ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches E-Rechnungsformat sollten Sie in Deutschland verwenden?

Sie führen also ein Unternehmen in Deutschland und plötzlich spricht jeder über die Einführung einer elektronischen Rechnungspflicht im Jahr 2025?

Sie fragen sich wahrscheinlich, was ZUGFeRD und XRechnung überhaupt bedeuten, geschweige denn, welches Sie für Ihr Unternehmen verwenden sollten. Keine Sorge, Sie sind mit dieser Verwirrung nicht allein.

Lassen Sie uns alles aufschlüsseln, was Sie über diese beiden E-Rechnungsformate wissen müssen, damit Sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen können.

Was hat es mit dem ganzen Wirbel um E-Rechnungen auf sich?

So funktioniert’s: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format empfangen und verarbeiten können. Ab dem 1. Januar 2027 sind sie zudem verpflichtet, Rechnungen in diesen Formaten auszustellen und zu versenden.

Stellen Sie sich E-Rechnungen als hochintelligente digitale Dokumente vor, die direkt mit Ihrer Buchhaltungssoftware kommunizieren können. Im Gegensatz zu den PDF-Rechnungen, die Sie per E-Mail verschicken, enthalten sie strukturierte Daten, die Maschinen automatisch lesen und verarbeiten können.

Die Vorteile sind ziemlich süß:

• Keine Kopfschmerzen mehr bei der manuellen Dateneingabe
• Schnellere Zahlungsabwicklung
• Weniger menschliche Fehler
• Kosteneinsparungen bei Papier und Porto
• Besser für die Umwelt

ZUGFeRD

ZUGFeRD (die Abkürzung steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist so etwas wie das Schweizer Taschenmesser der elektronischen Rechnungen.

Das macht es besonders:

Der Hybridansatz

ZUGFeRD besteht aus zwei Komponenten: einer PDF-Datei und einer eingebetteten XML-Datei. So erhalten Sie das Beste aus beiden Welten: eine normal aussehende, für Menschen lesbare Rechnung und maschinenlesbare Daten für die automatisierte Verarbeitung.

Es ist, als ob Sie ein zweisprachiges Dokument hätten, das sowohl die menschliche als auch die Computersprache fließend spricht.

Perfekt für die meisten Unternehmen

ZUGFeRD eignet sich hervorragend für:

• B2B-Transaktionen (Business-to-Business)
• B2C-Transaktionen (Business-to-Consumer)
• Einige B2G-Transaktionen (Business-to-Government)

XRechnung

XRechnung ist das unkomplizierte, staatlich anerkannte Format, das sich ganz aufs Geschäftliche konzentriert und keinen Schnickschnack bietet.

Pure XML-Power

Die XRechnung basiert auf einerXMLDatenformat. Statt eines lesbaren Dokuments besteht die XRechnung aus einem Datensatz in Form von Codezeilen.

Stellen Sie es sich als die Rohdaten vor, die Ihr Buchhaltungssystem benötigt – strukturiert, standardisiert und bereit für die Automatisierung.

Wann Sie XRechnung nutzen MÜSSEN

Das XRechnung-Format ist für B2G-Rechnungen erforderlich. Wenn Sie Rechnungen an eine deutsche Behörde, Bundesverwaltung oder öffentliche Einrichtung stellen, ist XRechnung nicht optional, sondern gesetzlich vorgeschrieben.

Seit November 2020 ist dies für alle Rechnungen im öffentlichen Sektor obligatorisch.

Der Head-to-Head-Vergleich

Lassen Sie uns diese Formate in den Ring stellen und sehen, wie sie sich schlagen:

Die Unterschiede in der realen Welt

Lesbarkeit

Mit ZUGFeRD kann Ihr Buchhalter weiterhin Rechnungen ausdrucken und wie gewohnt lesen. xRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das Interoperabilität und die Einhaltung europäischerE-RechnungStandards. Sie benötigen jedoch spezielle Software, um diese zu verstehen.

Durchführung

• ZUGFeRD: Unternehmen können es schrittweise implementieren und ohne größere Unterbrechungen in bestehende Prozesse integrieren.
• XRechnung: Erfordert die Einhaltung bestimmter technischer Standards, was möglicherweise umfangreichere Änderungen an Rechnungssystemen erforderlich macht.

Welches Format sollten Sie wählen?

