Die manuelle Dateneingabe hunderter E-Mail-Bestellungen täglich ist nicht nur mühsam, sondern kostet Ihr Unternehmen auch Zeit, Geld und Genauigkeit. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die Dynamics 365 Business Central nutzen, führt das manuelle Übertragen von Kundendaten, Produkt-SKUs und Mengen aus E-Mails in das ERP-System zu Engpässen, die den gesamten Betrieb verlangsamen.
E-Mail ist nach wie vor der wichtigste Kommunikationskanal für B2B-Bestellungen. Großhändler und Hersteller erhalten täglich zwischen 50 und über 500 Bestellungen. Jede manuelle Eingabe dauert 3–5 Minuten, was zu stundenlanger, sich wiederholender Arbeit und unvermeidlichen menschlichen Fehlern führt. Die Automatisierung revolutioniert diesen Workflow, indem sie E-Mail-Inhalte sofort analysiert und ohne menschliches Eingreifen Verkaufsaufträge in Business Central erstellt.
Unmittelbare operative Vorteile sind:
Finanzielle Auswirkungen:
Microsoft bietet zwei primäre Wege zur Automatisierung von E-Mail-Bestellungen in Business Central: Power Automate bietet anpassbare Workflows, die Outlook direkt mit der API von Business Central verbinden, während der AI Sales Order Agent künstliche Intelligenz nutzt, um unstrukturierte E-Mails intelligent zu analysieren und Formatvariationen zu verarbeiten.
Warnung: Die manuelle Bearbeitung von E-Mail-Bestellungen erreicht in der Regel nur eine Genauigkeit von 92–95 %. Bei hohem Bestellaufkommen summieren sich diese 5–8 % Fehler zu hohen Betriebskosten und Problemen im Kundenservice.
Diese Automatisierung ist besonders wertvoll für Sachbearbeiter in der Auftragsbearbeitung, die ihre Tage damit verbringen, E-Mail-Inhalte in Business Central-Bildschirme zu kopieren, für B2B-Großhändler, die wiederkehrende Bestellungen von Stammkunden erhalten, für IT-Administratoren, die mit der Verbesserung der ERP-Effizienz beauftragt sind, und für Kleinunternehmer, die ihre Geschäftstätigkeit ausweiten müssen, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen.
Zu den häufigsten Problemen zählen Dateneingabefehler, die zu Problemen bei der Auftragsabwicklung führen, Verarbeitungsengpässe während Spitzenzeiten, uneinheitliche E-Mail-Formatierung von Kunden, fehlende Prüfprotokolle zur Streitbeilegung und Burnout der Mitarbeiter aufgrund sich wiederholender Aufgaben.
Praxisbeispiel: Ein Industriegroßhändler, der täglich über 300 Bestellungen von Bauunternehmen erhält, implementierte Power Automate, um standardisierte E-Mail-Formate zu analysieren und die Bearbeitungszeit pro Bestellung von 4 Minuten auf 30 Sekunden zu reduzieren. Ein Lebensmittel- und Getränkegroßhändler nutzte den KI-gestützten Auftragsbearbeiter, um Formatabweichungen zu verarbeiten und Ausnahmen zur manuellen Prüfung weiterzuleiten. Dadurch wurde ein Automatisierungsgrad von 89 % erreicht.
Vor der Implementierung der Automatisierung stellen Sie sicher, dass Ihre Business Central-Umgebung über die erforderlichen Berechtigungen verfügt. Das Automatisierungskonto benötigt die Berechtigung „Auftragsbearbeiter“ oder eine gleichwertige Berechtigung, einschließlich der Rechte zum Erstellen und Ändern von Aufträgen, Kunden und Artikeln. Aktivieren Sie die API-Endpunkte von Business Central mit OAuth 2.0-Authentifizierung. API-Version 2.0 oder höher ist erforderlich.
Profi-Tipp: Erstellen Sie für die Automatisierung ein separates Servicekonto, anstatt Ihre persönlichen Zugangsdaten zu verwenden. Dies verbessert die Sicherheit, sorgt für lückenlose Prüfprotokolle und verhindert Unterbrechungen beim Ausscheiden von Mitarbeitern.
Die Konfiguration eines gemeinsamen Postfachs zentralisiert Bestell-E-Mails und ermöglicht mehreren Teammitgliedern die Überwachung der Automatisierung. Erstellen Sie ein gemeinsames Postfach im Microsoft 365 Admin Center (z. B. [email protected]), gewähren Sie den entsprechenden Teammitgliedern Zugriff, konfigurieren Sie E-Mail-Regeln für die Weiterleitung von Kundenbestellungen und legen Sie Aufbewahrungsrichtlinien zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen fest.
