellungen direkt nach der Erfassung und Validierung in Ihr Fulfillment-System. Ihr Lagerteam kann mit dem Kommissionieren und Verpacken beginnen, während Ihr Mitarbeiter im Bereich Auftragserfassung die Artikelpositionen noch manuell eingibt.

Bei zeitkritischen B2B-Aufträgen, insbesondere in der Fertigung oder im Vertrieb, wo die Lieferfenster eng sind, kann diese Beschleunigung den entscheidenden Unterschied zwischen der Erfüllung und Nichterfüllung der Kundenerwartungen ausmachen.

Ermöglicht die Auftragsbearbeitung rund um die Uhr ohne Personal.

Bestellungen treffen nicht nur während der Geschäftszeiten ein. Kunden geben Bestellungen auch um 19 Uhr, an Wochenenden und Feiertagen auf. Bei manueller Bearbeitung bleiben diese Bestellungen bis Montagmorgen oder bis nach dem Feiertag im Posteingang liegen.

Die automatisierte Auftragserfassung verarbeitet Bestellungen sofort nach Eingang, unabhängig von Uhrzeit und Wochentag. Eine Kundenbestellung, die am Freitagabend eingeht, ist bereits in Ihrem System und kann am Montagmorgen direkt bearbeitet werden; Sie müssen nicht mehr auf die manuelle Eingabe warten.

Dies ist besonders wertvoll für internationale tätige B2B-Unternehmen mit Kunden in verschiedenen Zeitzonen. Bestellungen aus Asien können über Nacht bearbeitet werden und stehen Ihrem europäischen Team am nächsten Morgen zur Verfügung.

Nächste Schritte

Verbringt Ihr Team wöchentlich Stunden damit, Bestellungen manuell aus E-Mails, PDFs und Papierdokumenten zu erfassen? Dann wissen Sie jetzt, dass es einen besseren Weg gibt. Die automatisierte Auftragserfassung ist keine Zukunftsmusik – sie ist bereits heute für B2B-Unternehmen in ganz Deutschland und Europa im Einsatz, spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht es Teams, sich auf wirklich wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

• Überprüfen Sie Ihre aktuellen Prozesse: Erfassen Sie eine Woche lang, wie viel Zeit Ihr Team tatsächlich für die Auftragserfassung aufwendet. Zählen Sie die Bestellungen, notieren Sie die Bearbeitungszeit pro Bestellung und berechnen Sie die wöchentliche Gesamtzeit. Dies dient als Grundlage für die Messung potenzieller Einsparungen.
  
• Identifizieren Sie Ihre Schwachstellen: Was frustriert Ihr Team neben dem Zeitaufwand noch? Fehlerraten? Unbearbeitete Bestellungen außerhalb der Geschäftszeiten? Saisonale Auftragsspitzen? Das Verständnis Ihrer spezifischen Herausforderungen hilft Ihnen, Lösungen effektiver zu bewerten.
  
• Recherchieren Sie Lösungen: Suchen Sie nach Automatisierungsanbietern mit Erfahrung in Ihrer Branche und nachgewiesener Integration in Ihr ERP-System. Fordern Sie Demos an, fragen Sie nach DSGVO-Konformität und sprechen Sie nach Möglichkeit mit bestehenden Kunden.
  
• Rechnen Sie es durch: Vergleichen Sie Ihre aktuellen Personalkosten für die Auftragsabwicklung mit den Kosten für die Implementierung von Automatisierungslösungen und Abonnements. Die meisten Unternehmen erzielen innerhalb von 6–12 Monaten einen deutlichen ROI.

Abschluss

Manuelle AuftragsbearbeitungDas war vor 20 Jahren sinnvoll. Heute bedeutet es einfach, Geld und Produktivität ungenutzt zu lassen.

B2B-Unternehmen, die ihre Auftragserfassung automatisiert haben, sparen nicht nur 10–15 Stunden pro Woche. Sie verbessern die Genauigkeit, skalieren ohne zusätzliches Personal und bieten ihren Teams erfüllendere Aufgaben als die monotone Dateneingabe. Die Technologie ist bewährt, die Integration unkompliziert und der ROI innerhalb weniger Monate messbar.

Wenn Ihr Auftragsbearbeitungsteam in E-Mails und PDFs ertrinkt oder Sie Aufträge ablehnen müssen, weil Sie das Volumen nicht bewältigen können, ist Automatisierung kein nettes Extra mehr. Sie ist der Schlüssel zur Wettbewerbsfähigkeit moderner B2B-Unternehmen.

Die Frage ist nicht, ob die automatisierte Auftragserfassung funktioniert; Beispiele und Daten belegen dies. Die Frage ist vielmehr, wie lange Ihr Team noch täglich Bestellungen eintippen soll, wenn Software dies schneller, genauer und rund um die Uhr erledigen kann.