Hier ist Ihr Entscheidungsbaum:

Wählen Sie ZUGFeRD, wenn:

• Sie haben hauptsächlich mit anderen Unternehmen zu tun (B2B)
• Sie möchten eine einfachere Einführung mit weniger technischem Aufwand
• Ihr Team muss Rechnungen visuell lesen können
• Sie bedienen gemischte Kunden (private Unternehmen und einige staatliche Stellen)

Beispiel aus der Praxis: Ein Fertigungsunternehmen, das an Automobilzulieferer verkauft, würde von der Flexibilität und der visuellen PDF-Komponente von ZUGFeRD für sein Vertriebsteam profitieren.

Wählen Sie XRechnung, wenn:

• Sie stellen in erster Linie öffentlichen Stellen Rechnungen
• Ihre Systeme sind bereits für die reine XML-Verarbeitung eingerichtet
• Sie benötigen die strikte Einhaltung der Anforderungen des öffentlichen Sektors

Beispiel aus der Praxis: Ein IT-Beratungsunternehmen, das ausschließlich mit deutschen Bundesbehörden zusammenarbeitet, muss für seine gesamte Rechnungsstellung XRechnung verwenden.

Der clevere Spielzug: Hybridstrategie

Ja, ZUGFeRD integriert XRechnung; Sie können beide Versionen parallel nutzen. Dies vereinfacht den Rechnungsprozess, insbesondere wenn SieRechnungensowohl an private als auch an öffentliche Auftraggeber.

Viele Unternehmen entscheiden sich für ZUGFeRD, weil es ihnen die Flexibilität bietet, sowohl private als auch staatliche Kunden mit einem System zu betreuen.

Zeitplan für die Implementierung: Was Sie wissen müssen

Hier ist der Rollout-Zeitplan, der alle betrifft:

• 1. Januar 2025: Muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen
• 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 € müssen E-Rechnungen SENDEN
• 1. Januar 2028: ALLE Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden

Gängige Mythen

1. Mythos: “E-Rechnungen sind einfach nur PDF-Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden.“

Realität: Nein! Eine digitalisierte Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Eine digitalisierte Rechnung ist eine physische Version einer Rechnung, die gescannt und in ein digitales Format konvertiert wurde. EineE-Rechnungwird dagegen von Anfang an in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.

2. Mythos: “Ich muss ein Format auswählen und dabei bleiben.“

Realität: Viele Unternehmen verwenden je nach den Anforderungen ihrer Kunden beide Formate.

3. Mythos: “Das ist zu kompliziert für kleine Unternehmen.“

Realität: ZUGFeRD bietet einen flexibleren Ansatz und erleichtert Unternehmen jeder Größe die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung.

Erste Schritte: Ihr Aktionsplan

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihren Kundenstamm

• Wie viele Regierungskunden haben Sie?
• Was bevorzugen Ihre B2B-Kunden?
• Sind Sie bereit für die automatisierte Verarbeitung?

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Software

Suchen Sie nach Lösungen, die beide Formate unterstützen. Viele moderne Buchhaltungssysteme bieten mittlerweile integrierte Funktionen zur elektronischen Rechnungsstellung.

Schritt 3: Testen Sie, bevor Sie springen

Beginnen Sie mit einigen freundlichen Kunden, die bereit sind, Ihnen beim Testen des neuen Formats zu helfen.

Schritt 4: Schulen Sie Ihr Team

Stellen Sie sicher, dass jeder die neuen Prozesse und Vorteile versteht.

Das Fazit

Die E-Invoicing-Revolution ist da und sie ist ziemlich aufregend, wenn man sich erst einmal mit den einschüchternden Abkürzungen auseinandergesetzt hat.

Für die meisten Unternehmen bietet ZUGFeRD die perfekte Balance aus Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Es ist wie Stützräder, die man nicht abnehmen muss: Die PDF-Komponente sorgt für vertraute Abläufe, während die XML-Daten im Hintergrund ihre Arbeit verrichten.

Wenn Sie mit staatlichen Kunden zusammenarbeiten, ist XRechnung unverzichtbar. Aber auch dann bietet Ihnen die Wahl eines Systems, das beide Formate verarbeiten kann, maximale Flexibilität.

Der Schlüssel liegt darin, jetzt zu beginnen. Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht in Deutschland kann zu erheblichen finanziellen und rechtlichen Konsequenzen führen. Die Folge können abgelehnte Rechnungen, Zahlungsverzögerungen und Störungen der Geschäftsbeziehungen sein.Kontaktieren Sie noch heute unsere Expertenund lassen Sie uns Ihren Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung so reibungslos wie möglich gestalten!