Power Automate bietet verschiedene Lizenzoptionen: Benutzerlizenzen (in Microsoft 365 enthalten, geeignet für weniger als 50 Bestellungen pro Tag), Workflow-Lizenzen (empfohlen für mehr als 100 Bestellungen pro Tag) und Premium-Lizenzen (erforderlich für die AI Builder-Funktionen). Standard-Tarife haben API-Aufrufbeschränkungen; je nach Komplexität kann eine einzelne Bestellung 5–10 API-Aufrufe erfordern.
Die Erstellung eines grundlegenden Workflows zur Umwandlung von E-Mail-Bestellungen in Business Central-Verkaufsaufträge umfasst fünf wichtige Schritte:
Schritt 1 – Trigger erstellen: Öffnen Sie Power Automate, wählen Sie „Von Grund auf neu erstellen“, wählen Sie „Wenn eine neue E-Mail eingeht (V3)“ für Outlook, konfigurieren Sie die Ordnerüberwachung für Ihr freigegebenes Postfach und fügen Sie Bedingungen hinzu. B. dass der Betreff „Bestellung“ enthält oder E-Mails von bestimmten Kundendomänen stammen.
Schritt 2 – E-Mail-Inhalt analysieren: Fügen Sie die Aktion „E-Mail abrufen“ hinzu, verwenden Sie die HTML-zu-Text-Konvertierung für die Verarbeitung von Klartext und extrahieren Sie wichtige Felder wie die Kundenreferenz aus dem Absender und den Bestellinhalt aus dem Nachrichtentext.
Schritt 3 – Strukturierte Daten extrahieren: Fügen Sie die Aktion „JSON analysieren“ hinzu, um den E-Mail-Inhalt zu strukturieren, definieren Sie ein Schema für das erwartete Bestellformat (Kunden-ID, Artikel, Mengen, Preise) und verwenden Sie „Verfassen“-Aktionen, um spezifische Muster wie SKUs und Nummern zu extrahieren.
Schritt 4 – Verbindung zu Business Central herstellen: Fügen Sie den Connector „Dynamics 365 Business Central“ hinzu, wählen Sie die Aktion „Datensatz erstellen (V3)“ aus, wählen Sie die Entität „salesOrders“ aus und ordnen Sie Felder aus der analysierten E-Mail BC-Feldern zu, einschließlich Kundennummer, Artikelnummern, Mengen und Preise.
Schritt 5 – Bestätigungen verarbeiten: Fügen Sie die Aktion „E-Mail senden (V2)“ hinzu, konfigurieren Sie die Bestätigungs-E-Mail an den Kunden einschließlich der von Business Central generierten Bestellnummer und setzen Sie Ihr Vertriebsteam in CC, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Profi-Tipp: Beginnen Sie während der Testphase mit einem manuellen Trigger anstatt mit automatischer E-Mail-Überwachung. So können Sie die Logik optimieren, bevor Sie Live-Bestellungen verarbeiten.
Implementieren Sie eine mehrstufige Fehlerbehandlung, um stille Fehler zu verhindern.
Erstellen Sie Benachrichtigungsinhalte, die eine Auftragsreferenz, spezifische Fehlerbeschreibungen, Handlungsvorschläge mit Links zur manuellen Eingabe, Links zur Original-E-Mail und Verarbeitungszeitstempel enthalten.
Profi-Tipp: Erstellen Sie ein Power-BI-Dashboard, das die Kennzahlen zum Zustand der Automatisierung in Echtzeit überwacht. Verfolgen Sie Erfolgsraten, Verarbeitungszeiten und Fehlermuster, um Probleme proaktiv zu erkennen.
Bei der Verarbeitung von mehr als 200 Bestellungen täglich empfiehlt sich die Stapelverarbeitung durch Aggregieren von E-Mails innerhalb von 5-Minuten-Fenstern und deren Verarbeitung als einzelne Business Central API-Transaktionen. Dadurch reduzieren sich die API-Aufrufe im Vergleich zur Einzelverarbeitung um 60–80 %. Alternativ können Sie die Parallelverarbeitung mit mehreren gleichzeitig laufenden Flow-Instanzen konfigurieren, die nach Kunde oder Bestellgröße partitioniert sind.
Um redundante Business Central-Abfragen zu vermeiden, speichern Sie Kunden- und Artikelabfragen im Cache, aktualisieren Sie den Cache regelmäßig und nutzen Sie nach Möglichkeit Batch-API-Endpunkte. Berücksichtigen Sie die Business Central-Leistungsstufen für die API-Last und implementieren Sie mehrere Flows mit Lastausgleich für extrem hohe Auftragsvolumina von über 500 Bestellungen pro Tag.
Realistische Durchsatzerwartungen: Einfache Bestellungen mit 5-10 Positionen werden in 20-30 Sekunden bearbeitet, komplexe Bestellungen mit mehr als 20 Positionen benötigen 60-90 Sekunden, und optimierte Abläufe können 100 Bestellungen in 45-60 Minuten bearbeiten.
Bestellungen per E-Mail enthalten sensible Geschäftsinformationen, die geschützt werden müssen. Stellen Sie sicher, dass E-Mails über TLS übertragen werden, speichern Sie extrahierte Daten in verschlüsselten Datenbanken, verwenden Sie Azure Key Vault für die Anmeldeinformationsverwaltung und aktivieren Sie die Feldverschlüsselung in Business Central. Beschränken Sie den Zugriff auf freigegebene Postfächer auf autorisiertes Personal, verwenden Sie rollenbasierte Zugriffsrechte in Power Automate und implementieren Sie Genehmigungsworkflows für Bestellungen mit hohem Wert.
Implementieren Sie eine Betrugserkennung für ungewöhnliche Bestellmuster, wie z. B. große Bestellmengen von Neukunden oder plötzliche Änderungen der Lieferadresse. Verlangen Sie eine zusätzliche Genehmigung für Bestellungen außerhalb der üblichen Parameter und überwachen Sie doppelte Bestellungen innerhalb kurzer Zeiträume.
Ein regionaler Industriegroßhändler mit über 800 Kunden aus dem Baugewerbe erhielt täglich 250–400 Bestellungen per E-Mail. Das sechsköpfige Auftragsbearbeitungsteam verbrachte täglich über 35 Stunden mit der manuellen Dateneingabe und verzeichnete dabei eine Fehlerquote von 5–7 %. Nach der Implementierung von Power Automate-Workflows mit KI-gestütztem Auftragsbearbeitungsassistenten für Formatvarianten sank die Bearbeitungszeit pro Bestellung von 5 Minuten auf 90 Sekunden (70 % Verbesserung), die Fehlerquote reduzierte sich auf 1,2 % und vier Mitarbeiter konnten in den Kundenservice versetzt werden. Der ROI wurde innerhalb von 3,7 Monaten erreicht.
Die manuelle Bearbeitung von E-Mail-Bestellungen kostet Zeit, Geld und Wettbewerbsvorteile. Während Ihr Team Stunden mit der Dateneingabe verbringt, automatisieren Wettbewerber Bestellungen, reduzieren Fehler und wachsen schneller – ohne zusätzliches Personal. Die Automatisierung von E-Mail-Bestellungen in Business Central zeigt sofortige Wirkung, aber nur bei korrekter Implementierung.
Man kann Monate damit verbringen, es allein herauszufinden, oderArbeiten Sie mit Experten zusammenUnser zertifiziertes Business Central-Team hat diese Herausforderungen bereits branchenübergreifend gemeistert. Wir liefern maßgeschneiderte Automatisierungslösungen innerhalb von Wochen, nicht Monaten, und erzielen messbare Effizienzsteigerungen innerhalb von 90 Tagen.
Warnung: Wenn Sie die Automatisierung verzögern, während Wettbewerber sie bereits umsetzen, vergrößert sich die Lücke in der betrieblichen Effizienz. Jeder Monat manueller Bearbeitung bedeutet einen Produktivitätsverlust, den Sie nie wieder aufholen können.
Eine korrekt konfigurierte Automatisierung erreicht eine Genauigkeit von 95–99 % gegenüber 92–95 % bei manueller Dateneingabe. Der entscheidende Vorteil: Automatisierte Fehler sind systematisch und behebbar, während menschliche Fehler zufällig auftreten und schwerer zu eliminieren sind.
Ja. Power Automate funktioniert am besten mit einheitlichen Formaten (80–90 % Automatisierungsgrad), während der KI-gestützte Auftragsbearbeiter unstrukturierte E-Mails mithilfe von natürlicher Sprachverarbeitung bearbeitet (70–85 % Automatisierungsgrad nach dem Training). Die verbleibenden Aufträge werden zur manuellen Prüfung in eine Warteschlange gestellt.
Grüße! Ich bin Aneesh Sreedharan, CEO von 2Hats Logic Solutions. Bei 2Hats Logic Solutions widmen wir uns der Bereitstellung von technischem Fachwissen und der Lösung Ihrer Probleme in der Welt der Technologie. Unsere Blog-Seite dient als Ressource, in der wir Einblicke und Erfahrungen teilen und wertvolle Perspektiven auf Ihre Fragen bieten.
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